Koszty uzyskania przychodu pracownika 2026 — pracownicze, podwyższone i autorskie 50%

Koszty uzyskania przychodu to kwota, o którą płatnik obniża przychód pracownika przed wyliczeniem zaliczki na podatek dochodowy. W umowie o pracę nikt nie zbiera tu faktur, bo ustawa przyznaje koszty ryczałtem: 250 zł albo 300 zł miesięcznie, w zależności od tego, gdzie pracownik mieszka. Osobny mechanizm dotyczy pracowników twórczych, którzy do honorarium autorskiego mogą stosować koszty w wysokości 50 proc.

Pomyłki w tym obszarze rzadko wychodzą na liście płac, bo zaliczka różni się o kilka lub kilkadziesiąt złotych. Ujawniają się dopiero w zeznaniu rocznym, kiedy pracownik z dwiema umowami dostaje niedopłatę albo kontrola podważa koszty autorskie naliczane latami bez ewidencji utworów. Poniżej zebraliśmy kwoty obowiązujące w 2026 r., warunki stosowania każdego wariantu i dokumenty, które kadry powinny mieć w aktach.

Najważniejsze w skrócie

• Podstawowe koszty pracownicze wynoszą 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3000 zł rocznie z jednej umowy o pracę.
• Pracownik mieszkający poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, ma prawo do 300 zł miesięcznie, ale płatnik stosuje tę kwotę dopiero po otrzymaniu jego oświadczenia.
• Przy kilku umowach o pracę roczny limit wynosi 4500 zł (lub 5400 zł przy kosztach podwyższonych), więc nadwyżkę koryguje się w zeznaniu.
• Faktyczne koszty dojazdu wyższe od ryczałtu można odliczyć tylko w zeznaniu rocznym i tylko na podstawie imiennych biletów okresowych.
• Autorskie koszty 50 proc. przysługują wyłącznie przy działalności z zamkniętego katalogu ustawy, a ich roczny limit wynosi 120 000 zł łącznie z przychodami zwolnionymi w ramach ulg.

Czym są koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy?

Od 1 października 2019 r. roczne koszty pracownicze z jednej umowy wzrosły z 1335 zł do 3000 zł, a u pracownika dojeżdżającego z 1668,72 zł do 3600 zł, co opisuje Infor.pl, 2019. Od tamtej pory kwoty się nie zmieniły, dlatego obowiązują również w 2026 r.

Podstawą jest art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ISAP). Przepis nie wymaga, żeby pracownik wykazywał jakiekolwiek wydatki, bo koszty mają charakter zryczałtowany. Pracodawca jako płatnik odejmuje je od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne, a dopiero od tak ustalonej podstawy liczy 12-procentową zaliczkę. Mechanizm działa więc jak stała ulga, której wartość dla pracownika w pierwszym progu podatkowym wynosi 12 proc. kwoty kosztów.

Koszty przysługują za każdy miesiąc, w którym pracownik uzyskał przychód z umowy o pracę, niezależnie od liczby wypłat w tym miesiącu. Jak wyjaśnia PIT.pl, do wypłat z jednej umowy w danym miesiącu stosuje się koszty w pojedynczej wysokości, nawet jeśli pracownik dostał osobno pensję i premię. Szerzej o tym, co jeszcze obniża pensję na drodze od brutto do netto, piszemy w tekście o wynagrodzeniu brutto i netto.

Ile wynoszą koszty pracownicze w 2026 roku?

Ustawa przewiduje cztery warianty kosztów pracowniczych, od 3000 zł do 5400 zł rocznie. Zestawienie kwot na 2026 r. publikuje między innymi PITax, 2026.

Kwoty ryczałtowe dotyczą wyłącznie stosunku pracy i pokrewnych tytułów, takich jak spółdzielczy stosunek pracy. Umowa zlecenia i umowa o dzieło mają własne zasady: co do reguły 20 proc. przychodu pomniejszonego o składki społeczne, a przy przeniesieniu praw autorskich 50 proc. Szczegóły dla tych umów omawiamy w artykułach o umowie zlecenia oraz o umowie o dzieło.

Kiedy pracownikowi przysługują podwyższone koszty dojazdu?

Podwyższone koszty wynoszą 300 zł miesięcznie, czyli o 50 zł więcej niż podstawowe, i przysługują pracownikowi, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Drugim warunkiem jest brak dodatku za rozłąkę, co przypomina PIT.pl.

Przepis mówi o miejscowości, a nie o gminie czy powiecie. Pracownik mieszkający we wsi graniczącej z miastem, w którym ma siedzibę pracodawca, spełnia więc warunek, jeśli ta wieś jest odrębną miejscowością. Ustawa nie uzależnia też prawa do kosztów od sposobu dojazdu ani od odległości, dlatego liczy się adres, a nie liczba kilometrów czy posiadanie samochodu.

