Składka zdrowotna 2026 — roczne rozliczenie, terminy i zmiany

20 maja 2026 roku to data, której żaden przedsiębiorca nie powinien przegapić — to ostateczny termin rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok. Dla wielu firm oznacza zwrot nadpłaty, dla innych — konieczność dopłaty.

Choć roczne rozliczenie dotyczy osób prowadzących działalność, składka zdrowotna jest tematem, który dział kadr i płac musi rozumieć w całości — bo dotyczy też każdego pracownika na etacie, a w 2026 roku zmieniły się jej zasady. W tym przewodniku tłumaczę terminy, sposób obliczenia, procedurę zwrotu nadpłaty oraz to, co zmieniło się od lutego 2026 roku.

Kluczowe wnioski:

• Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok trzeba złożyć do 20 maja 2026 roku.
• Obowiązek dotyczy przedsiębiorców rozliczających się skalą podatkową, podatkiem liniowym lub ryczałtem.
• Od 1 lutego 2026 r. minimalna miesięczna podstawa wymiaru składki to 4806 zł, czyli minimalna składka 432,54 zł.
• Przy nadpłacie ZUS automatycznie tworzy wniosek o zwrot (RZS-R) — trzeba go zweryfikować i odesłać do 1 czerwca 2026 r.
• Pracownika na etacie nie obowiązuje minimalna składka — jest proporcjonalna do wynagrodzenia i pobiera ją pracodawca.

Co to jest roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

To coroczne porównanie składek zdrowotnych wpłaconych w trakcie roku z kwotą należną, obliczoną od rzeczywistego dochodu lub przychodu. Mechanizm działa podobnie jak roczne rozliczenie podatku — w ciągu roku płaci się składki zaliczkowo, a po jego zakończeniu ustala ostateczną kwotę.

Wynik rozliczenia może być trojaki: składki zapłacone i należne się równają, powstała nadpłata albo niedopłata. Jak wyjaśnia prawo.pl, rozliczenie składa się na formularzu ZUS — w ramach dokumentów rozliczeniowych za kwiecień.

Dla działu kadr i płac, który obsługuje również właścicieli firmy czy osoby na działalności, znajomość tego mechanizmu jest niezbędna. To także wiedza przydatna w rozmowach z pracownikami łączącymi etat z własną działalnością.

Roczne rozliczenie wprowadzono wraz z reformą „Polskiego Ładu", która powiązała składkę zdrowotną z realnym dochodem przedsiębiorcy. Wcześniej składka była stała i nie wymagała żadnego podsumowania na koniec roku. Dziś jest ruchoma — a to oznacza, że każdy rok kończy się rozliczeniem, które może przynieść zarówno zwrot, jak i konieczność dopłaty.

Do kiedy trzeba rozliczyć składkę zdrowotną za 2025 rok?

Termin to 20 maja 2026 roku. Tego dnia mija czas na trzy rzeczy naraz: złożenie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, opłacenie składek za kwiecień oraz uregulowanie ewentualnej niedopłaty wynikającej z rozliczenia.

Jak podkreśla rp.pl, termin 20 maja jest nieprzekraczalny — po jego upływie niedopłata staje się zaległością wobec ZUS, z odsetkami. Warto więc nie zostawiać rozliczenia na ostatni dzień.

Rozliczenie składa się elektronicznie — przez Płatnika lub platformę eZUS. Jak zestawia najważniejsze daty dla przedsiębiorców Kadry Infor, termin 20 maja w 2026 roku jest jednolity dla wszystkich trzech form opodatkowania — skali, podatku liniowego i ryczałtu.

Kto musi złożyć roczne rozliczenie?

Obowiązek dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, które w 2025 roku były z tego tytułu objęte ubezpieczeniem zdrowotnym i rozliczały się jedną z trzech form: skalą podatkową, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Rozliczenia rocznego nie składają osoby na karcie podatkowej — u nich składka jest stała i nie zależy od dochodu. Nie dotyczy ono także osób, które działalność prowadziły tylko jako dodatek do etatu, jeśli nie podlegały z niej ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jak wyjaśnia Księgowość Infor, kluczowe jest to, czy z danego tytułu w 2025 roku faktycznie opłacano składkę zdrowotną.

O zasadach współpracy na własnej działalności pisaliśmy szerzej w tekście kontrakt B2B — wszystko, co musisz wiedzieć.

Jak obliczyć roczną składkę zdrowotną?

Punktem wyjścia jest forma opodatkowania. Przy skali podatkowej i podatku liniowym składkę liczy się od rocznego dochodu, przy ryczałcie — od rocznego przychodu, według progów ustalonych dla tej formy.

Po obliczeniu kwoty należnej za cały rok porównuje się ją z sumą składek wpłaconych miesięcznie. Różnica to nadpłata albo niedopłata. Jak pokazuje eGospodarka.pl, w praktyce u przedsiębiorców o nierównych dochodach rozbieżność potrafi być znacząca w obie strony.

W rozliczeniu obowiązuje też dolna granica: składka roczna nie może być niższa niż suma składek minimalnych za poszczególne miesiące prowadzenia działalności. Nawet przedsiębiorca, który zanotował stratę, zapłaci więc składkę co najmniej na poziomie minimalnym — i to założenie trzeba uwzględnić przy liczeniu.

Co zrobić, gdy z rozliczenia wynika nadpłata?

Nadpłata to dobra wiadomość — ZUS zwróci ją na konto, ale wymaga to jednego ruchu ze strony przedsiębiorcy. Gdy z rozliczenia wynika nadpłata, a płatnik nie ma zaległości, ZUS automatycznie utworzy wniosek o jej zwrot (formularz RZS-R).

Wniosek pojawia się na profilu płatnika na platformie eZUS dzień po złożeniu rocznego rozliczenia. Trzeba go zweryfikować, wskazać rachunek bankowy, podpisać i odesłać — termin to 1 czerwca 2026 roku. Jak przypomina PIT.pl, bez odesłania zweryfikowanego wniosku zwrot nie zostanie zrealizowany.

To częsta pułapka — przedsiębiorca składa rozliczenie, widzi nadpłatę i uznaje sprawę za zamkniętą. Tymczasem to dopiero połowa drogi: bez podpisanego RZS-R pieniądze nie wrócą. Jeśli wniosek nie zostanie odesłany w terminie, nadpłata nie przepada, ale jej odzyskanie wymaga już osobnego, ręcznie złożonego wniosku — i znacznie dłuższego oczekiwania. Szczegóły obsługi formularza RZS-R opisuje centrum pomocy ZUS.

Co zrobić, gdy wyszła niedopłata?

Niedopłatę trzeba uregulować w tym samym terminie co składki za kwiecień, czyli do 20 maja 2026 roku. Po tej dacie nieuregulowana różnica staje się zaległością wobec ZUS — z naliczanymi odsetkami i ryzykiem działań egzekucyjnych.

Niedopłata pojawia się najczęściej u przedsiębiorców, których dochód w 2025 roku był wyższy niż podstawa, od której opłacali składki zaliczkowo. To naturalny efekt rosnących przychodów — nie błąd, lecz konsekwencja konstrukcji systemu.

Dla bezpieczeństwa warto wykonać rozliczenie z kilkudniowym wyprzedzeniem. Jeśli wyjdzie niedopłata, zostaje czas, by przygotować środki — zamiast w ostatniej chwili szukać gotówki na pokrycie zobowiązania.

Ile wynosi minimalna składka zdrowotna w 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 roku minimalna miesięczna podstawa wymiaru składki zdrowotnej dla przedsiębiorców na skali, podatku liniowym i karcie podatkowej wynosi 4806 zł — czyli 100% minimalnego wynagrodzenia. Minimalna składka zdrowotna to w efekcie 432,54 zł miesięcznie.

