Wpłaty na PFRON 2026 — obowiązki pracodawcy, kwota od czerwca i jak obniżyć

Od 1 czerwca 2026 roku każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 25 osób i nie osiągający 6-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością zapłaci wyższą stawkę na PFRON — 3 887,31 zł miesięcznie za jednego „brakującego" pracownika. To wzrost wynikający z podniesienia przeciętnego wynagrodzenia w I kwartale 2026 r.

Dla niejednej firmy roczne wpłaty na PFRON to setki tysięcy złotych. A jednocześnie to jeden z obowiązków, który najłatwiej obniżyć — choć wymaga to świadomej strategii kadrowej. W tym przewodniku tłumaczę, kogo dotyczy obowiązek, jak liczyć wpłatę, jakie deklaracje składać i jakie legalne ścieżki obniżenia kosztu są dostępne.

Kluczowe wnioski:

• Od 1 czerwca 2026 r. miesięczna wpłata na PFRON wynosi 3 887,31 zł za pracownika brakującego do wskaźnika 6%.
• Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty.
• Pracodawca, u którego wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością wynosi co najmniej 6%, jest w całości zwolniony z wpłat.
• Wpłatę liczy się wzorem: 40,65% × przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego kwartału × liczba „brakujących" pracowników.
• Termin: deklaracja DEK-I-b i wpłata do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.

Co zmienia się we wpłatach na PFRON od 1 czerwca 2026?

Najważniejsza zmiana to wyższa stawka. Od 1 czerwca 2026 r. pracodawca zobowiązany do wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zapłaci 3 887,31 zł za każdego „brakującego" pracownika z niepełnosprawnością.

Jak relacjonuje serwis Kadry Infor, wzrost wpłaty wynika z mechanizmu samej ustawy — wysokość wpłaty jest powiązana z przeciętnym wynagrodzeniem w gospodarce narodowej publikowanym przez Prezesa GUS. W pierwszym kwartale 2026 r. przeciętne wynagrodzenie wzrosło, co automatycznie podnosi wpłaty od pełnego cyklu po publikacji.

Dla dużego pracodawcy ta zmiana to dziesiątki tysięcy złotych więcej rocznie. Warto przeliczyć ją w budżecie wynagrodzeń jeszcze przed pierwszym czerwca i sprawdzić, czy istnieje przestrzeń na obniżenie kosztu przez zatrudnienie osób z niepełnosprawnością. Aktualną wysokość przeciętnego wynagrodzenia oraz wskaźniki PFRON publikuje na bieżąco Państwowy Fundusz.

Kogo dotyczy obowiązek wpłat na PFRON?

Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy spełniającego dwa warunki łącznie: zatrudnia co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny etat oraz nie osiąga 6-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Jak precyzuje portal PFRON, do liczby zatrudnionych wlicza się pracowników na umowach o pracę — nie zlicza się umów cywilnoprawnych.

Liczba zatrudnionych obliczana jest jako średnia miesięczna z danego okresu rozliczeniowego — to istotne dla firm z wahaniami zatrudnienia, bo pojedynczy miesiąc poniżej progu nie zwalnia z obowiązku w okresie rocznym. Szczegółowe zasady ustalania liczby zatrudnionych omawia Poradnik Przedsiębiorcy.

Jak obliczyć wysokość wpłaty na PFRON?

Formuła jest prosta i ma trzy elementy. Pracodawca mnoży 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału przez liczbę pracowników brakujących do wskaźnika 6%. Wynik to miesięczna kwota wpłaty.

Stawka 3 887,31 zł obowiązuje od 1 czerwca 2026 r. — w poprzednich miesiącach była niższa, bo bazowała na danych GUS sprzed ostatniej waloryzacji przeciętnego wynagrodzenia. Praktyczny przewodnik po obliczeniach prezentuje także Poradnik Przedsiębiorcy.

Kiedy pracodawca jest zwolniony z wpłat na PFRON?