Z kosztów podwyższonych nie skorzysta też pracownik, który otrzymuje od pracodawcy zwrot kosztów dojazdu niezaliczony do przychodów podlegających opodatkowaniu. Taki katalog wyłączeń przywołuje Dyrektor KIS w interpretacji omówionej przez e-pity.pl. Pracodawca, który wprowadza nieopodatkowane dopłaty do dojazdów, powinien więc równolegle sprawdzić, komu stosuje koszty w wysokości 300 zł.

Oświadczenie pracownika jako warunek dla płatnika

Płatnik nie może sam ustalić, że pracownik jest dojeżdżający, nawet jeśli adres w aktach osobowych wskazuje inną miejscowość. Podwyższone koszty stosuje dopiero po otrzymaniu pisemnego oświadczenia pracownika o spełnieniu warunków, na co wskazuje PCKP. W praktyce oświadczenie zawiera dane pracownika, adres zamieszkania, adres zakładu pracy i informację o braku dodatku za rozłąkę. Pamiętaj, że pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przeprowadzce, po której warunek przestaje być spełniony.

Co jeśli pracownik dojeżdżał przez cały rok, ale oświadczenie złożył dopiero w listopadzie? Płatnik nie koryguje wstecz zaliczek pobranych we wcześniejszych miesiącach. Pracownik może natomiast wykazać podwyższone koszty za cały okres dojazdów w zeznaniu rocznym.

Czy praca zdalna i hybrydowa odbiera prawo do podwyższonych kosztów?

W interpretacji indywidualnej z 22 marca 2024 r. (0115-KDIT2.4011.70.2024.2.KC) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że pracownik pracujący całkowicie zdalnie z domu położonego poza miejscowością zakładu pracy zachowuje prawo do kosztów w wysokości 300 zł. Omówienie interpretacji publikuje e-pity.pl, 2024.

Organ oparł się na brzmieniu przepisu, który porównuje miejsce zamieszkania z miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a nie z miejscem faktycznego wykonywania obowiązków. Dla pracy hybrydowej wniosek jest ten sam: proporcja dni w biurze i w domu nie ma znaczenia, liczy się wyłącznie adres zamieszkania. Tak samo sprawę ujmuje Podatki.biz przy okazji rozliczeń rocznych.

Działy kadr często z automatu wycofywały podwyższone koszty pracownikom przechodzącym na pracę z domu, bo przyjmowały, że skoro nie ma dojazdu, nie ma też kosztu. Takie działanie obniża pracownikowi wypłatę bez podstawy prawnej. Organizacyjne zasady pracy zdalnej, w tym ryczałt za prąd i internet, opisujemy w poradniku o pracy zdalnej.

Jak rozliczyć koszty przy kilku umowach o pracę?

Pracownik zatrudniony na dwóch etatach przez cały rok otrzyma od dwóch płatników koszty łącznie 6000 zł, podczas gdy ustawowy limit dla kilku stosunków pracy wynosi 4500 zł rocznie. Każdy pracodawca stosuje koszty niezależnie od drugiego, co potwierdza PIT.pl, więc w ciągu roku zaliczki są liczone od zbyt niskiej podstawy.

Korekta następuje w zeznaniu PIT-37. Pracownik sumuje koszty z obu informacji PIT-11 i ogranicza je do limitu, a nadwyżka zwiększa podstawę opodatkowania. Przy nadwyżce 1500 zł i stawce 12 proc. oznacza to około 180 zł podatku do dopłaty. Podobny efekt powstaje u pracownika dojeżdżającego z dwiema umowami, tyle że limit wynosi wtedy 5400 zł, a płatnicy łącznie stosują 7200 zł.

Pracownik, który chce uniknąć dopłaty, może złożyć jednemu z pracodawców pisemny wniosek o pobieranie zaliczek bez stosowania kosztów pracowniczych. Płatnik uwzględnia taki wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym go otrzymał. Wniosek obowiązuje do czasu jego wycofania, dlatego przy rozwiązaniu jednej z umów trzeba pamiętać o jego odwołaniu.

O ile koszty zmniejszają zaliczkę na podatek?

Koszty podstawowe obniżają miesięczną zaliczkę o 30 zł, a podwyższone o 36 zł, bo w pierwszym progu podatkowym zaliczka wynosi 12 proc. podstawy. Poniższe wyliczenie dotyczy pensji 6000 zł brutto, pracownika po 26. roku życia, który nie korzysta z ulgi dla młodych i złożył oświadczenie PIT-2, i standardowych składek społecznych pracownika w wysokości 13,71 proc. Zasady kwoty zmniejszającej podatek omawiamy w tekście o formularzu PIT-2.

