Okulary do pracy przy komputerze 2026 — refundacja, kwota, PIT i ZUS

Okulary do pracy przy komputerze to świadczenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, które pracodawca musi zapewnić, jeżeli spełnione są dwa warunki: pracownik używa monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a badanie okulistyczne wykonane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykaże, że korekcja wzroku jest mu przy tej pracy potrzebna. Obowiązek wynika z § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 58) i dotyczy firm każdej wielkości, od jednoosobowej działalności zatrudniającej jednego pracownika biurowego po korporację.

Mimo że przepis obowiązuje od ponad dwudziestu lat, wokół niego wciąż narasta sporo nieporozumień. Pracodawcy nie wiedzą, jaką kwotę zwrotu ustalić, jak często ją wypłacać i czy zwrot obejmuje osoby pracujące zdalnie. Pracownicy z kolei bywają przekonani, że sama wada wzroku wystarcza do refundacji. Poniżej zebraliśmy aktualne zasady, stanowisko ministerstwa z 2025 r. oraz praktyczne rozwiązania, które warto wpisać do regulaminu.

Najważniejsze w skrócie:

• Prawo do okularów ma pracownik, który pracuje przy monitorze co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, czyli przy pełnym etacie zwykle 4 godziny dziennie.
• Decyduje zalecenie lekarza z badania profilaktycznego, a nie sama wada wzroku ani recepta od prywatnego optometrysty.
• Przepisy nie określają kwoty zwrotu; według ministerstwa refundacja powinna pokryć szkła z zalecenia lekarza wraz z podstawowymi oprawkami.
• Zwrot jest zwolniony z PIT (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT) i nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.
• Od nowelizacji z listopada 2023 r. przepis wprost obejmuje także soczewki kontaktowe, a jego zakres dotyczy również laptopów używanych przez połowę dniówki.

Kto ma prawo do okularów od pracodawcy?

Zgodnie z § 2 pkt 4 rozporządzenia o monitorach ekranowych pracownikiem w rozumieniu tych przepisów jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, która używa w czasie pracy monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przy pełnym etacie i 8-godzinnej dniówce oznacza to co najmniej 4 godziny dziennie, a przy niepełnym etacie odpowiednio mniej, ponieważ przepis odnosi się do wymiaru obowiązującego danego pracownika.

Rodzaj umowy o pracę i staż w firmie nie mają znaczenia. Prawo do refundacji ma zarówno osoba zatrudniona na okres próbny, jak i pracownik na czas nieokreślony. Liczy się faktyczny czas pracy przy ekranie, a nie nazwa stanowiska, dlatego magazynier, który połowę zmiany spędza przy systemie WMS, może mieć takie samo prawo jak księgowa.

Kogo przepis nie obejmuje?

Rozporządzenie w § 3 wyłącza z zakresu stosowania między innymi kabiny kierowców i operatorów maszyn, systemy komputerowe na pokładach środków transportu, kasy rejestrujące, kalkulatory i inne urządzenia z małymi ekranami. Kasjerka w sklepie, która przez całą zmianę obsługuje terminal kasowy, nie nabywa więc prawa do okularów na podstawie tego przepisu, choć pracodawca może je sfinansować dobrowolnie.

Wątpliwości budzą osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych. Art. 304 § 1 Kodeksu pracy nakazuje zapewnić zleceniobiorcom bezpieczne i higieniczne warunki pracy, ale rozporządzenie posługuje się pojęciem osoby „zatrudnionej przez pracodawcę”. Część komentatorów wywodzi z tego obowiązek refundacji także dla zleceniobiorców, inni go odrzucają, dlatego najbezpieczniej rozstrzygnąć tę kwestię w umowie albo w wewnętrznej procedurze.

Czy sama wada wzroku wystarczy do refundacji?

Nie wystarczy. Według § 8 ust. 2 rozporządzenia obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów lub soczewek podczas pracy przy monitorze. Pracownik, który od lat nosi okulary do czytania, nie może więc po prostu przynieść faktury z salonu optycznego i żądać zwrotu.

W praktyce wygląda to tak, że lekarz medycyny pracy w trakcie badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego kieruje pracownika do okulisty, a ten wpisuje zalecenie dotyczące okularów do pracy przy ekranie. Dopiero orzeczenie lub zaświadczenie z takim zaleceniem otwiera drogę do refundacji. Na tę samą zasadę zwraca uwagę Państwowa Inspekcja Pracy w wyjaśnieniach publikowanych przez podatki.biz.

Co ze zwykłą receptą od optometrysty z sieci salonów optycznych? Jeżeli badanie nie odbyło się w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zleconej przez pracodawcę, nie spełnia warunku z rozporządzenia. Pracodawca może oczywiście uznać taki dokument dobrowolnie, ale wtedy traci argument, że świadczenie wynika z przepisów BHP, co ma znaczenie dla podatku i składek.

Jak zmieniły się przepisy po nowelizacji z 2023 roku?

