Nagroda jubileuszowa 2026 — wysokość, staż, ZUS i PIT

Nagroda jubileuszowa to jednorazowe świadczenie za wieloletnią pracę, które w sektorze publicznym wynika wprost z ustaw, a w firmach prywatnych wyłącznie z wewnętrznych przepisów pracodawcy. W 2026 roku temat wrócił do działów kadr z dużą siłą, ponieważ ustawa z 26 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1423) pozwala doliczyć do stażu pracy okresy zleceń i prowadzenia działalności gospodarczej. U części pracowników oznacza to, że próg 20, 25 czy 30 lat pracy został osiągnięty wcześniej, niż wynikało to z akt osobowych, a pracodawca musi nagrodę przeliczyć i wypłacić.

Poniżej omawiamy, kto ma prawo do nagrody, ile ona wynosi, od jakiej podstawy się ją liczy, jak nowy staż wpływa na terminy wypłaty oraz jakie są skutki w ZUS i w podatku dochodowym.

Najważniejsze informacje:

• W administracji, samorządzie, oświacie i służbie cywilnej nagroda wynosi od 75% pensji po 20 latach do 400% po 45 latach pracy.
• W firmie prywatnej nagroda nie jest obowiązkowa — przysługuje tylko wtedy, gdy przewiduje ją regulamin wynagradzania, układ zbiorowy albo umowa o pracę.
• Okresy zleceń i działalności gospodarczej liczą się do stażu od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym i od 1 maja 2026 r. w pozostałych firmach, pod warunkiem przedstawienia zaświadczenia z ZUS.
• Nagroda wypłacana nie częściej niż co 5 lat na podstawie przepisów wewnętrznych jest zwolniona ze składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu PIT.
• Roszczenie o niewypłaconą nagrodę przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym stała się wymagalna.

Komu przysługuje nagroda jubileuszowa?

Prawo do nagrody jubileuszowej zapisano w ustawach pragmatycznych, między innymi: w art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych, w art. 91 ustawy o służbie cywilnej, w art. 47 Karty Nauczyciela oraz w przepisach o urzędnikach państwowych. Pracownicy tych grup nie muszą o nagrodę prosić ani negocjować jej wysokości, bo wynika ona bezpośrednio z ustawy i przepisów wykonawczych.

Kodeks pracy nie zawiera natomiast przepisu, który nakazywałby wypłacać nagrody jubileuszowe wszystkim pracownikom. Jak zauważa Infor.pl, w sektorze prywatnym nagroda istnieje tylko tam, gdzie pracodawca sam ją wprowadził. Źródłem może być układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania, a także pojedyncza umowa o pracę.

Czy pracodawca prywatny może nagrodę zlikwidować?

Może, ale nie z dnia na dzień. Jeśli nagroda jest zapisana w regulaminie wynagradzania, jej usunięcie wymaga zmiany regulaminu, który zgodnie z art. 77² Kodeksu pracy obowiązkowo wydaje pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób. Zmiana na niekorzyść pracowników wymaga w praktyce wypowiedzeń zmieniających, co opisujemy w artykule o regulaminie pracy i regulaminie wynagradzania.

Ile wynosi nagroda jubileuszowa w sektorze publicznym?

Te trzy pragmatyki stosują dziś tę samą skalę sześciu progów, od 75% do 400% miesięcznego wynagrodzenia. Nauczyciele dołączyli do niej ostatni: od 1 stycznia 2026 r. nagroda za 40 lat pracy wzrosła w Karcie Nauczyciela do 300%, a za 45 lat pojawiła się nowa nagroda w wysokości 400%, co potwierdza Portal Oświatowy.

Źródło progów: art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych, art. 91 ustawy o służbie cywilnej, art. 47 Karty Nauczyciela. Kwoty w trzeciej kolumnie są wyliczeniem poglądowym.

W firmach prywatnych, które nagrody przewidują, skala bywa zupełnie inna. Część pracodawców wypłaca stałe kwoty, część zaczyna już od 10 lat pracy, a jeszcze inni liczą wyłącznie staż w swojej firmie. Każdy z tych modeli jest dopuszczalny, byle zasady były jednakowe dla pracowników w tej samej sytuacji.

Od jakiej podstawy oblicza się nagrodę?

W samorządzie podstawą jest wynagrodzenie przysługujące w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeśli jest to korzystniejsze dla pracownika — wynagrodzenie z dnia wypłaty. Taką zasadę zawiera § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, a podobne reguły obowiązują w pozostałych pragmatykach.

Samo wynagrodzenie liczy się tak jak ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Stałe składniki przyjmuje się w wysokości należnej w danym miesiącu, a składniki zmienne, na przykład dodatek za nadgodziny, uśrednia się z okresu poprzedzającego nabycie prawa, co wyjaśnia Infor.pl. Szczegóły tej metody opisujemy w tekście o ekwiwalencie za urlop.

Co z pracownikiem zatrudnionym na część etatu?

