Od czego zacząć?
W małych firmach często brak jest dedykowanego działu HR, a zadania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi spadają na przełożonych lub inne osoby w firmie. Kluczowym krokiem jest przypisanie odpowiedzialności za proces onboardingu konkretnej osobie lub jednostce. Zaczynamy od analizy sytuacji – zebrania doświadczeń osób, które niedawno dołączyły do firmy, poprzez spotkania indywidualne lub warsztaty.
Zapytaj nowych pracowników o:
- Jakiej wiedzy potrzebowały na początek?
- Czego zabrakło im we wdrożeniu?
- W jakiej formie potrzebowały informacji?
- Jaka wiedza okazała się przydatna?
- Jakie informacje były zbędne?
- Kto przekazywał pożyteczne informacje?
- Ile czasu potrzebowały na wdrożenie?
- Jakimi kanałami szukały informacji?
Zaproś do pracy przełożonych
Zaangażowanie bezpośrednich przełożonych w tworzenie procesu onboardingu jest niezbędne. Można zorganizować warsztat, podczas którego wypracowane zostaną konkretne działania. Spotkanie grupowe pozwoli na zderzenie pomysłów z rzeczywistością i wzajemne inspirowanie się.
Opracuj plan działania
Mając wiedzę o obecnym procesie i potrzebach nowych pracowników, wypracuj cele oraz przyporządkuj konkretne działania. Proces onboardingu zaczyna się już od złożenia oferty, a kończy wdrożeniem pracownika w rolę.
Etapy procesu onboardingu:
- Złożenie oferty – Przygotowanie i przedstawienie oferty, akceptacja.
- Kwestie formalne – Przygotowanie dokumentów, zapoznanie z umową, regulaminami, benefitami, szkolenia BHP, RODO.
- Kwestie organizacyjne – Przygotowanie narzędzi pracy, dostępów, miejsca w biurze, narzędzi do pracy zdalnej, odzieży, komputera.
- Preboarding – Aktywności przed pierwszym dniem w pracy.
- Wprowadzenie pracownika w organizację – Przedstawienie miejsca, ludzi, kultury organizacji, wartości, misji, wizji, zasad, polityk oraz procesów obowiązujących w firmie.
- Wdrożenie do zespołu – Zapoznanie z zespołem, zadaniami wspólnymi oraz indywidualnymi, zasadami współpracy.
- Wprowadzenie pracownika w rolę – Zapoznanie z zakresem zadań, obowiązków, oczekiwań, zasad rozliczania.
Pierwszy dzień w pracy
Pierwszy dzień jest kluczowy. Zadbaj, by wszystko było gotowe – dokumenty, narzędzia pracy, harmonogram dnia. Dobrym pomysłem jest przedstawienie nowemu pracownikowi planu pierwszego dnia jeszcze przed jego rozpoczęciem.
Wdrożenie nie trwa 1 dzień
Pełne wdrożenie pracownika trwa około 90 dni, choć zależy to od specyfiki stanowiska. Pracownik w tym czasie potrzebuje wsparcia i odpowiedzi na pytania. Warto rozważyć zaangażowanie starszego stażem kolegi jako mentora.
Sprawdzaj, próbuj, usprawniaj
Monitoruj proces wdrożenia, zbieraj feedback i wprowadzaj usprawnienia. Pytaj nowych pracowników, czego brakowało im w procesie, co było zbędne, i co można poprawić. Nie bój się popełniać błędów – każda iteracja procesu powinna być lepsza od poprzedniej.
Trzymam za Ciebie kciuki!
