Zwolnienia grupowe i odprawy 2026 — procedura, progi, wysokość odprawy, obowiązki pracodawcy

Zwolnienia grupowe to jedna z najbardziej sformalizowanych procedur w polskim prawie pracy. Każdy etap — od liczby pracowników objętych przez 30 dni, przez konsultacje ze związkami, po wysokość odprawy — jest precyzyjnie uregulowany. Pomyłka w którymkolwiek miejscu kosztuje firmę zarówno finansowo, jak i wizerunkowo.

W 2026 r. tematu nie da się uniknąć. Zmiany w sposobie liczenia stażu pracy oznaczają wyższe odprawy dla pracowników, którzy łączyli umowy o pracę z działalnością lub zleceniem. Wyższe minimalne wynagrodzenie podnosi też maksymalny pułap odprawy do 72 090 zł. W tym przewodniku rozkładam procedurę zwolnień grupowych krok po kroku — z perspektywy działu HR.

Kluczowe wnioski:

• Zwolnienie grupowe to redukcja zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 osób — w skali 30 dni.
• Progi liczby zwalnianych: 10 osób (firma <100), 10% (100-299) lub 30 osób (300+).
• Odprawa: 1, 2 lub 3 miesięczne wynagrodzenia w zależności od stażu (krócej niż 2 lata, 2-8 lat, ponad 8 lat).
• Maksymalna odprawa w 2026 r. to 72 090 zł — 15-krotność minimalnego wynagrodzenia 4 806 zł.
• Nowe zasady stażu pracy 2026 zwiększają wysokość odpraw — także lata zleceń i działalności wliczają się dziś do stażu.

Co to są zwolnienia grupowe w rozumieniu prawa pracy?

To rozwiązanie stosunku pracy z określoną liczbą pracowników w okresie 30 dni — z przyczyn niedotyczących pracowników (najczęściej likwidacja stanowisk, restrukturyzacja, problemy ekonomiczne pracodawcy). Procedurę reguluje ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Jak precyzuje portal Biznes.gov.pl, procedura zwolnień grupowych dotyczy wyłącznie pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób. Mniejsze firmy stosują standardową procedurę indywidualnych rozwiązań umów — z odprawą na zasadach ogólnych jedynie przy niektórych podstawach prawnych.

Zwolnień grupowych nie należy mylić z indywidualnymi z przyczyn pracownika (np. ciężkie naruszenie obowiązków). To dwa odrębne tryby z różną dokumentacją, różnymi odprawami i różnymi konsekwencjami prawnymi. Pełne omówienie procedury z punktu widzenia pracodawcy znajdziesz w opracowaniu kancelarii Adwokat Wrocław.

Jakie są progi liczby zwalnianych pracowników?

Liczba zwolnień, która kwalifikuje sytuację jako grupową, zależy od wielkości pracodawcy. Im większa firma, tym wyższy próg w bezwzględnej liczbie, ale niższy w wartości procentowej.

Co istotne, do liczby zwolnień wlicza się też te, do których pracownik zgodził się dobrowolnie w drodze porozumienia stron — pod warunkiem że odbywały się w tej samej fali redukcji. Jak zauważa serwis Gazeta Prawna, ten szczegół jest częstym przedmiotem sporów — pracodawca preferuje porozumienia (bo szybciej), ale formalnie nadal podlega procedurze grupowej.

Jak wygląda procedura zwolnień grupowych?

Procedura składa się z kilku obowiązkowych etapów, których nie można pominąć ani odwrócić.

Konsultacje powinny obejmować możliwość uniknięcia lub ograniczenia liczby zwolnień, kryteria doboru pracowników do zwolnienia oraz kolejność zwolnień. Pracodawca ma obowiązek udostępnić wszystkie informacje niezbędne do prowadzenia konsultacji w sposób umożliwiający rzeczywiste wpływanie na decyzje. Praktyczny przewodnik po etapach publikuje też LiveCareer.

Komu przysługuje odprawa pieniężna?

Odprawa przysługuje każdemu pracownikowi zwalnianemu w trybie zwolnień grupowych — niezależnie od formy ostatecznego rozwiązania umowy. Liczy się fakt zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika, a nie sposób formalnego zakończenia stosunku pracy.

Co istotne, odprawa przysługuje też pracownikom zwalnianym indywidualnie u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 osób — jeśli wyłączną przyczyną wypowiedzenia są przyczyny niedotyczące pracownika. To rozszerzenie często zaskakuje firmy redukujące zatrudnienie „po cichu", poniżej progów zwolnień grupowych. Pełne wyjaśnienie sytuacji indywidualnych zwolnień z przyczyn ekonomicznych prezentuje też serwis InterviewMe.

Jak zwraca uwagę serwis Poradnik Przedsiębiorcy, świadczenie to nie jest dobrowolne — pracodawca nie może go „pominąć" w zamian za inne korzyści, chyba że pracownik dobrowolnie z niego zrezygnuje w formie pisemnej.

Jak liczy się wysokość odprawy pieniężnej?

Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Mechanizm jest prosty: trzy progi, trzy wysokości.

Odprawę oblicza się według zasad obowiązujących przy ekwiwalencie za urlop wypoczynkowy — z uwzględnieniem zarówno stałych, jak i zmiennych składników wynagrodzenia. Praktyczne narzędzia obliczeniowe omawia m.in. Kadry Infor. Dla bardziej złożonych wyliczeń (zmienne składniki, premie kwartalne) szczegółowe omówienie publikuje też Gazeta Prawna.

