Plan urlopów 2027 — kto musi go sporządzić, terminy i zasady

Plan urlopów to dokument, w którym pracodawca z wyprzedzeniem rozkłada urlopy wypoczynkowe pracowników na cały rok kalendarzowy, tak aby każdy mógł z nich skorzystać, a firma przez cały czas zachowała obsadę. Podstawą jest art. 163 Kodeksu pracy, który nie wskazuje wprost terminu sporządzenia planu, dlatego większość działów kadr przygotowuje go w ostatnim kwartale roku poprzedzającego.

Plan na 2027 rok warto układać już teraz, bo kalendarz kolejnego roku ma kilka cech, które zmieniają rozkład wniosków urlopowych. Dwa święta wypadają w sobotę, Boże Ciało i Święto Niepodległości przypadają w czwartki, a wymiar czasu pracy wynosi 2008 godzin w 251 dniach. Poniżej zebraliśmy zasady wynikające z przepisów, praktyczny harmonogram przygotowania planu oraz sytuacje, w których termin urlopu można zmienić.

Najważniejsze w skrócie:

• Plan urlopów ustala pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 KP).
• Planu nie trzeba sporządzać, jeśli zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa albo jeśli taka organizacja w firmie nie działa — wtedy termin urlopu ustala się w porozumieniu z pracownikiem.
• Plan nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie, a jedna część urlopu powinna liczyć co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
• W 2027 r. dwa dni urlopu w czwartkowe „mostki” (28 maja i 12 listopada) dają dwa czterodniowe weekendy.
• Od 8 lipca 2026 r. grzywna za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wynosi od 2000 do 60 000 zł.

Czym jest plan urlopów i kto musi go sporządzić?

Zgodnie z art. 154 Kodeksu pracy pracownik ma prawo do 20 dni urlopu przy stażu krótszym niż 10 lat i do 26 dni po przekroczeniu tego progu, a plan urlopów jest narzędziem, które pozwala rozłożyć te dni w czasie. Obowiązek wynika z art. 163 § 1 KP: urlopy udziela się zgodnie z planem, który pracodawca ustala, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Z przepisu wynika, że to pracodawca, a nie zespół, ma ostatnie słowo. Wnioski pracowników są dla niego ważną wskazówką, ale nie wiążą go w sposób bezwzględny, jeśli zgłoszone terminy uniemożliwiłyby pracę działu. Zielona Linia, rządowe centrum informacyjne służb zatrudnienia, podkreśla też, że nawet termin wpisany do planu nie uprawnia pracownika do samowolnego rozpoczęcia urlopu — urlop zawsze udziela pracodawca.

Plan podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 KP). Może to być wydruk na tablicy ogłoszeń, plik na intranecie albo moduł w systemie kadrowym, byle każdy zainteresowany miał do niego dostęp. Przepisy nie narzucają też formy dokumentu, więc wystarczy zestawienie: imię i nazwisko, wymiar urlopu, planowane terminy.

Kiedy pracodawca nie musi sporządzać planu urlopów?

Art. 163 § 1¹ KP przewiduje dwa wyjątki od obowiązku, które w praktyce zwalniają z planu większość małych firm, bo zakładowe organizacje związkowe działają głównie u dużych pracodawców (Infor.pl, leksykon kadrowca). Pierwszy wyjątek dotyczy sytuacji, w której zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na odstąpienie od planu. Drugi obejmuje pracodawców, u których taka organizacja w ogóle nie działa.

Zwolnienie z planu nie oznacza swobody w ustalaniu terminów. Pracodawca, który planu nie ma, ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, a przy tym nadal musi wziąć pod uwagę wniosek pracownika i potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy. Wiele firm bez związków i tak sporządza plan dobrowolnie, bo ułatwia on układanie grafików i chroni przed sytuacją, w której pół zespołu składa wnioski na ten sam tydzień sierpnia.

Jakie urlopy obejmuje plan, a jakie są z niego wyłączone?

Z planu wyłączone są 4 dni urlopu na żądanie, które przysługują każdemu pracownikowi w roku kalendarzowym na podstawie art. 167² KP, co potwierdza wprost Zielona Linia. W praktyce oznacza to, że pracownikowi z 26 dniami urlopu planuje się 22 dni, a z 20 dniami — 16 dni. Te cztery dni pozostają do jego dyspozycji i są wykorzystywane w trybie zgłoszenia, o którym więcej piszemy w tekście o tym, czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie.

Planując urlop, trzeba też pamiętać o art. 162 KP. Na wniosek pracownika urlop można podzielić na części, ale co najmniej jedna z nich powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Plan, który rozbija urlop na same pojedyncze tygodnie, narusza ten przepis, a inspektorzy PIP w magazynie „Inspektor Pracy” wymieniają nieudzielanie 14-dniowej części urlopu wśród typowych nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli.