W skali roku różnica między brakiem kosztów a kosztami podstawowymi wynosi 360 zł, a między kosztami podstawowymi i podwyższonymi 72 zł. Kwoty nie są duże, ale dotyczą każdego pracownika na liście płac, więc błędne ustawienie parametru w systemie kadrowo-płacowym szybko sumuje się na poziomie całej firmy.

Kiedy można odliczyć faktyczne koszty dojazdu wyższe od ryczałtu?

Art. 22 ust. 11 ustawy o PIT pozwala uwzględnić koszty w wysokości faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy, jeśli są one wyższe od limitu rocznego wynoszącego 3000 zł lub 3600 zł. Warunki są jednak wąskie, na co zwraca uwagę Infor.pl.

• Środek transportu: wyłącznie komunikacja publiczna, czyli autobus, kolej, prom lub komunikacja miejska.
• Dowód: wyłącznie imienne bilety okresowe, na przykład miesięczne lub kwartalne. Bilety jednorazowe i paragony za paliwo nie są akceptowane.
• Moment rozliczenia: tylko zeznanie roczne, bo płatnik w trakcie roku stosuje wyłącznie kwoty ryczałtowe.

Z tego rozwiązania korzystają głównie osoby dojeżdżające codziennie koleją na dłuższych trasach, u których roczny koszt biletów przekracza 3600 zł. Pracownik dojeżdżający własnym samochodem nie może wykazać wyższych kosztów nawet przy udokumentowanych fakturach za paliwo, jak wyjaśnia PCKP. Zeznanie przygotowane automatycznie w usłudze Twój e-PIT (podatki.gov.pl) przenosi koszty z informacji PIT-11, więc wyższe koszty z biletów trzeba wpisać samodzielnie.

Komu przysługują autorskie koszty uzyskania przychodu w wysokości 50 proc.?

W 2023 r. z autorskich kosztów 50 proc. przy przychodach z umowy o pracę skorzystało ponad 273,1 tys. podatników, o 27 proc. więcej niż w 2019 r., wynika z danych Ministerstwa Finansów przytoczonych w raporcie Grant Thornton, 2024. Łączny przychód objęty tym mechanizmem zbliżył się do 23,6 mld zł, czyli niemal podwoił się w ciągu pięciu lat. Według aktualizacji Grant Thornton z 2026 r. w zeznaniach za 2024 r. koszty autorskie wykazało 285,5 tys. podatników.

Autorskie koszty przysługują za korzystanie przez twórców z praw autorskich lub rozporządzanie nimi, ale tylko w obszarach wymienionych w art. 22 ust. 9b ustawy o PIT. Katalog jest zamknięty i obejmuje między innymi działalność twórczą w zakresie architektury, literatury, sztuk plastycznych, muzyki, fotografiki, twórczości audiowizualnej, programów komputerowych i dziennikarstwa, a także działalność badawczo-rozwojową, naukowo-dydaktyczną, artystyczną i publicystyczną. Pełną listę omawia Grant Thornton.

Stanowisko pracy nie przesądza o prawie do kosztów. Programista, który część czasu poświęca na spotkania, administrację i wsparcie użytkowników, może stosować 50 proc. tylko do tej części wynagrodzenia, która jest honorarium za stworzony kod. Czy księgowa przygotowująca raporty albo handlowiec piszący oferty mogą z tego skorzystać? Co do zasady nie, bo ich praca nie mieści się w katalogu ustawy.

Jak obliczyć koszty autorskie i gdzie kończy się limit 120 000 zł?

Koszty autorskie wynoszą 50 proc. honorarium pomniejszonego o przypadające na nie składki społeczne, a ich łączna roczna kwota nie może przekroczyć 120 000 zł, czyli granicy pierwszego progu podatkowego. Przykład z Kadry w Praktyce, 2026 pokazuje wyliczenie dla pensji 15 000 zł brutto, z której 80 proc. stanowi honorarium autorskie.

Różnica przekracza 600 zł miesięcznie przy tym samym koszcie po stronie pracodawcy. Skąd więc ostrożność wielu firm przy wdrażaniu tego rozwiązania? Odpowiedź leży w limicie i w dokumentacji. Przy takiej pensji pracownik wyczerpie limit 120 000 zł w ostatnich miesiącach roku, a od tego momentu płatnik stosuje do honorarium już tylko standardowe koszty. Pełne wykorzystanie limitu jest przy tym rzadkie: według Grant Thornton w 2024 r. osiągnęło go 5687 podatników.

Wspólny limit z ulgą dla młodych i innymi zwolnieniami

Limit 120 000 zł jest wspólny dla kosztów autorskich i przychodów zwolnionych w ramach ulgi dla młodych, ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów. SD Worx podaje przykład pracownika, który wykorzystał zwolnienie do 85 528 zł z ulgi dla młodych, więc do kosztów autorskich zostaje mu 34 472 zł. Płatnik, który nie śledzi obu wartości łącznie, zawyży koszty, a różnica wyjdzie w zeznaniu. Zasady samej ulgi opisujemy w tekście o uldze dla młodych.