Osoba pracująca w niepełnym wymiarze otrzymuje nagrodę od wynagrodzenia, które faktycznie jej przysługuje, czyli proporcjonalnie niższego. Do samego stażu wlicza się jednak cały okres zatrudnienia, bez pomniejszania go o wymiar etatu. Przy pracy u dwóch pracodawców jednocześnie ten sam okres liczy się tylko raz.

Jak nowe zasady stażu pracy zmieniają nagrodę jubileuszową w 2026 roku?

Nowelizacja Kodeksu pracy weszła w życie w dwóch etapach: 1 stycznia 2026 r. dla jednostek sektora finansów publicznych i 1 maja 2026 r. dla pozostałych pracodawców, podaje PIT.pl. Do stażu wlicza się od tych dat między innymi okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia i agencyjnych, jeśli opłacano od nich składki emerytalne i rentowe, a także okresy pracy zarobkowej za granicą.

Dla nagrody jubileuszowej w sektorze publicznym ma to bezpośrednie znaczenie. Pragmatyki od lat przewidują, że do okresu uprawniającego wlicza się „inne udowodnione okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze" — tak brzmi art. 91 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej. Nowa ustawa jest właśnie takim odrębnym przepisem, więc lata na zleceniu czy we własnej firmie przesuwają pracownika bliżej kolejnego progu.

Kiedy pracownik nabywa prawo do nagrody po doliczeniu okresów?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi z 4 lutego 2026 r. wskazało, że uprawnienia ustalane z uwzględnieniem wyższego stażu przysługują od dnia nabycia prawa, ale nie wcześniej niż od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców, relacjonuje Portal Oświatowy. Nie powstaje więc prawo do nagród „za lata ubiegłe", a jedynie prawo do nagrody należnej według stażu przeliczonego na dzień wejścia przepisów lub późniejszy.

Co w sytuacji, gdy po doliczeniu kilku lat pracownik przeskakuje od razu dwa progi? Według tego samego stanowiska resortu wypłaca się jedną nagrodę, najwyższą. Jeśli zaś w ciągu 12 miesięcy od nabycia prawa do niższej nagrody pracownik osiągnie kolejny próg, otrzymuje najpierw nagrodę niższą w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do wyższej — różnicę między nimi. Stanowisko ministerstwa nie jest wiążącą wykładnią, dlatego sporne przypadki warto skonsultować z organem prowadzącym lub radcą prawnym.

Źródło: stanowisko MRPiPS z 4 lutego 2026 r. za Portalem Oświatowym, Infor.pl.

Ogólne zasady nowego liczenia stażu, w tym wpływ na wymiar urlopu, omawiamy w osobnym artykule o stażu pracy od 2026 roku.

Jakie dokumenty musi przedstawić pracownik?

Pracownik ma 24 miesiące na udokumentowanie nowych okresów, licząc od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym i od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym, przypomina Zielona Linia. Inicjatywa należy do pracownika: pracodawca nie ma obowiązku samodzielnie ustalać, czy ktoś kiedyś prowadził firmę albo pracował na zleceniu.

Podstawowym dowodem jest zaświadczenie z ZUS. Według komunikatu ZUS wniosek składa się wyłącznie elektronicznie przez eZUS, a zaświadczenie trafia na to samo konto.

Źródło: Infor.pl, komunikat ZUS.

Kiedy należy wypłacić nagrodę jubileuszową?

W pragmatykach publicznych obowiązuje zasada niezwłocznej wypłaty po nabyciu prawa, czyli po upływie okresu uprawniającego, wskazuje Infor.pl. Przy stażu doliczonym na podstawie zaświadczenia z ZUS moment ten przesuwa się na dzień przedstawienia dokumentów, bo dopiero wtedy pracodawca może ustalić, że próg został osiągnięty.

W firmie prywatnej termin wypłaty określa regulamin. Jeśli go nie wskazuje, bezpieczniej przyjąć najbliższy termin wypłaty wynagrodzenia po nabyciu prawa, ponieważ opóźnienie naraża pracodawcę na odsetki i zarzut naruszenia przepisów o wypłacie świadczeń.

Co w przypadku przejścia na emeryturę?

Pracownik samorządowy, któremu w chwili rozwiązania umowy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy brakuje mniej niż 12 miesięcy do kolejnego progu, otrzymuje nagrodę w dniu ustania stosunku pracy. Wynika to z § 8 ust. 7 rozporządzenia o wynagradzaniu pracowników samorządowych. Równolegle trzeba rozliczyć odprawę, którą opisujemy w tekście o odprawie emerytalnej i rentowej.

Czy od nagrody jubileuszowej płaci się składki ZUS?

Nagroda jubileuszowa jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego (Dz.U. z 2025 r. poz. 316), ale tylko pod dwoma warunkami. Zasady jej przyznawania muszą wynikać z przepisów prawa pracy, na przykład z ustawy, układu zbiorowego albo regulaminu wynagradzania, a sama nagroda może przysługiwać nie częściej niż co 5 lat.