Urlop po urlopie macierzyńskim

Osobną regułę zawiera art. 163 § 3 KP: na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a uprawnienie to dotyczy także pracownika-ojca wychowującego dziecko. Pracodawca nie może odmówić takiego terminu, nawet jeśli w planie przewidział inny.

Pracownicy młodociani i nowo zatrudnieni

Młodocianemu uczęszczającemu do szkoły urlopu udziela się w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 KP), na co zwraca uwagę PIP w materiale o planach urlopowych na 2026 r. Osoby zatrudnione w trakcie roku nabywają urlop proporcjonalnie, więc ich terminy dopisuje się do planu po wyliczeniu wymiaru — zasady opisaliśmy w artykule o tym, jak obliczyć urlop proporcjonalny.

Do kiedy przygotować plan urlopów na 2027 rok?

Kodeks pracy nie wyznacza daty sporządzenia planu, ale art. 161 KP wymaga, aby urlopu udzielić w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, a część niewykorzystana musi zostać udzielona najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 KP). Z tych dwóch przepisów wynika praktyczna granica: plan na 2027 r. powinien być gotowy przed 1 stycznia 2027 r., bo dopiero wtedy obejmie urlopy przypadające na pierwsze miesiące roku.

Dobrze sprawdza się harmonogram, w którym dział kadr zbiera wnioski w październiku i listopadzie, a kierownicy w grudniu uzgadniają kolizje. Przygotowanie planu z wyprzedzeniem ma też drugi cel — pozwala jednocześnie zaplanować urlopy zaległe za 2026 r., które trzeba rozliczyć do 30 września 2027 r. Szczegóły tego terminu omówiliśmy w tekście o zaległym urlopie wypoczynkowym.

Jak kalendarz 2027 wpływa na planowanie urlopów?

W 2027 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy przepracuje 2008 godzin w 251 dniach, a dwa święta — 1 maja i 25 grudnia — wypadają w sobotę (wymiar czasu pracy 2027, na podstawie ustawy o dniach wolnych od pracy). Za każde z tych świąt pracodawca musi wyznaczyć inny dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym, więc warto zrobić to przed zebraniem wniosków urlopowych, a nie po nim.

Czy taki szczegół naprawdę ma wpływ na plan? Ma, bo dzień wolny za sobotnie święto wyznaczony na piątek 30 kwietnia albo poniedziałek 27 grudnia zmienia liczbę dni urlopu, jakie pracownicy będą chcieli wziąć wokół tych dat. Poniższa tabela pokazuje okresy, na które w 2027 r. można spodziewać się największej liczby wniosków.

Dla planu urlopów z tej tabeli wynikają dwa wnioski. Po pierwsze, 28 maja i 12 listopada będą najbardziej obleganymi pojedynczymi dniami roku, więc warto z góry przyjąć zasadę rotacji między działami albo pierwszeństwa dla osób, które nie dostały wolnego w poprzednim roku. Po drugie, okres między świętami a Nowym Rokiem jest w 2027 r. wyjątkowo korzystny, dlatego w firmach z ciągłą obsługą klienta trzeba zawczasu ustalić minimalną obsadę na koniec grudnia.

Jak przygotować plan urlopów krok po kroku?

Według danych PIP przekazanych PAP i money.pl (2024) w latach 2023–2024 do inspekcji wpłynęło 928 skarg dotyczących udzielania urlopów wypoczynkowych, z których 292 uznano za zasadne. Część tych sporów zaczyna się od źle przygotowanego planu, dlatego dobrze przyjąć stałą procedurę, którą dział kadr powtarza co roku.

Krok 1. Ustal wymiar urlopu każdego pracownika

Sprawdź staż pracy uprawniający do 26 dni, okresy nauki wliczane do stażu oraz osoby, które w 2027 r. przekroczą próg 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych na część etatu wymiar ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a niepełny dzień zaokrągla się w górę. Pomocne jest też zestawienie zaległych dni z 2026 r., bo te trzeba wykorzystać w pierwszej kolejności.

Krok 2. Zbierz wnioski z jasnym terminem

Poproś pracowników o wskazanie preferowanych terminów do określonej daty, na przykład do końca listopada. Warto od razu przypomnieć o obowiązku zaplanowania co najmniej jednej części urlopu w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych i o tym, że 4 dni na żądanie nie są wpisywane do planu.

Krok 3. Rozwiąż kolizje i sprawdź obsadę

Zestaw wnioski w układzie tygodniowym dla każdego działu i oznacz okresy, w których obsada spada poniżej minimum. Jak rozstrzygać spory, gdy dwie osoby chcą tego samego tygodnia? Przepisy nie dają tu reguły, więc pracodawca może przyjąć własne, przejrzyste kryteria, takie jak rotacja, sytuacja rodzinna czy kolejność zgłoszeń, byle stosował je jednakowo wobec wszystkich.

Krok 4. Zatwierdź plan i podaj go do wiadomości

Zatwierdzony plan udostępnij w sposób przyjęty w firmie, a jeśli działa zakładowa organizacja związkowa — zachowaj dokumentację jego konsultacji. Na koniec wprowadź terminy do systemu ewidencji czasu pracy, tak aby harmonogramy na 2027 r. uwzględniały nieobecności od pierwszego dnia roku.

