Elektronizacja dokumentacji pracowniczej 2026 — co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy

Od 27 stycznia 2026 roku dział kadr może odetchnąć od części papieru. Nowelizacja Kodeksu pracy dopuszcza formę elektroniczną tam, gdzie dotąd wymagana była wyłącznie pisemna — od wniosków urlopowych po potwierdzenia zapoznania się z przepisami BHP.

To nie rewolucja narzucona z dnia na dzień, lecz otwarcie drzwi: pracodawca sam decyduje, jak szybko i jak szeroko z elektronizacji skorzysta. W tym przewodniku tłumaczę, co dokładnie zmienia nowelizacja, które dokumenty można już prowadzić cyfrowo, jakie warunki musi spełnić system do e-akt i jak przygotować firmę do zmiany.

Kluczowe wnioski:

• Nowelizacja Kodeksu pracy z 4 grudnia 2025 r. weszła w życie 27 stycznia 2026 r.
• W kilkunastu czynnościach kadrowych dotychczasowa „forma pisemna" została rozszerzona o „postać papierową lub elektroniczną".
• Elektronizacja to możliwość, a nie obowiązek — forma papierowa nadal jest dopuszczalna.
• Elektroniczne akta osobowe są prawnie równoważne papierowym, ale wymagają kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
• Od 7 stycznia 2026 r. działa rządowy system elektronicznych umów na Praca.gov.pl.

Co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy od 27 stycznia 2026?

Nowelizacja to ustawa z 4 grudnia 2025 roku o zmianie ustawy — Kodeks pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 roku, czyli 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. Jej istotą jest uelastycznienie formy, w jakiej składa się dokumenty i wnioski kadrowe.

Jak informuje portal PIT.pl, w wielu miejscach Kodeksu pracy, gdzie dotąd wymagana była „forma pisemna" lub „wniosek pisemny", pojawia się alternatywa: „postać papierowa lub elektroniczna". To pozornie drobna zmiana językowa, która w praktyce odblokowuje cyfrowy obieg dokumentów.

Dla działu kadr oznacza to mniej druku, skanowania i archiwizacji papieru. Ale uwaga — to nie znaczy, że cała dokumentacja z dnia na dzień przechodzi do sieci. Zmiana dotyczy konkretnych, wyliczonych czynności, a nie całego Kodeksu pracy naraz. Jak zwraca uwagę firma doradcza Moore Polska, nowelizacja wpisuje się w szerszy pakiet zmian w prawie pracy 2026 — i warto patrzeć na nią w tym kontekście.

Na czym polega elektronizacja dokumentów kadrowych?

Elektronizacja polega na zrównaniu formy elektronicznej z papierową w określonych czynnościach. Dotychczas wniosek złożony mailem czy w systemie kadrowym formalnie nie spełniał wymogu „formy pisemnej" — po nowelizacji w wielu przypadkach już spełnia.

Jak zauważa Państwowa Inspekcja Pracy, do działów kadr trafi w efekcie więcej wniosków w formie elektronicznej — i to dział HR musi być na to przygotowany organizacyjnie. Chodzi nie tylko o przyjęcie wniosku, ale też o jego prawidłowe zarchiwizowanie.

Warto rozróżnić dwa pojęcia. „Postać elektroniczna" to szerokie pojęcie — obejmuje np. wniosek złożony w systemie kadrowym czy mailem. „Forma elektroniczna" w rozumieniu Kodeksu cywilnego wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nowelizacja w większości czynności posługuje się tym pierwszym, łagodniejszym wymogiem.

To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Jeśli przepis dopuszcza „postać elektroniczną", wystarczy wiadomość e-mail lub wpis w systemie kadrowym — bez kwalifikowanego podpisu. Tam jednak, gdzie Kodeks pracy wymaga „formy elektronicznej", kwalifikowany podpis jest niezbędny, a jego brak oznacza, że dokument nie wywołuje skutków prawnych. Dział kadr musi więc przy każdej czynności sprawdzić, którego z tych wymogów dotyczy przepis.

