Kary porządkowe dla pracownika 2026 — rodzaje, terminy, limity kar pieniężnych i sprzeciw

Kary porządkowe to narzędzie dyscyplinowania pracowników, w którym pracodawcy najczęściej przegrywają nie przez samą ocenę przewinienia, ale przez błędy formalne: spóźnione zawiadomienie, brak wysłuchania albo karę spoza zamkniętego katalogu. Odpowiedzialność porządkową regulują art. 108–113 Kodeksu pracy (ISAP), a przepisy te od lat pozostają w zasadzie niezmienione. Zmieniło się otoczenie: od 8 lipca 2026 r. grzywna za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, w tym za stosowanie kar innych niż kodeksowe, wynosi od 2000 do 60 000 zł (Infor.pl, 2026).

Poniżej opisujemy, za co wolno ukarać pracownika, ile może wynieść kara pieniężna przy pensji z 2026 r., jakich terminów trzeba pilnować i co dzieje się, gdy pracownik złoży sprzeciw albo pójdzie do sądu pracy.

Najważniejsze w skrócie:

• Kodeks pracy przewiduje tylko trzy kary porządkowe: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Każda inna sankcja, na przykład odebranie premii „za karę”, jest wykroczeniem.
• Kara pieniężna za jedno przewinienie nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia, a wszystkie kary w miesiącu łącznie nie mogą przekroczyć jednej dziesiątej pensji do wypłaty.
• Pracodawca ma 2 tygodnie od dowiedzenia się o przewinieniu i 3 miesiące od jego popełnienia, a przed nałożeniem kary musi wysłuchać pracownika.
• Pracownik może w ciągu 7 dni złożyć sprzeciw, a po jego odrzuceniu w ciągu 14 dni pozwać pracodawcę o uchylenie kary.
• Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a jej odpis usuwa się z akt osobowych.

Czym jest kara porządkowa i kogo dotyczy?

Kara porządkowa jest sankcją, którą pracodawca nakłada samodzielnie, bez udziału sądu, za naruszenie obowiązków wymienionych w art. 108 § 1 Kodeksu pracy (Lexlege, art. 108 KP). Chodzi o nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych oraz przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności.

Przepisy dotyczą wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Zleceniobiorcy, wykonawcy umów o dzieło i współpracownicy na B2B nie podlegają odpowiedzialności porządkowej, więc ewentualne sankcje wobec nich trzeba zapisać w umowie cywilnoprawnej jako kary umowne. Kara porządkowa nie służy też do rozliczania szkody wyrządzonej pracodawcy, bo do tego służy odrębny mechanizm opisany w tekście o odpowiedzialności materialnej pracownika.

Katalog naruszeń jest zamknięty. Pracodawca nie ukarze więc pracownika porządkowo za niewykonanie planu sprzedaży, słabą jakość pracy czy brak zaangażowania, o ile zachowanie to nie mieści się w żadnej z kategorii z art. 108. W takich sytuacjach zostają rozmowa, ocena okresowa, a przy poważniejszych problemach wypowiedzenie umowy.

Jakie kary porządkowe przewiduje Kodeks pracy?

Ustawodawca przewidział trzy kary, przy czym dwie z nich mają charakter niemajątkowy, a trzecia przysługuje tylko za ściśle określone przewinienia (e-prawnik.pl, Rozdział VI KP). Wybór rodzaju kary należy do pracodawcy, ale musi on uwzględnić kryteria z art. 111, o których piszemy dalej.

Kara pieniężna przysługuje za nieprzestrzeganie przepisów BHP lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, a także za spożywanie alkoholu lub zażywanie takich środków w czasie pracy. Zasady samej kontroli opisaliśmy w artykule o badaniu trzeźwości pracowników. Spóźnienia, niewłaściwe zachowanie wobec klientów czy nieprzestrzeganie regulaminu w innym zakresie mogą skończyć się co najwyżej upomnieniem albo naganą.

Ile może wynieść kara pieniężna w 2026 roku?

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, a także za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a kary łącznie nie mogą przekroczyć jednej dziesiątej wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po potrąceniach z art. 87 § 1 pkt 1–3 KP (Infor.pl, Kara pieniężna dla pracownika). Druga granica liczy się więc od kwoty netto pomniejszonej jeszcze o alimenty, inne egzekucje i zaliczki, a nie od pensji brutto.