Czy pracodawca może zmienić termin urlopu wpisany do planu?

Kodeks pracy przewiduje cztery tryby zmiany terminu urlopu (art. 164–167 KP), a każdy ma inne przesłanki i inne skutki dla pracownika (ISAP, Kodeks pracy). Plan nie jest więc dokumentem nienaruszalnym, ale też nie daje pracodawcy dowolności — przesunięcie wymaga konkretnego uzasadnienia.

Pamiętaj również o sytuacji odwrotnej: pracownik nie może rozpocząć urlopu tylko dlatego, że termin figuruje w planie albo że złożył wniosek. PIP przypomina wyrok Sądu Najwyższego z 13 maja 1998 r. (I PKN 99/98), zgodnie z którym samo złożenie wniosku o urlop nie usprawiedliwia nieobecności w pracy bez zgody pracodawcy.

Co z urlopem w okresie wypowiedzenia i przy zmianie pracodawcy?

Art. 167¹ KP pozwala pracodawcy wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia bez jego zgody, w wymiarze, w jakim urlop przysługuje do dnia rozwiązania umowy (PIP, 2025). Ma to znaczenie dla planu, bo terminy osób odchodzących z firmy mogą się zmienić niezależnie od tego, co ustalono pod koniec roku.

Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu przed ustaniem zatrudnienia, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Plan urlopów, który realnie pozwala wykorzystać urlop w ciągu roku, ogranicza więc nie tylko ryzyko sporu, lecz także koszt ekwiwalentów wypłacanych przy rozwiązaniu umowy. W jednym z przypadków opisanych przez „Inspektora Pracy” pracownik zgromadził 95 dni niewykorzystanego urlopu, za które należał się ekwiwalent rzędu 45 tys. zł.

Jakie kary grożą za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego?

Od 8 lipca 2026 r. grzywna za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wynosi od 2000 do 60 000 zł, a przy recydywie od 3000 do 90 000 zł, wobec wcześniejszych 1000–30 000 zł (Infor.pl, 2026). Podwyżka objęła także art. 282 § 1 KP (BDO, alert z kwietnia 2026), który w pkt 2 penalizuje nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego oraz bezpodstawne obniżenie jego wymiaru.

Samego braku planu urlopów kodeks nie wymienia jako odrębnego wykroczenia, ale jego skutki — urlop nieudzielony w terminie albo zaległość niewykorzystana do 30 września — już tak. Skala kontroli nie jest przy tym symboliczna: w 2025 r. inspekcja przeprowadziła ponad 57 tys. kontroli u 46 tys. podmiotów zatrudniających 3,6 mln osób i nałożyła 15,9 tys. mandatów na łączną kwotę 22,5 mln zł (PIP, 2026). Około 40 % kontroli było następstwem skarg, czyli wszczęto je dlatego, że ktoś zgłosił problem.

Ewidencja urlopów należy do podstawowych dokumentów sprawdzanych podczas kontroli, co potwierdza poradnikprzedsiebiorcy.pl. Inspektor porównuje wymiar, wykorzystane dni i terminy z dokumentacją czasu pracy, a sprawozdanie z działalności PIP za 2025 r. omawiane przez Prawo.pl pokazuje, że sprawy wynagrodzeń i innych świadczeń pozostają najliczniejszą grupą skarg. Jak wygląda sama procedura, opisaliśmy w artykule o kontroli PIP w firmie.

Podsumowanie

Plan urlopów jest obowiązkowy tylko u pracodawców, w których działa zakładowa organizacja związkowa i nie zgodziła się na odstąpienie od planu, ale w praktyce przydaje się w każdej firmie zatrudniającej kilka osób. Pozwala rozłożyć 20 lub 26 dni urlopu tak, aby każdy pracownik mógł wykorzystać co najmniej 14 dni ciągiem, a firma zachowała obsadę w najbardziej obleganych okresach.

Przygotowując plan na 2027 r., najpierw wyznacz dni wolne za święta przypadające w sobotę 1 maja i 25 grudnia, a dopiero potem zbieraj wnioski, bo te decyzje zmieniają liczbę dni urlopu potrzebnych do długich weekendów. Uwzględnij urlopy zaległe za 2026 r., które trzeba wykorzystać do 30 września 2027 r., i pomiń w planie 4 dni urlopu na żądanie. Zatwierdzony dokument udostępnij pracownikom i przenieś do ewidencji czasu pracy.

Przy zmianach terminu trzymaj się trybów z art. 164–167 KP i dokumentuj ich przyczyny. Od lipca 2026 r. nieudzielenie urlopu może kosztować do 60 000 zł grzywny, dlatego rzetelny plan i bieżąca kontrola wykorzystania urlopów kosztują firmę znacznie mniej niż skutki kontroli zakończonej mandatem albo wnioskiem do sądu.