Które dokumenty i wnioski kadrowe mogą być elektroniczne?

Nowelizacja obejmuje kilkanaście czynności kadrowych, w których do tej pory obowiązywała wyłącznie forma pisemna. To głównie wnioski pracownika oraz informacje przekazywane przez pracodawcę.

Jak szczegółowo opisuje serwis Kadry Infor, lista obejmuje też inne wnioski związane z organizacją czasu pracy. Część czynności — szczególnie tych o najpoważniejszych skutkach prawnych — nadal może wymagać formy kwalifikowanej.

Czy elektronizacja to obowiązek czy możliwość?

To możliwość, nie obowiązek. Nowelizacja daje pracodawcy wybór — forma papierowa pozostaje w pełni dopuszczalna i nikt nie zmusza firmy do przejścia na cyfrowy obieg dokumentów.

Pracodawca sam decyduje o tempie i zakresie wdrożenia, dostosowując je do swoich możliwości organizacyjnych i technicznych. Mała firma bez systemu kadrowego może spokojnie zostać przy papierze. Większa organizacja, która i tak korzysta z oprogramowania HR, zyskuje formalną podstawę, by domknąć cyfrowy obieg.

Czy to znaczy, że można nowelizację zignorować? Nie do końca. Nawet jeśli firma zostaje przy papierze, musi być gotowa przyjąć wniosek elektroniczny od pracownika — bo to pracownik również zyskuje wybór formy. Aktualne zestawienie zmian w prawie pracy 2026 dostępne jest też na rządowym portalu biznes.gov.pl.

Czym są elektroniczne akta osobowe (e-teczka)?

Elektroniczne akta osobowe, czyli e-teczka, to dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci cyfrowej. Akta w formie elektronicznej są prawnie równoważne dokumentacji papierowej — mają tę samą moc i podlegają tym samym zasadom.

Struktura akt pozostaje taka sama niezależnie od formy. Od marca 2023 roku akta osobowe dzielą się na pięć części oznaczonych literami od A do E. O zasadach prowadzenia akt pisaliśmy szerzej w tekście jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.

Ważne zastrzeżenie: przejście na e-teczkę to decyzja dotycząca całej dokumentacji danego pracownika. Nie można części akt prowadzić cyfrowo, a części na papierze — forma musi być jednolita. Jak przypomina Portal Kadrowy, zmiana formy dokumentacji wymaga też poinformowania pracownika i wydania mu poprzedniej wersji akt na jego wniosek.

Jakie wymagania techniczne musi spełnić system do e-akt?

Prowadzenie akt elektronicznych nie sprowadza się do wrzucenia skanów do folderu. Pracodawca potrzebuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, a sam system teleinformatyczny musi spełniać konkretne wymogi bezpieczeństwa.

To właśnie wymóg rejestrowania zmian i identyfikacji użytkowników najczęściej przesądza, czy zwykły dysk firmowy wystarczy do prowadzenia e-akt — zazwyczaj nie wystarcza. Potrzebne jest dedykowane oprogramowanie kadrowe spełniające wymogi audytu dostępu i zachowania integralności dokumentów.

Jak działa system elektronicznych umów na Praca.gov.pl?

Równolegle z nowelizacją ruszyło narzędzie rządowe. 7 stycznia 2026 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uruchomiło na portalu Praca.gov.pl system do zawierania umów w formie elektronicznej.

System pozwala zawierać umowy o pracę, zlecenia, o świadczenie usług oraz umowy uaktywniające z nianiami. Jak informuje Kadry Infor, dokumenty podpisane w systemie mają taką samą moc prawną jak umowy papierowe, a platforma udostępnia gotowe szablony — aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy.

Dla mikrofirm i małych pracodawców, którzy nie mają własnego oprogramowania kadrowego, to realna alternatywa. Większe organizacje raczej zostaną przy własnych systemach HR, ale rządowe narzędzie pokazuje kierunek, w którym zmierza obieg dokumentów pracowniczych.