Jak obliczyć jednodniowe wynagrodzenie?

Jednodniowe wynagrodzenie do celów kary pieniężnej oblicza się według zasad obowiązujących przy ekwiwalencie za niewykorzystany urlop (Rzeczpospolita, Karę pieniężną liczymy jak ekwiwalent za urlop). Przy stałej pensji miesięcznej dzieli się ją przez współczynnik urlopowy, który w 2026 r. dla pełnego etatu wynosi 20,92 (Poradnik Przedsiębiorcy, 2026). Zmienne składniki, takie jak premie miesięczne, wlicza się w średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nałożenia kary, tak samo jak przy ekwiwalencie, o którym szerzej piszemy w tekście ekwiwalent za urlop — zasady.

Przykład: dwie kary w jednym miesiącu

Pracownik zarabia 6000 zł brutto, nie uczestniczy w PPK i nie ma zajęć komorniczych, więc do wypłaty otrzymuje około 4420 zł netto. Jedna dziesiąta tej kwoty to około 442 zł, a to oznacza, że pierwsza kara za palenie papierosa w strefie zagrożenia wybuchem może wynieść 286,81 zł, ale druga, nałożona w tym samym miesiącu za opuszczenie stanowiska bez usprawiedliwienia, zmieści się w limicie już tylko do kwoty około 155 zł. Czy pracodawca może przenieść nadwyżkę na następny miesiąc? Przepis tego nie przewiduje, dlatego bezpieczniej jest od razu ustalić drugą karę w dopuszczalnej wysokości.

Potrącając karę, trzeba też zachować kwotę wolną od potrąceń, która przy karach pieniężnych wynosi 90 % minimalnego wynagrodzenia netto (art. 87¹ § 1 pkt 3 KP). Według wyliczeń dla pełnego etatu w 2026 r. kwota ta mieści się w przedziale od 3151,56 zł do 3396,47 zł, zależnie od uczestnictwa w PPK i ulg podatkowych (Poradnik Przedsiębiorcy, Kwota wolna od potrąceń 2026). Kolejność potrąceń i pozostałe progi omawiamy w artykule o potrąceniach z wynagrodzenia.

Na co idą pieniądze z kar?

Wpływy z kar pieniężnych pracodawca przeznacza na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 4 KP). Nie mogą więc zasilić budżetu działu, funduszu imprezowego ani zostać wypłacone innym pracownikom jako nagroda, a w księgowości warto prowadzić ich odrębną ewidencję, żeby w razie kontroli wykazać, na co zostały wydane.

W jakim terminie trzeba nałożyć karę porządkową?

Kary nie można zastosować po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (art. 109 § 1 KP). Oba terminy biegną równolegle i oba muszą zostać dochowane, a sąd pracy uchyla karę nałożoną po ich upływie bez badania, czy przewinienie rzeczywiście miało miejsce (Infor.pl, Zmiana kary porządkowej przez sąd).

Dwutygodniowy termin liczy się od dnia, w którym o przewinieniu dowiedziała się osoba uprawniona do nakładania kar w imieniu pracodawcy, a nie od dnia, w którym zauważył je współpracownik. Jeżeli kierownik zmiany wie o zdarzeniu od tygodnia, ale nie przekazał informacji dyrektorowi, ryzyko sporu o początek biegu terminu rośnie, dlatego regulamin pracy powinien jasno wskazywać, kto przyjmuje zgłoszenia o naruszeniach.

Co, jeśli pracownika nie ma w pracy?

Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może zostać wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy (art. 109 § 3 KP). Zawieszenie nie dotyczy jednak terminu trzymiesięcznego, więc przy długim zwolnieniu lekarskim pracodawca może utracić możliwość ukarania niezależnie od tego, kiedy pracownik wróci.

Jak przebiega procedura nałożenia kary?

Kara może zostać zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 KP), a o jej nałożeniu pracodawca zawiadamia go na piśmie (art. 110 KP). Pominięcie któregokolwiek z tych dwóch kroków jest jednym z najczęstszych powodów uchylania kar przez sądy, ponieważ ustawa nie przewiduje możliwości naprawienia takiego błędu po fakcie.

Wysłuchanie może mieć formę ustną, ale warto sporządzić z niego notatkę podpisaną przez pracownika albo przez świadka, bo w sporze ciężar wykazania, że do niego doszło, spoczywa na pracodawcy. Pracownik nie musi niczego wyjaśniać, a jego milczenie nie blokuje nałożenia kary, pod warunkiem że miał realną okazję do przedstawienia swojego stanowiska.

Co musi zawierać zawiadomienie o karze?

Pisemne zawiadomienie wskazuje rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się tego naruszenia, a także informuje pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu i o terminie jego wniesienia (art. 110 KP). Odpis zawiadomienia trafia do części D akt osobowych, co wynika z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a sposób prowadzenia akt opisujemy w tekście o dokumentacji pracowniczej.

• Opisz konkretne zachowanie, na przykład „opuszczenie stanowiska pracy 14 października 2026 r. w godz. 10:15–12:40 bez zgody przełożonego”, a nie ogólnik „naruszenie dyscypliny pracy”.
• Wskaż, który obowiązek z art. 108 § 1 został naruszony i jaką karę zastosowano, a przy karze pieniężnej podaj kwotę.
• Pouczenie o 7-dniowym terminie na sprzeciw jest obowiązkowe, a jego brak przedłuża pracownikowi czas na reakcję.
• Doręcz zawiadomienie za potwierdzeniem odbioru, bo od tej daty biegnie termin na sprzeciw.

Jak dobrać rodzaj i wysokość kary?

Przy stosowaniu kary pracodawca uwzględnia rodzaj naruszenia, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (art. 111 KP). Trzy kryteria nie są formalnością, ponieważ sąd bada, czy kara nie była rażąco surowa w stosunku do przewinienia, i może ją z tego powodu uchylić w całości (Infor.pl).

Pracownik z dziesięcioletnim stażem bez żadnych uwag, który raz zapomniał okularów ochronnych, powinien raczej usłyszeć upomnienie niż dostać karę pieniężną w maksymalnej wysokości. Inaczej wygląda sytuacja osoby, która trzeci raz w kwartale wyłącza osłonę maszyny, bo tu zarówno wina, jak i dotychczasowy stosunek do obowiązków przemawiają za surowszą sankcją. Za jedno przewinienie można nałożyć tylko jedną karę, więc połączenie nagany z karą pieniężną za to samo zdarzenie nie jest dopuszczalne.

Jakie kary są niedozwolone?

Stosowanie wobec pracowników kar innych niż przewidziane w przepisach o odpowiedzialności porządkowej jest wykroczeniem z art. 281 KP, za które od 8 lipca 2026 r. grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (Infor.pl, wykroczenia z art. 281–283 KP). Inspektor pracy sprawdza ten obszar przy każdej kontroli regulaminów, co opisujemy szerzej w tekście o kontroli PIP w firmie.

W praktyce do zakazanych sankcji należą obniżenie pensji zasadniczej „za karę”, przesunięcie na gorsze stanowisko bez wypowiedzenia zmieniającego, odebranie premii regulaminowej przyznanej za wykonane zadania, kara pieniężna za spóźnienie oraz publiczne wywieszanie listy ukaranych. Inaczej wygląda premia uznaniowa, której nieprzyznanie nie jest karą, o ile regulamin wynagradzania rzeczywiście pozostawia ją do decyzji pracodawcy.

Regulamin pracy musi zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej (art. 104¹ § 1 KP). Jeśli firma regulaminu nie ma, bo zatrudnia mniej niż 50 osób, warto opisać zasady w informacji o warunkach zatrudnienia albo w odrębnej procedurze. Wzorcowe zapisy podpowiadamy w tekście o regulaminie pracy i wynagradzania.

Jak pracownik może odwołać się od kary?

Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu wnieść sprzeciw, a o jego uwzględnieniu albo odrzuceniu pracodawca decyduje po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika organizacji związkowej (art. 112 § 1 KP). Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem, więc sprzeciw zostawiony w szufladzie działa na korzyść pracownika.

Po odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o tej decyzji na wniesienie pozwu o uchylenie kary do sądu pracy (art. 112 § 2 KP). Droga sądowa jest dostępna dopiero po wyczerpaniu procedury wewnętrznej, a pracownik, który sprzeciwu nie złożył, traci możliwość zaskarżenia kary (Rzeczpospolita, Kiedy ukarany pracownik pójdzie do sądu).

Co może zrobić sąd pracy?

Sąd pracy może karę porządkową wyłącznie uchylić albo oddalić powództwo, nie ma natomiast kompetencji do zamiany nagany na upomnienie ani do obniżenia kary pieniężnej (Infor.pl). W razie uchylenia kary pieniężnej pracodawca zwraca pracownikowi równowartość potrąconej kwoty (art. 112 § 3 KP), a odpis zawiadomienia usuwa się z akt osobowych.

To rozwiązanie „wszystko albo nic” ma praktyczną konsekwencję: kara za wysoka nawet o kilka złotych, na przykład z powodu źle policzonego jednodniowego wynagrodzenia, może zostać uchylona w całości. Dlatego każdą karę pieniężną warto przeliczyć dwa razy i zachować w aktach sposób jej wyliczenia.

Kiedy kara porządkowa ulega zatarciu?

Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych po roku nienagannej pracy (art. 113 § 1 KP). Pracodawca może z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu, co bywa dobrym narzędziem motywacyjnym po wyraźnej poprawie.

Roczny okres liczy się od dnia nałożenia kary, a nowa kara w tym czasie przerywa „nienaganną pracę”. Po zatarciu pracodawca nie może powoływać się na dawną karę przy ocenie pracownika, ustalaniu premii czy uzasadnieniu wypowiedzenia, dlatego warto ustawić w systemie kadrowym przypomnienie o terminie usunięcia dokumentu.

Czy po karze porządkowej można zwolnić pracownika?

Nałożenie kary porządkowej nie wyklucza późniejszego rozwiązania umowy o pracę z powodu tego samego przewinienia, jeżeli jego waga jest znaczna, co Sąd Najwyższy potwierdził w postanowieniu z 12 grudnia 2023 r., III PSK 111/22. Linia ta sięga uchwały SN z 27 czerwca 1985 r. (III PZP 10/85), w której przyjęto, że wypowiedzenie nie jest karą, więc nie dochodzi do podwójnego karania (Rzeczpospolita, Nałożenie kary porządkowej nie blokuje zwolnienia).

Kara porządkowa jest też ważnym elementem dokumentowania problemów z pracownikiem. Udokumentowana nagana za wcześniejsze naruszenia wzmacnia uzasadnienie wypowiedzenia, a przy ciężkich przewinieniach, takich jak praca pod wpływem alkoholu, pracodawca może od razu sięgnąć po tryb opisany w artykule o zwolnieniu dyscyplinarnym. Trzeba wtedy pamiętać o miesięcznym terminie z art. 52 § 2 KP, który biegnie niezależnie od terminów porządkowych.

Podsumowanie

Kodeks pracy pozwala ukarać pracownika wyłącznie upomnieniem, naganą albo karą pieniężną, przy czym ta ostatnia przysługuje tylko za naruszenia BHP i przepisów przeciwpożarowych, nieusprawiedliwione opuszczenie pracy oraz przewinienia związane z alkoholem lub podobnie działającymi środkami. Kara pieniężna nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia, liczonego jak ekwiwalent urlopowy ze współczynnikiem 20,92 w 2026 r., a kary w miesiącu łącznie nie mogą przekroczyć jednej dziesiątej pensji do wypłaty. Każda inna sankcja jest wykroczeniem zagrożonym od 8 lipca 2026 r. grzywną do 60 000 zł.

Przed nałożeniem kary sprawdź, czy nie minęły 2 tygodnie od wykrycia i 3 miesiące od popełnienia przewinienia, wysłuchaj pracownika i sporządź z tego notatkę, a następnie doręcz mu pisemne zawiadomienie z opisem naruszenia i pouczeniem o 7-dniowym terminie na sprzeciw. Sprzeciw rozpatrz w ciągu 14 dni, bo milczenie oznacza jego uwzględnienie, a po roku nienagannej pracy usuń odpis zawiadomienia z części D akt osobowych.