Monitoring pracowników

Monitoring pracowników to stosowanie przez pracodawcę środków technicznych do nadzoru nad pracownikami w miejscu pracy i poza nim. Kodeks pracy (art. 22²-22³, dodane w 2018 roku) reguluje cztery rodzaje monitoringu: wizyjny (kamery), poczty elektronicznej, GPS/lokalizacyjny i inny. Monitoring wizyjny dopuszczalny jest w celu bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy. Nagrania przechowuje się max. 3 miesiące (dłużej — jako dowód w postępowaniu). Kamery nie mogą obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni i pomieszczeń organizacji związkowych (wyjątek: bezpieczeństwo). Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji — pracodawca sprawdza wykorzystanie narzędzi, nie treść prywatnych wiadomości. Pracodawca musi: poinformować pracowników o monitoringu (cel, zakres, sposób), oznaczyć pomieszczenia kamerami i ująć monitoring w regulaminie pracy.

Monitoring wizyjny (kamery), monitoring poczty elektronicznej, monitoring lokalizacji (GPS w samochodach/telefonach) i 'inny monitoring' (np. monitoring aktywności na komputerze, keystroke logging). Każdy wymaga poinformowania pracowników i uzasadnionego celu.

Nie — monitoring poczty nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Pracodawca może kontrolować, czy służbowa skrzynka jest używana zgodnie z przeznaczeniem, ale nie może czytać treści prywatnych wiadomości. Zalecenie: jasna polityka zabraniająca prywatnej korespondencji na służbowym mailu.

W pomieszczeniach sanitarnych (WC, prysznice), szatniach, stołówkach, palarniach i pomieszczeniach organizacji związkowych. Wyjątek: gdy jest to niezbędne dla bezpieczeństwa i nie narusza godności — ale wymaga anonimizacji (zamazanie wizerunku) lub uzgodnienia ze związkiem.

Maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania. Dłużej — tylko gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu (do czasu prawomocnego zakończenia). Po upływie terminu nagrania muszą być nadpisane lub zniszczone (chyba że przepisy szczególne mówią inaczej).

Poinformować pracowników o monitoringu min. 2 tygodnie przed uruchomieniem, ująć zasady w regulaminie pracy, oznaczyć pomieszczenia z kamerami widocznymi tabliczkami, przekazać pisemną informację nowym pracownikom przed dopuszczeniem do pracy.

Powiązane pojęcia

Dane biometryczne pracowników

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Naruszenie ochrony danych osobowych

Obowiązek informacyjny RODO

Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)