Najprostsze zwolnienie to osiągnięcie 6-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Wskaźnik liczony jest jako stosunek liczby etatów osób z niepełnosprawnością do łącznej liczby etatów w firmie. Przekroczenie tego progu oznacza pełne zwolnienie z wpłat — nie obniżenie, lecz brak obowiązku.

Inne zwolnienia obejmują m.in. niektóre placówki publiczne (uczelnie, szkoły, przedszkola) działające na innych progach wskaźnika. Specyfikę tych zwolnień szczegółowo opisuje Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych.

Warto pamiętać, że zwolnienie nie zwalnia z formalności — pracodawca poniżej progu lub zwolniony nadal może mieć obowiązek złożenia deklaracji informacyjnej DEK-II. Sam brak wpłaty nie zwalnia z raportowania.

Jakie deklaracje składa pracodawca?

Podstawowy obowiązek to deklaracja miesięczna DEK-I-b składana do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wpłaty, składają zamiast tego informację — szczegóły opisuje sekcja Rozliczenie wpłat PFRON.

Deklaracje składa się elektronicznie przez system e-PFRON 2. Brak terminowej deklaracji lub wpłaty skutkuje odsetkami i może być przedmiotem postępowania PFRON. To częsta przyczyna sporów, którym da się zapobiec prostą procedurą wewnętrzną.

Jakie kategorie pracowników wlicza się do wskaźnika 6%?

Do wskaźnika wlicza się każdą osobę zatrudnioną na umowie o pracę, która ma aktualne orzeczenie o niepełnosprawności — z trzema stopniami: lekkim, umiarkowanym lub znacznym. Liczy się każda osoba niezależnie od wymiaru etatu (w przeliczeniu na FTE) i rodzaju umowy o pracę.

Co istotne, do wskaźnika nie wlicza się osób na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) ani osób prowadzących działalność gospodarczą współpracującą z firmą na B2B. Ten szczegół często bywa pomijany przy planowaniu strategii zmniejszenia wpłat — sama zmiana formy zatrudnienia nie pomoże, liczy się tytuł umowy o pracę.

Warto też wiedzieć, że osoba z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w niektórych przypadkach liczy się jako więcej niż jeden etat dla potrzeb wskaźnika — co dodatkowo wpływa na opłacalność zatrudniania osób z większymi ograniczeniami. Dane statystyczne i przykłady firm dobrze radzących sobie z PFRON gromadzi Normative.

Jakie korzyści daje zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością?

Zatrudnienie osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności to nie tylko zmniejszenie wpłaty na PFRON — to też dostęp do realnych instrumentów wsparcia. Pracodawca może otrzymać dofinansowanie do wynagrodzenia, którego wysokość zależy od stopnia niepełnosprawności pracownika i jego stanowiska. To narzędzie kompensujące część kosztów zatrudnienia.

Pracownik z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności korzysta też z dodatkowych uprawnień pracowniczych — m.in. dodatkowego urlopu wypoczynkowego (10 dni rocznie) oraz skróconego dobowego wymiaru czasu pracy. Te uprawnienia trzeba wkalkulować w organizację stanowiska, ale w skali roku nie zmieniają fundamentalnie efektywności pracy.

Praktyczny zestaw informacji dla pracodawców rozważających zatrudnienie pierwszej osoby z niepełnosprawnością prezentuje portal PFRON w sekcji FAQ dofinansowania do wynagrodzeń. Procedura jest dziś znacznie prostsza niż jeszcze kilka lat temu.

Jak legalnie obniżyć wpłaty na PFRON?

Najskuteczniejsza metoda to zatrudnienie osób z niepełnosprawnością. Daje ona dwie korzyści naraz: obniża wskaźnik „brakujących" pracowników (a tym samym wpłatę), a jednocześnie uprawnia do dofinansowania z PFRON do wynagrodzenia tych pracowników.