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2367) weszło w życie 17 listopada 2023 r. i dało pracodawcom 6 miesięcy na dostosowanie istniejących stanowisk. Okres przejściowy minął w maju 2024 r., więc w 2026 r. nowe wymagania obowiązują bez wyjątków, również w trakcie kontroli PIP.

Najważniejsze dla okularów zmiany zestawiamy w tabeli poniżej; omawia je także rządowy portal Zielona Linia.

Rozszerzenie na laptopy ma praktyczne znaczenie dla firm, które wyposażają pracowników wyłącznie w komputery przenośne. Osoba pracująca na laptopie przez cały dzień ma dziś takie samo prawo do okularów jak użytkownik klasycznego zestawu z monitorem. Minister rodziny w odpowiedzi na interpelację z 2025 r. podkreśliła, że nowelizacja objęła prawem do refundacji wszystkich pracowników korzystających z urządzeń wyposażonych w monitory ekranowe.

Ile pracodawca musi zwrócić za okulary?

Przepisy nie określają kwoty minimalnej ani maksymalnej. W odpowiedzi na interpelację poselską nr 4813, podpisanej w kwietniu 2025 r., Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej stwierdziło, że decyzja o wysokości refundacji pozostaje w gestii pracodawcy, a zwyczajowo zwrot obejmuje koszt szkieł wymaganych w zaleceniu lekarskim wraz z podstawową wersją oprawek, ustalony po rozpoznaniu cen w zakładach optycznych w danym rejonie.

Ministerstwo zapowiedziało też, że nie planuje wprowadzania minimalnej kwoty ani określania, jak często okulary mają być wymieniane. Pracodawca może więc ustalić dowolną kwotę i okresowo ją waloryzować, ale limit nie powinien być symboliczny. Jeśli przyznana kwota w praktyce nie pozwala kupić okularów zgodnych z zaleceniem, pracownik ma argument, że obowiązek z rozporządzenia nie został wykonany.

Jak wyglądają limity stosowane w praktyce? Poniższe przykłady pochodzą z opublikowanych zarządzeń jednostek publicznych oraz z interpelacji poselskiej, która opisuje skrajnie niską stawkę.

Kwota 50 zł z ostatniego wiersza dobrze pokazuje, gdzie leży granica. Taka stawka nie pokrywa nawet szkieł bez oprawek, więc w razie kontroli trudno ją obronić jako wykonanie obowiązku. Kwoty rzędu 400–500 zł, odnawiane co dwa lata lub po zmianie wady wzroku, mieszczą się w praktyce stosowanej przez administrację publiczną.

Jak często przysługują nowe okulary?

Badania okulistyczne osób pracujących przy monitorach wykonuje się co 5 lat, co wynika ze wskazówek metodycznych do rozporządzenia w sprawie badań lekarskich pracowników (Dz.U. 2023 poz. 607) i co potwierdziło ministerstwo w odpowiedzi na interpelację nr 4813. Lekarz może jednak wyznaczyć krótszy termin kolejnego badania, jeżeli uzna to za potrzebne.

Ważniejsza od cyklu badań jest zmiana wady wzroku. Pracownik, który zauważa, że okulary przestały mu wystarczać, może wystąpić do pracodawcy o skierowanie na wcześniejsze badanie. Jeżeli okulista stwierdzi potrzebę nowych szkieł, to zdaniem ministerstwa pracodawca ma obowiązek je zapewnić, niezależnie od tego, ile czasu minęło od poprzedniej refundacji. Zapis w regulaminie typu „nie częściej niż raz na dwa lata” nie może więc blokować zwrotu, gdy lekarz zaleci zmianę korekcji wcześniej.

Czy zwrot za okulary podlega PIT i składkom ZUS?

Nie podlega, o ile świadczenie wynika z przepisów BHP. Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia z podatku świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych przepisów. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r. (DD3/033/30/CRS/11/95) potwierdził, że zwolnienie obejmuje zarówno okulary kupione przez firmę, jak i zwrot pieniędzy pracownikowi, który kupił je sam.

Po stronie składek podstawą jest § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek, który wyłącza z podstawy wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów BHP i ekwiwalentów za nie. Refundacja w granicach obowiązku nie trafia więc ani do podstawy składek emerytalnej i rentowych, ani do podstawy składki zdrowotnej.

Zwolnienie nie zależy od tego, na kogo wystawiono fakturę. Kadry powinny jednak przechowywać zaświadczenie lekarskie razem z dowodem zakupu, bo właśnie ten dokument wiąże świadczenie z przepisami BHP. Jeśli pracodawca dodatkowo dofinansowuje ze środków ZFSS droższe oprawki, warto rozliczyć tę część osobno, zgodnie z zasadami opisanymi w tekście o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Czy okulary należą się pracownikowi zdalnemu?