Z praktyki ZUS, którą omawia Inforlex, wynikają też dwa wyjątki od reguły pięciu lat. Wcześniejsza wypłata pozostaje zwolniona ze składek, gdy pracownik odchodzi na emeryturę lub rentę, a do progu brakuje mu mniej niż 12 miesięcy, oraz gdy przedstawił dokumenty o okresach niewliczonych do poprzedniej nagrody. Ten drugi wyjątek ma w 2026 roku duże znaczenie, bo dotyczy właśnie osób doliczających zlecenia i działalność.

Składki trzeba natomiast naliczyć, jeśli nagroda jest przyznawana uznaniowo, bez oparcia w przepisach wewnętrznych, albo jeśli jest związana z jubileuszem firmy, a nie z jubileuszem pracy pracownika.

Jak nagroda jubileuszowa jest opodatkowana?

Nagroda jubileuszowa jest przychodem ze stosunku pracy i żaden przepis ustawy o PIT jej nie zwalnia, podaje Poradnik Przedsiębiorcy. Pracodawca pobiera od niej zaliczkę na podatek tak jak od wynagrodzenia, zwykle łącznie z pensją za miesiąc, w którym nagrodę wypłaca.

Źródło: rozporządzenie składkowe, PIT.pl, Poradnik Przedsiębiorcy.

Przykład: pracownik samorządowy z pensją 7 000 zł brutto kończy 25 lat pracy i otrzymuje nagrodę 7 000 zł. Od nagrody nie odprowadza się składek, więc całość trafia do podstawy opodatkowania. Przy stawce 12% ze skali podatkowej (art. 27 ustawy o PIT) zaliczka wyniesie około 840 zł, jeśli koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca podatek zostały już uwzględnione przy pensji. Czy pracownik z wysokimi zarobkami może przekroczyć próg 120 000 zł właśnie przez nagrodę? Może, i wtedy nadwyżka zostanie opodatkowana stawką 32%.

Jak wprowadzić nagrodę jubileuszową w firmie prywatnej?

Pracodawca prywatny ma pełną swobodę w projektowaniu nagrody, ale musi przestrzegać art. 18 Kodeksu pracy, zgodnie z którym przepisy wewnętrzne nie mogą być mniej korzystne od ustawowych i muszą traktować pracowników równo. W praktyce oznacza to cztery decyzje, które warto zapisać w regulaminie wynagradzania wprost.

• Jaki staż się liczy — cały staż pracy czy tylko zatrudnienie w danej firmie. Od tej decyzji zależy, czy nowe przepisy o zleceniach i działalności w ogóle wpłyną na nagrody w firmie.
• Progi i wysokość — procent pensji albo stała kwota oraz odstęp co najmniej 5 lat, jeśli firma chce korzystać ze zwolnienia ze składek.
• Podstawa obliczenia — np. wynagrodzenie zasadnicze albo metoda jak przy ekwiwalencie urlopowym.
• Termin wypłaty i sytuacje szczególne — przejście na emeryturę, rozwiązanie umowy tuż przed progiem, część etatu.

Nagroda jubileuszowa różni się od premii, bo przysługuje za sam upływ czasu, niezależnie od wyników pracy. Różnicę między świadczeniami należnymi a uznaniowymi wyjaśniamy w artykule o premii regulaminowej i uznaniowej.

Co grozi za niewypłacenie nagrody jubileuszowej?

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne, zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy. Pracownik, który nie dostał należnej nagrody, może więc dochodzić jej przed sądem pracy wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie.

Nagroda przewidziana w ustawie albo w regulaminie jest składnikiem świadczeń ze stosunku pracy, dlatego jej niewypłacenie może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Kontrole w tym zakresie prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy, a w jednostkach samorządowych nieprawidłowości przy nagrodach regularnie wskazują także regionalne izby obrachunkowe, o czym pisze Serwis Samorządowy PAP.

Podsumowanie

Nagroda jubileuszowa jest obowiązkowa w samorządzie, administracji, oświacie i służbie cywilnej, gdzie wynosi od 75% do 400% miesięcznego wynagrodzenia, a w firmach prywatnych zależy wyłącznie od regulaminu, układu zbiorowego lub umowy. Rok 2026 zmienił jednak sposób liczenia stażu, więc działy kadr powinny spodziewać się wniosków od pracowników, którzy dzięki zleceniom i działalności gospodarczej osiągnęli kolejny próg wcześniej, niż wskazywały dotychczasowe akta.

W praktyce oznacza to kilka konkretnych kroków: sprawdź, czy regulamin firmy liczy staż ogólny czy zakładowy, przyjmuj zaświadczenia z ZUS w terminie 24 miesięcy i po ich otrzymaniu niezwłocznie przelicz uprawnienia. Pamiętaj też, że przy przeskoczeniu dwóch progów wypłaca się jedną, najwyższą nagrodę, a zwolnienie ze składek ZUS przysługuje tylko nagrodzie opartej na przepisach i wypłacanej nie częściej niż co 5 lat.