Drugą legalną ścieżką jest korzystanie z usług zakładów pracy chronionej lub zakładów aktywności zawodowej. Pracodawca, który kupuje od nich produkty lub usługi, może obniżyć wpłatę na PFRON o tzw. ulgę we wpłatach — pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych po stronie kontrahenta. To rozwiązanie szczególnie popularne w sektorze usług sprzątających, ochrony i produkcji.

Trzeci kierunek to dostępność miejsca pracy. Zatrudnienie osób z niepełnosprawnością wymaga zwykle dostosowania stanowiska — kosztów tego dostosowania może w części dofinansować PFRON. Tym samym pracodawca, który strategicznie planuje zatrudnienie, może liczyć na wsparcie wykraczające poza dofinansowanie samego wynagrodzenia.

Jakie kary grożą za nieopłacanie PFRON?

Najbezpośredniejsza konsekwencja to odsetki od zaległej wpłaty — naliczane od dnia następującego po terminie. Po dłuższym opóźnieniu PFRON wszczyna postępowanie administracyjne i może skierować sprawę do egzekucji, co skutkuje dodatkowymi kosztami egzekucyjnymi.

Nieskładanie deklaracji jest osobnym naruszeniem i może być zagrożone karą porządkową. Dla pracodawcy z większymi zaległościami konsekwencje finansowe sumują się szybko — zaległa wpłata, odsetki, koszty postępowania i ewentualnie kara administracyjna. Część firm odkrywa zaległości dopiero przy kontroli, gdy roczne zobowiązanie przekracza już sumarycznie kilkadziesiąt tysięcy złotych. Wcześniejsze wykrycie i samokorekta są zawsze tańsze niż reakcja po piśmie z PFRON.

Warto pamiętać, że PFRON ma własne uprawnienia kontrolne — niezależne od PIP. To znaczy, że firma może zostać skontrolowana wyłącznie w zakresie obowiązków wobec funduszu, bez równoległej kontroli prawa pracy. Praktyczne wytyczne dla pracodawców dotyczące unikania błędów zebrał m.in. portal Kariera.

Jak przygotować firmę na wyższe wpłaty od czerwca 2026?

Przygotowanie zaczyna się od audytu. Trzeba sprawdzić aktualny wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, oszacować wpłaty według nowej stawki i porównać z budżetem rocznym. Jeśli firma ma 100 etatów i zero osób z niepełnosprawnością, miesięczna wpłata po czerwcu wyniesie ok. 23 tys. zł — 280 tys. zł rocznie.

Drugi krok to strategia kadrowa. Czy firma jest gotowa na rekrutację osób z niepełnosprawnością na realne stanowiska? Czy ma dostosowane miejsca pracy i procesy onboardingu? Tym pytaniom warto poświęcić czas, bo strategiczne zatrudnienie potrafi obniżyć wpłatę nie o procenty, lecz o połowę — i przy okazji wzmacnia obraz firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy.

Trzeci obszar to procesy. Aktualizacja deklaracji DEK-I-b od czerwca, sprawdzenie historii wpłat za ostatnie miesiące, włączenie nowej stawki do kalkulatora budżetu wynagrodzeń. To nie pole na improwizację — kontekst całego pakietu zmian w wynagrodzeniach 2026 opisaliśmy w tekstach o minimalnym wynagrodzeniu 2026 oraz o składce zdrowotnej 2026. Razem te trzy elementy zmieniają strukturę kosztów pracodawcy.

Im wcześniej dział HR przedstawi zarządowi realne wyliczenie, tym mniejsze ryzyko, że nowa stawka PFRON zaskoczy firmę po stronie budżetu wynagrodzeń. Warto też zaplanować jednorazowy przegląd polityki zatrudnienia — czasem niewielka zmiana w opisie stanowiska albo w wymaganiach rekrutacyjnych otwiera drogę do zatrudnienia osoby z orzeczeniem i wyraźnie obniża miesięczne zobowiązanie wobec funduszu.