Kodeks pracy w art. 67³¹ nakłada na pracodawcę obowiązki z zakresu BHP także wobec osób wykonujących pracę zdalną, z wyłączeniami dotyczącymi głównie organizacji samego miejsca pracy w domu pracownika. Profilaktyczna opieka zdrowotna, w tym badania okresowe, nie należy do wyłączeń, a obowiązek z § 8 ust. 2 rozporządzenia wiąże się z pracą przy monitorze, a nie z miejscem jej wykonywania.

W praktyce pracownik zdalny, który spędza przy laptopie lub monitorze co najmniej połowę dniówki i otrzyma zalecenie okulisty, ma prawo do refundacji na takich samych zasadach jak osoba pracująca w biurze. Zasady pracy zdalnej, w tym ryczałt za koszty, omawiamy szerzej w artykule o pracy zdalnej w 2026 roku.

Jak wygląda procedura refundacji krok po kroku?

Rozporządzenie nie narzuca procedury, ale ministerstwo wskazuje, że zasady refundacji pracodawca powinien ustalić w sposób jasny, najlepiej w regulaminie pracy albo w osobnym zarządzeniu. Większość firm stosuje pięć kroków.

1. Skierowanie na badanie. Pracodawca wpisuje w skierowaniu na badania wstępne lub okresowe pracę przy monitorze ekranowym, a lekarz medycyny pracy kieruje pracownika do okulisty.
2. Zalecenie lekarza. Okulista stwierdza potrzebę stosowania okularów lub soczewek przy pracy z monitorem i wpisuje to do dokumentacji.
3. Zakup. Pracownik kupuje okulary w wybranym salonie albo firma zamawia je w zakładzie optycznym, z którym ma umowę.
4. Wniosek o zwrot. Pracownik składa wniosek z fakturą lub rachunkiem i kopią zaświadczenia lekarskiego.
5. Wypłata. Kadry rozliczają zwrot jako świadczenie BHP zwolnione z PIT i składek, zwykle z najbliższym wynagrodzeniem.

Dobrą praktyką jest wpisanie do regulaminu terminu złożenia wniosku, na przykład 3 miesięcy od daty zalecenia, tak jak zrobiło to Starostwo Powiatowe w Poznaniu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik zgłasza się po zwrot za okulary kupione dwa lata wcześniej. Pamiętaj, że badania lekarskie opłaca pracodawca, a ich zasady opisujemy w osobnym tekście o badaniach lekarskich pracowników.

Jakie inne obowiązki ma pracodawca wobec osób pracujących przy monitorze?

Okulary to tylko jeden z obowiązków. § 7 rozporządzenia wymaga, aby pracownik po każdej godzinie pracy przy monitorze miał co najmniej 5-minutową przerwę wliczaną do czasu pracy albo by praca przy ekranie była przeplatana innymi zajęciami, przy czym nieprzerwana praca przy monitorze nie może przekraczać godziny. Przerwy te są niezależne od ogólnej przerwy z art. 134 Kodeksu pracy, którą omawiamy w tekście o przerwach w pracy.

Pracodawca musi też przeprowadzić ocenę warunków pracy na stanowisku z monitorem, obejmującą między innymi obciążenie wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego, oświetlenie oraz obciążenie psychiczne wynikające z organizacji pracy. Ocenę powtarza się po każdej zmianie organizacji lub wyposażenia stanowiska. O wynikach trzeba poinformować pracowników, najczęściej w ramach szkolenia BHP.

Co grozi za brak refundacji?

Niezapewnienie okularów jest naruszeniem przepisów BHP. Inspektor pracy może wydać nakaz, a osoba odpowiedzialna za stan bezpieczeństwa i higieny pracy odpowiada za wykroczenie z art. 283 § 1 Kodeksu pracy. Widełki grzywien w dziale trzynastym Kodeksu były w latach 2025–2026 przedmiotem nowelizacji, dlatego przed oszacowaniem ryzyka sprawdź aktualne brzmienie przepisu. Pracownik może też dochodzić zwrotu kosztów zakupu okularów przed sądem pracy.

Podsumowanie

Obowiązek zapewnienia okularów lub soczewek do pracy przy komputerze powstaje wtedy, gdy pracownik używa monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a okulista w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej stwierdzi potrzebę korekcji wzroku. Od listopada 2023 r. przepis obejmuje wprost soczewki kontaktowe i laptopy, a zasady dotyczą również pracowników zdalnych. Sama wada wzroku albo recepta spoza badań medycyny pracy nie wystarcza.

Kwotę refundacji ustala pracodawca, ale według ministerstwa powinna ona pokryć szkła z zalecenia lekarza i podstawowe oprawki, a zmiana wady wzroku potwierdzona badaniem uzasadnia nowy zwrot niezależnie od limitu czasowego. Zwrot w tych granicach jest zwolniony z PIT i nie wchodzi do podstawy składek ZUS. Praktyczny wniosek dla działu kadr jest prosty: opisz zasady w regulaminie, ustal realny limit, wymagaj zaświadczenia lekarskiego i przechowuj je razem z dowodem zakupu.