Jak opisuje serwis eGospodarka.pl, korzystanie z systemu wymaga od obu stron uwierzytelnienia — np. profilem zaufanym — co zapewnia, że umowa zawarta zdalnie jest tak samo wiążąca jak podpisana w biurze. To rozwiązuje częsty problem zatrudniania osób pracujących zdalnie lub z innego miasta.

Jak elektronizacja łączy się z RODO?

Cyfrowa dokumentacja pracownicza to wrażliwy zbiór danych osobowych — a to oznacza, że elektronizacja i RODO są ze sobą nierozłączne. Każdy z wymogów technicznych systemu do e-akt ma swój odpowiednik w obowiązkach z zakresu ochrony danych.

Identyfikacja osób z dostępem, rejestrowanie zmian, zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem — to jednocześnie wymogi Kodeksu pracy i zasady RODO. Wdrażając e-teczkę, dział HR powinien więc działać w porozumieniu z inspektorem ochrony danych. O zasadach ochrony danych w kadrach pisaliśmy w artykule ochrona danych RODO w procesach HR.

Jak zwraca uwagę iSecure, przejście na e-dokumentację bywa dobrym momentem na przegląd całego systemu ochrony danych w dziale kadr — bo i tak wymaga audytu uprawnień i zabezpieczeń.

Jakie korzyści daje przejście na e-dokumentację?

Największą korzyścią jest oszczędność czasu. Cyfrowy obieg wniosków eliminuje drukowanie, podpisywanie, skanowanie i ręczne archiwizowanie — czynności, które w skali roku pochłaniają w dziale kadr dziesiątki godzin.

Druga korzyść to dostępność. E-teczka pozwala upoważnionym osobom sięgnąć po dokument z dowolnego miejsca, bez chodzenia do archiwum — co ma znaczenie zwłaszcza przy pracy hybrydowej i rozproszonych zespołach. Trzecia to porządek: dobrze skonfigurowany system wymusza spójną strukturę akt i pełną historię zmian. Ułatwia to także obsługę kontroli — w razie wizyty inspektora pracy komplet dokumentów jest dostępny od ręki, bez przeszukiwania segregatorów.

Jest też wymiar kosztowy. Archiwum papierowe to powierzchnia, segregatory i ryzyko zniszczenia dokumentów — wszystko obwarowane przepisami o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej przez 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia. Dla firm z dużą rotacją pracowników oszczędności na samym archiwizowaniu bywają odczuwalne już w pierwszym roku po przejściu na e-teczkę.

Jak przygotować firmę do elektronizacji dokumentacji?

Przygotowanie zaczyna się od decyzji strategicznej: czy i w jakim zakresie firma chce korzystać z elektronizacji. Nie trzeba przechodzić na cyfrę „w całości" — można zacząć od pojedynczych wniosków, które generują najwięcej papieru.

Kolejny krok to narzędzia. Jeśli firma decyduje się na e-teczkę, potrzebuje systemu spełniającego wymogi bezpieczeństwa oraz kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej. Warto przy tej okazji zaktualizować wewnętrzne procedury — regulamin pracy, informacje dla pracowników o dopuszczalnych formach składania wniosków. Dobrym uzupełnieniem jest cyfrowy obieg wniosków urlopowych i nieobecności, który pokrywa większość czynności dopuszczonych przez nowelizację — przegląd takiego rozwiązania prezentuje RCPonline.

Na koniec — ludzie. Zespół kadr potrzebuje przeszkolenia z nowych form dokumentów, a pracownicy — jasnej informacji, w jaki sposób mogą teraz składać wnioski. Dobrze poprowadzona zmiana jest okazją, by przy okazji uporządkować całą dokumentację — temat ten rozwijaliśmy w tekście podstawy przechowywania dokumentacji pracowniczej.