Jakich dokumentów wymaga stosowanie kosztów autorskich?

Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej z 15 września 2020 r. (Dz. Urz. MF poz. 107) wskazało, że honorarium autorskie musi być wyraźnie wyodrębnione z pozostałego wynagrodzenia, a powstanie utworu trzeba umieć wykazać. Omówienie tej interpretacji publikuje Akademia LTCA.

• Umowa o pracę lub aneks określający, jaka część wynagrodzenia jest honorarium za przeniesienie praw autorskich i w jaki sposób się je ustala.
• Regulamin lub polityka wynagradzania twórców, która opisuje zasady wypłaty honorarium, także w okresach nieobecności.
• Ewidencja utworów wskazująca konkretne utwory, ich autora i czas im poświęcony. Samo procentowe określenie czasu pracy twórczej nie wystarcza.
• Dowód przyjęcia utworu przez pracodawcę, bo z tą chwilą pracodawca nabywa autorskie prawa majątkowe.

Ta sama interpretacja przyjęła, że honorarium może zostać wypłacone przed ukończeniem utworu, a koszty autorskie da się zastosować także w miesiącu, w którym pracownik przebywał na urlopie lub zwolnieniu lekarskim, jeśli przewiduje to regulamin, jak relacjonuje DSK Kancelaria. Kosztów autorskich nie stosuje się natomiast do świadczeń pozapłacowych, w tym do wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę, na co wskazuje SerwisKadrowego.pl, 2025. Grant Thornton zwraca też uwagę, że co najmniej minimalne wynagrodzenie powinno być wypłacane bez stosowania kosztów autorskich, co ogranicza ich zakres nawet u osób wykonujących wyłącznie pracę twórczą.

Czy pracownik może zrezygnować z kosztów pracowniczych?

Od 2023 r. wniosek pracownika o niestosowanie kosztów autorskich obowiązuje do jego odwołania, a płatnik musi przestać je uwzględniać najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wniosku, podaje PIT.pl. Ta sama zasada dotyczy wniosku o niestosowanie ryczałtowych kosztów pracowniczych.

Rezygnacja ma sens głównie w dwóch sytuacjach. Pierwsza to kilka równoległych umów o pracę, gdy pracownik chce uniknąć dopłaty wynikającej z przekroczenia limitu 4500 zł. Druga to spodziewane przekroczenie limitu kosztów autorskich u kilku płatników jednocześnie. W obu przypadkach wniosek nie odbiera pracownikowi prawa do kosztów, tylko przesuwa ich rozliczenie do zeznania rocznego.

Osobną kwestią są pracownicy do 26. roku życia korzystający z ulgi dla młodych. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że mają oni prawo do kosztów pracowniczych za wszystkie miesiące pracy, ale w zeznaniu koszty nie mogą przekroczyć przychodów podlegających opodatkowaniu, o czym pisał PIT.pl. Jeśli cały przychód mieści się w zwolnieniu, koszty nie wpływają na podatek. Wszystkie zastosowane koszty płatnik wykazuje po zakończeniu roku w informacji PIT-11.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu u pracownika działają w 2026 r. na tych samych kwotach co od października 2019 r.: 250 zł miesięcznie dla pracownika miejscowego i 300 zł dla dojeżdżającego, z rocznymi limitami od 3000 zł do 5400 zł. Płatnik stosuje koszty podstawowe automatycznie, a podwyższone wyłącznie na podstawie oświadczenia pracownika. Praca zdalna i hybrydowa nie odbiera prawa do kosztów podwyższonych, bo przepis porównuje adres zamieszkania z miejscowością zakładu pracy, a nie z miejscem wykonywania pracy.

Najwięcej korekt w zeznaniach rocznych generują dwie sytuacje: kilka równoległych umów o pracę, przy których płatnicy łącznie stosują koszty ponad limit, oraz koszty autorskie naliczane bez kontroli wspólnego limitu 120 000 zł. W pierwszym przypadku pracownik może złożyć wniosek o niestosowanie kosztów u jednego z pracodawców. W drugim płatnik powinien śledzić łącznie koszty autorskie i przychody zwolnione w ramach ulg.

Dla działu kadr i płac wniosek praktyczny jest prosty. W aktach każdego pracownika trzeba mieć aktualne oświadczenie o miejscu zamieszkania, a u twórców dodatkowo umowę z wyodrębnionym honorarium, regulamin i prowadzoną na bieżąco ewidencję utworów. Bez tych dokumentów koszty autorskie są łatwe do zakwestionowania podczas kontroli, a ciężar ich obrony spoczywa na pracodawcy.