Ile wynosi maksymalna odprawa w 2026 roku?

Wysokość odprawy nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł w 2026 r. limit wynosi 72 090 zł — niezależnie od faktycznej wysokości miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

To ważne zwłaszcza dla pracowników na wyższych stanowiskach. Osoba zarabiająca 30 000 zł brutto miesięcznie ze stażem 10 lat formalnie powinna otrzymać 3 miesiące × 30 000 = 90 000 zł. Limit ustawowy obniża to do 72 090 zł — pozostałe 17 910 zł nie jest należne. Co ważne, limit dotyczy łącznej kwoty odprawy, a nie pojedynczej raty.

Pracodawca może oczywiście przyznać dobrowolnie wyższą odprawę — w drodze indywidualnej umowy lub regulaminu wynagradzania. Limit dotyczy minimum wynikającego z ustawy. W praktyce dla wyższej kadry często stosuje się indywidualne pakiety odejścia (severance packages), które przekraczają limit ustawowy. Praktyczne przykłady wyliczeń omawia Biznes Wprost.

Jak nowe zasady stażu pracy 2026 wpływają na odprawę?

Od 1 stycznia 2026 r. (sektor publiczny) i 1 maja 2026 r. (sektor prywatny) do stażu pracy wliczają się również okresy pracy na umowach zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej — pod warunkiem opłacania składek emerytalno-rentowych. Ta zmiana ma bezpośredni wpływ na wysokość odpraw.

Pracownik, który przez 5 lat prowadził działalność, a następnie 4 lata pracował na etacie, ma teraz 9-letni staż — i kwalifikuje się do odprawy w wysokości 3 miesięcznych wynagrodzeń, a nie 2. To różnica jednego miesiąca pensji — w przypadku wyższej kadry sięgająca dziesiątków tysięcy złotych.

Pełne omówienie nowych zasad stażu pracy zebraliśmy w artykule staż pracy 2026 — zaliczanie umów zlecenia i działalności. Dla działu HR oznacza to konieczność weryfikacji rzeczywistego stażu każdego zwalnianego pracownika — nie tylko stażu na etacie u obecnego pracodawcy. Analizę wpływu nowych zasad stażu na wysokość odpraw szczegółowo zebrał Poradnik Przedsiębiorcy.

Jakie inne obowiązki spoczywają na pracodawcy?

Oprócz konsultacji i odpraw pracodawca ma obowiązek powiadomienia powiatowego urzędu pracy — dwukrotnie. Pierwsze powiadomienie obejmuje zamiar zwolnień grupowych z liczbą i strukturą; drugie — końcowe ustalenia po porozumieniu ze stroną związkową lub przedstawicielami.

Drugą warstwą jest dokumentacja indywidualna. Każde wypowiedzenie wymaga formy pisemnej z uzasadnieniem (po reformie z 2023 r. dotyczy to też umów na czas określony). W treści wypowiedzenia musi pojawić się informacja o przysługującej odprawie i terminie jej wypłaty.

Trzecia warstwa to świadectwo pracy. Dla zwolnionych w trybie grupowym należy w nim zaznaczyć przyczynę rozwiązania umowy zgodnie z ustawą z 13.03.2003 r. — to wpływa na późniejsze uprawnienia pracownika (m.in. krótszy okres oczekiwania na zasiłek dla bezrobotnych). O zasadach prowadzenia dokumentacji pisaliśmy w tekście jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą, a szczegóły dotyczące samego świadectwa zebraliśmy w opracowaniu świadectwo pracy — istotny dokument każdego pracownika.

Kto jest chroniony przed zwolnieniem grupowym?

Ustawa wymienia kategorie pracowników korzystających ze szczególnej ochrony. Nie oznacza to całkowitego zakazu zwolnień — lecz dodatkowe warunki i ograniczenia.

Dla działu HR oznacza to konieczność audytu listy zwalnianych z wyprzedzeniem — i zastąpienia osób chronionych innymi kandydatami lub przygotowania formalnych podstaw umożliwiających ich włączenie do procedury. Naruszenie ochrony szczególnej rzadko kończy się dla pracodawcy bezkarnie — sąd pracy zwykle przywraca pracownika na stanowisko lub zasądza odszkodowanie, niezależnie od racji ekonomicznych redukcji.

Jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy?

Najpoważniejszy błąd to próba „dzielenia" zwolnień na kilka mniejszych fal w celu pominięcia progu grupowego. Sąd patrzy na faktyczny zamiar pracodawcy, a nie tylko na rozłożenie zwolnień w czasie. Jeśli z dokumentów wynika, że decyzja redukcyjna była jedna, mniejsze fale i tak zostaną zakwalifikowane jako zwolnienia grupowe.

Drugi błąd: pominięcie konsultacji ze związkami, bo „w firmie nie ma związków". Wtedy obowiązek konsultacji przechodzi na przedstawicieli pracowników — i ich brak nie zwalnia z konsultacji. Pracodawca musi przeprowadzić wybór przedstawicieli, jeśli ich nie ma.

Trzeci błąd: niedoszacowanie wpływu nowego stażu pracy 2026. Pracownicy, którzy do tej pory mieli 1-2 lata stażu na etacie, po doliczeniu okresów działalności i zleceń mogą przekroczyć próg 2 lub 8 lat — i otrzymać znacznie wyższą odprawę. Dział HR powinien zaktualizować wyliczenia z uwzględnieniem tej zmiany. Praktyczne wskazówki dotyczące samego wypowiedzenia znajdziesz w naszym artykule jak skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę.