Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce 2026 — nowa ustawa, procedury, obowiązki pracodawcy

Polski rynek pracy bez cudzoziemców już dziś by się załamał. W lipcu 2025 r. legalnie pracowało u nas 1,1 mln obcokrajowców, a obywatele Ukrainy stanowili większość ubezpieczonych w ZUS spośród nich. Mimo skali zjawiska wielu pracodawców wciąż traktuje legalizację zatrudnienia cudzoziemca jako temat na ostatnią chwilę.

2025 i 2026 rok przyniosły rewolucję w przepisach. Nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom obowiązuje od 1 czerwca 2025 r., a 5 marca 2026 r. wygasła specustawa ukraińska. Dla działu HR oznacza to inne procedury, inne terminy i nowe sankcje. W tym przewodniku rozkładam zmiany na czynniki pierwsze.

Kluczowe wnioski:

• W lipcu 2025 r. pracę w Polsce wykonywało 1 106 tys. cudzoziemców (+6,2% rdr), z czego obywatele Ukrainy stanowili około 818 tys. ubezpieczonych w ZUS.
• Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom — zmieniają się procedury i kompetencje urzędów.
• Od 5 marca 2026 r. wygasła specustawa ukraińska — uproszczone zasady zatrudniania Ukraińców obowiązują nadal, ale na nowej podstawie i z 3-letnim okresem przejściowym.
• Pracodawca ma 7 dni na powiadomienie wojewody o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca i 15 dni o utracie pracy — za zaniedbanie grozi grzywna do 5 000 zł.
• Liczba zezwoleń na pracę spadła w 2025 r. o 22% do 251,5 tys. — najniższy poziom od siedmiu lat.

Ilu cudzoziemców pracuje w Polsce w 2025-2026 roku?

Według danych GUS, na koniec lipca 2025 r. pracę w Polsce wykonywało 1 106,3 tys. cudzoziemców — o 6,2% więcej niż rok wcześniej. Skala migracji zarobkowej do Polski rośnie mimo administracyjnych zaostrzeń. Ważne zezwolenia na pobyt ma obecnie 2 mln cudzoziemców, a najliczniejszą grupę — 1,55 mln osób — stanowią obywatele Ukrainy.

Inaczej wygląda obraz w samych zezwoleniach na pracę. Jak relacjonuje serwis money.pl, liczba zezwoleń wydanych w 2025 r. spadła o 22% do 251,5 tys. — najniższego poziomu od siedmiu lat. Powód jest jeden: zaostrzenie przepisów i zmiany w procedurach.

Dla działu HR liczby te mają jeden wniosek. Cudzoziemiec w zespole nie jest już wyjątkiem — to standardowy element rekrutacji. Tym ważniejsza staje się znajomość bieżących procedur. Trend spadku zezwoleń jest też istotnym sygnałem rynkowym, na co zwraca uwagę m.in. Kadry Infor — formalności biurokratyczne stają się głównym hamulcem zatrudniania, niezależnie od popytu pracodawców.

Jakie nowe przepisy o cudzoziemcach weszły w 2025 i 2026 roku?

Dwa akty prawne odmieniły obraz legalizacji zatrudnienia w Polsce. Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej — opublikowana w ISAP — obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. Druga to ustawa z 23 stycznia 2026 r. wygaszająca specustawę ukraińską.

Jak podsumowuje portal Biznes.gov.pl, oba akty łącznie tworzą nowy system: jeden, zunifikowany sposób legalizacji pracy zamiast dotychczasowej mozaiki rozwiązań szczególnych.

Na jakiej podstawie cudzoziemiec może legalnie pracować w Polsce?

Podstaw legalnej pracy jest kilka i to rodzaj umowy, państwo pochodzenia oraz tytuł pobytu decydują, którą ścieżkę wybrać. Najpopularniejsze są dwie: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy oraz zezwolenie na pracę wydawane przez wojewodę.

Wybór ścieżki nie jest dowolny — błędna kwalifikacja oznacza nielegalne zatrudnienie z perspektywy prawa pracy. Więcej o samym procesie rekrutacji w zgodzie z przepisami pisaliśmy w artykule rekrutacja pracowników — czy robić wszystko zgodnie z prawem.

Co to jest oświadczenie o powierzeniu pracy i kiedy je składać?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to uproszczona procedura legalizacji pracy dla obywateli pięciu państw: Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii. Pracodawca składa je przez portal Praca.gov.pl do właściwego Powiatowego Urzędu Pracy.

Opłata wynosi 30 zł, a wpis do ewidencji następuje zwykle w ciągu 7-14 dni roboczych. Praca na podstawie oświadczenia jest ograniczona do 24 miesięcy. Jak relacjonuje Urząd Pracy m.st. Warszawy, od 1 czerwca 2025 r. zmieniły się szczegóły procedury — w tym wymogi dotyczące zgłoszenia faktycznego rozpoczęcia pracy.

W pierwszym półroczu 2025 r. pracodawcy złożyli niemal 190 tys. takich oświadczeń, a 177 tys. zostało wpisanych do ewidencji — o 24% mniej niż rok wcześniej. Liczby pokazują skalę procedury, a zarazem ostry spadek wynikający z migracji do innych form legalizacji.

Kiedy wymagane jest zezwolenie na pracę?

Zezwolenie na pracę wydaje wojewoda i jest podstawą zatrudnienia cudzoziemców spoza pięciu krajów obsługiwanych przez oświadczenie. Ustawa wyodrębnia pięć typów zezwoleń — najczęściej w praktyce stosowane są typ A (zatrudnienie u polskiego pracodawcy) oraz typ B (członek zarządu spółki).

Procedura trwa zwykle dłużej niż oświadczenie — od kilku tygodni do kilku miesięcy, zależnie od województwa i kompletności wniosku. W pierwszym półroczu 2025 r. wojewodowie wydali około 145 tys. zezwoleń na pracę — o 17% mniej niż w analogicznym okresie 2024 r.

Pracodawca składa wniosek do urzędu wojewódzkiego po przeprowadzeniu testu rynku pracy (jeśli jest wymagany) i po otrzymaniu informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku. To etap, który najczęściej wydłuża cały proces.

Jak zmieniły się zasady zatrudniania Ukraińców od 5 marca 2026?

Specustawa ukraińska z marca 2022 r. wygasła 5 marca 2026 r. Nie znaczy to jednak, że Ukraińcy stracili możliwość uproszczonego zatrudnienia — przepisy zostały przeniesione do ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP i obwarowane nowymi warunkami.

Jak wyjaśnia PIP w Gdańsku, Ukraińcy objęci ochroną czasową nadal mogą pracować na podstawie powiadomienia składanego przez pracodawcę. Ustawa wprowadza jednak trzyletni okres przejściowy — do 4 marca 2029 r. — dla obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce bez statusu UKR. Po tej dacie konieczny będzie inny tytuł uprawniający do pracy.

Dla działu HR ważne jest jedno: każdy Ukrainiec w zespole wymaga teraz weryfikacji statusu i odpowiedniej podstawy zatrudnienia. To zmiana, której nie da się odłożyć w czasie. Więcej kontekstu prawnego dostarcza analiza kancelarii Grant Thornton.

Jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca po zatrudnieniu cudzoziemca?

Obowiązki informacyjne są jednym z najczęściej zaniedbanych obszarów — i jednym z najłatwiejszych do kontroli przez urzędy. Pracodawca musi powiadomić wojewodę w dwóch sytuacjach krytycznych.

Trzeci obowiązek, o którym łatwo zapomnieć, to powiadomienie urzędu pracy o niepodjęciu pracy na podstawie oświadczenia. Im więcej cudzoziemców zatrudnia firma, tym większa szansa, że któryś z tych terminów wypadnie z radaru. Wpis terminów do kalendarza systemu kadrowego to minimum higieny administracyjnej.

Jak powinna wyglądać umowa z cudzoziemcem?

Umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. To wymóg ustawowy — ustna umowa nie spełnia warunków legalności. Treść musi być spójna z zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem, szczególnie w zakresie stanowiska, wynagrodzenia i czasu pracy.

Drugi warunek to język. Pracodawca ma obowiązek przedstawić cudzoziemcowi treść umowy w języku, który ten rozumie — zwykle oznacza to tłumaczenie na ukraiński, białoruski, angielski lub inny zależnie od kraju pochodzenia. Pominięcie tego kroku jest traktowane jako naruszenie obowiązku informacyjnego.

Wreszcie wynagrodzenie. Cudzoziemcowi przysługuje co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w Polsce — 4 806 zł brutto w 2026 r. — i co najmniej takie samo, jakie otrzymuje pracownik na porównywalnym stanowisku. Próba „obejścia" tego wymogu jest dziś najczęstszą podstawą sankcji przy kontroli.

Co grozi pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Sankcje są surowe i obejmują zarówno karę finansową, jak i konsekwencje administracyjne. Państwowa Inspekcja Pracy otrzymała w 2025 r. dodatkowe uprawnienia w zakresie kontroli zatrudnienia cudzoziemców — analizuje to opracowanie EY Polska.

Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł, a w skrajnych przypadkach — odpowiedzialność karna. Firma może też utracić prawo do ubiegania się o zezwolenia na pracę przez okres do 5 lat, co w praktyce blokuje cały model biznesowy oparty na zagranicznej kadrze.

Dodatkowo wykryte naruszenia trafiają do rejestru pracodawców niespełniających warunków zatrudniania cudzoziemców. Wpis tam jest publiczny i widoczny dla każdego kandydata weryfikującego rzetelność pracodawcy.

Jak przygotować dział kadr do nowych zasad?

Przygotowanie zaczyna się od audytu. Trzeba zinwentaryzować obecnych cudzoziemców w firmie, ich podstawy zatrudnienia i terminy ważności dokumentów. Szczególnej uwagi wymagają Ukraińcy, których status zmienił się 5 marca 2026 r. — kancelaria Sobota Jachira rekomenduje weryfikację każdego przypadku indywidualnie.

Drugi krok to procedura. Dział HR powinien mieć jasno opisany proces przyjmowania cudzoziemca: od weryfikacji dokumentów, przez złożenie oświadczenia lub wniosku o zezwolenie, po obowiązki informacyjne po zatrudnieniu. Zalecenia rządowego serwisu Zielona Linia mogą posłużyć jako baza.

Trzeci obszar to dokumentacja. Każdy etap procesu — od skanu paszportu i tytułu pobytu, przez umowę w dwóch językach, po dowody powiadomień urzędu — musi być przechowywany w aktach. To dokumentacja, na której PIP weryfikuje zgodność, a o jej szczegółowych zasadach pisaliśmy w tekście jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.