To istotna zmiana — w 2025 roku podstawą było 75% minimalnej krajowej, w 2026 wracamy do 100%. Jak wskazuje ZUS, podwyższenie minimalnej podstawy odczują zwłaszcza przedsiębiorcy o niskich lub nieregularnych dochodach.

Ile składki zdrowotnej płaci pracownik na etacie?

Pracownika na etacie nie obowiązuje minimalna kwota składki — jej wysokość rośnie i maleje proporcjonalnie do wynagrodzenia. To pracodawca wylicza, pobiera i odprowadza składkę do ZUS, więc dla samego pracownika cały proces jest niewidoczny.

Przy wynagrodzeniu minimalnym 4806 zł brutto składka zdrowotna wynosi około 373 zł miesięcznie — liczona od podstawy pomniejszonej o składki społeczne finansowane przez pracownika. O pełnym mechanizmie przeliczania pensji pisaliśmy w artykule wynagrodzenie brutto i netto — co musisz wiedzieć.

Co istotne dla kadr: składki zdrowotnej pracownika nie odlicza się już od podatku — od czasu reformy „Polskiego Ładu" obciąża ona pensję w pełnej wysokości. To jeden z powodów, dla których kwota netto bywa niższa, niż spodziewają się pracownicy.

Różnica w obciążeniu między etatem a działalnością bywa zresztą znacząca. Jak porównuje Interia Biznes, przy tym samym poziomie dochodu pracownik na etacie i przedsiębiorca zapłacą składkę zdrowotną liczoną na zupełnie innych zasadach — i to jeden z czynników, które warto brać pod uwagę przy wyborze formy współpracy.

Jak zmiana formy opodatkowania wpływa na składkę zdrowotną?

Forma opodatkowania działalności decyduje nie tylko o podatku, ale też o sposobie liczenia składki zdrowotnej. Przedsiębiorca, który na początku 2026 roku zmienia formę — np. ze skali na ryczałt — zmienia tym samym zasady ustalania składki na cały rok.

Warto też znać limit odliczenia. W 2026 roku limit odliczenia składki zdrowotnej dla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym wzrasta do 14 100 zł — to realna korzyść dla tej formy opodatkowania, której nie mają osoby rozliczające się skalą podatkową ani ryczałtem.

Decyzja o formie opodatkowania powinna więc uwzględniać oba elementy: podatek i składkę zdrowotną. Patrzenie tylko na stawkę podatku to częsty błąd, który potrafi kosztować więcej, niż się wydaje.

Co dział kadr i płac powinien wiedzieć o składce zdrowotnej 2026?

Dla działu płac najważniejsza jest poprawna obsługa składki pracowniczej — prawidłowe ustalenie podstawy, naliczenie 9% i terminowe odprowadzenie do ZUS razem z pozostałymi składkami. Tu zmiana minimalnego wynagrodzenia na 4806 zł automatycznie podnosi składki najniżej zarabiających.

Drugi obszar to komunikacja. Pracownicy często mylą składkę zdrowotną pracownika z roczną składką przedsiębiorcy — a dział kadr bywa pierwszym miejscem, do którego kierują pytania. Jasne rozróżnienie obu mechanizmów oszczędza nieporozumień.

Trzeci obszar dotyczy osób łączących etat z działalnością — coraz liczniejszej grupy. Taki pracownik opłaca składkę zdrowotną z obu tytułów i samodzielnie składa roczne rozliczenie z części „firmowej". Warto, by dział HR potrafił przynajmniej skierować go we właściwą stronę. Jak zauważa Inforlex, zbieg tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego to obszar, w którym najłatwiej o pomyłkę w rozliczeniu.

Składka zdrowotna nie jest tematem, który da się „zamknąć" raz w roku. To stały element rozliczeń płacowych i jeden z punktów, w których zmiany prawa najszybciej przekładają się na konkretne kwoty. O szerszym kontekście świadczeń pisaliśmy w tekście wynagrodzenie i benefity pracownika w pigułce.