Zaległy urlop wypoczynkowy 2026 — termin 30 września, przedawnienie i kary

Zaległy urlop wypoczynkowy to urlop, którego pracownik nie wykorzystał w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, i który pracodawca musi mu udzielić w ściśle określonym terminie następnego roku. Kodeks pracy wyznacza ten termin jednym zdaniem w art. 168: niewykorzystany urlop należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W 2026 r. dotyczy to dni urlopu za 2025 r., a termin upływa w środę 30 września.

Przepis jest krótki, ale wokół niego narosło sporo nieporozumień. Pracownicy często sądzą, że po 30 września urlop przepada, pracodawcy z kolei zakładają, że mogą w ostatnim tygodniu września wysłać całą załogę na przymusowy wypoczynek. Obie strony się mylą, a od lipcowej reformy Państwowej Inspekcji Pracy pomyłka pracodawcy kosztuje dwukrotnie więcej niż jeszcze rok temu.

Najważniejsze w skrócie:

• Urlop za 2025 r. trzeba udzielić do 30 września 2026 r. (art. 168 KP); obowiązek spoczywa na pracodawcy, nie na pracowniku.
• Po 30 września urlop nie przepada, ale pracodawca popełnia wykroczenie, a pracownikowi zaczyna biec trzyletni termin przedawnienia.
• Od 8 lipca 2026 r. za nieudzielenie urlopu grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł, a mandat inspektora może wynieść do 5000 zł.
• Jednostronne wysłanie pracownika na zaległy urlop jest sporne: jeden wyrok Sądu Najwyższego na to pozwala, PIP dopuszcza je wprost tylko w okresie wypowiedzenia.
• Niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie podlegają terminowi 30 września.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy w 2026 roku?

Zgodnie z Zieloną Linią, rządowym serwisem rynku pracy, pracodawca musi udzielić niewykorzystanego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W praktyce oznacza to, że dni należne pracownikowi za 2025 r. powinny zostać udzielone do środy 30 września 2026 r., a urlop za 2026 r. do 30 września 2027 r.

Znaczenie ma już sama konstrukcja przepisu. Art. 168 KP nie nakłada obowiązku na pracownika, który „ma wykorzystać" urlop, tylko na pracodawcę, który „ma udzielić" go w terminie. To pracodawca odpowiada za plan urlopów, za przypominanie o zaległościach i za to, żeby dni wolne rzeczywiście zostały wybrane. Jeśli pracownik przez cały rok odkłada urlop, a firma nic z tym nie robi, odpowiedzialność za przekroczenie terminu i tak obciąża pracodawcę.

Urlop zasadniczo udziela się w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 KP), zgodnie z planem urlopów albo w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 163 KP). Przesunięcie części dni na kolejny rok powinno być wyjątkiem, a nie normą, choć w wielu firmach wygląda to odwrotnie.

Skąd biorą się zaległe urlopy i ilu pracowników dotyczą?

Z raportu enel-med „Łączy nas zdrowie 2025", opisanego przez Infor.pl (2025), wynika, że tylko 48% zatrudnionych wykorzystuje cały przysługujący urlop, a 34% nie jest w stanie tego zrobić. W dużych firmach niewykorzystanie urlopu deklaruje 39% pracowników. Badanie przeprowadzono na grupie 1088 osób aktywnych zawodowo.

Zaległość powstaje zwykle z jednego z trzech powodów. Pierwszy to przyczyny leżące po stronie pracownika, które Kodeks pracy wymienia w art. 165 KP: choroba, odosobnienie z powodu choroby zakaźnej, powołanie na ćwiczenia wojskowe albo urlop macierzyński. Drugi to szczególne potrzeby pracodawcy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 KP). Trzeci, najczęstszy, to zwykłe odkładanie urlopu przez obie strony, bez formalnej decyzji o przesunięciu.

Czy zaległy urlop musi się zakończyć przed 30 września?

Art. 168 KP mówi o „udzieleniu" urlopu do 30 września, a nie o jego wykorzystaniu w całości do tej daty. W komentarzach do przepisu, między innymi w serwisie PKF Polska, przeważa pogląd, że termin jest dochowany, jeśli urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września, nawet gdy jego część przypada już na październik. Pracownik, który zaczyna dwutygodniowy urlop w poniedziałek 28 września 2026 r., wykorzystuje więc urlop zaległy zgodnie z prawem.

Bezpieczniej jest jednak nie opierać planu na tej interpretacji w ostatniej chwili. Jeśli pracownik ma kilkanaście zaległych dni, a urlop rozpocznie się 30 września, przy ewentualnej kontroli pracodawca musi wykazać, że udzielił go w terminie, na przykład wnioskiem urlopowym zaakceptowanym przed tą datą. Dokument z datą i podpisem jest w takiej sytuacji najlepszym dowodem.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

W tej kwestii orzecznictwo nie jest jednolite, co opisuje Prawo.pl. W wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody, ponieważ pracownik nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami. W wyroku z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07) SN podkreślił z kolei, że poza okresem wypowiedzenia termin urlopu wymaga porozumienia z pracownikiem.

Państwowa Inspekcja Pracy w swoich odpowiedziach na pytania pracodawców wskazuje, że ustawodawca przewidział wprost tylko jedną sytuację jednostronnego skierowania na urlop: okres wypowiedzenia umowy o pracę (art. 167¹ KP). Co w takim razie zrobić, gdy pracownik uparcie nie składa wniosku, a termin się zbliża?

Jak postępować z pracownikiem, który nie chce wziąć urlopu?

Najrozsądniejsze jest działanie z wyprzedzeniem i na piśmie. Pracodawca powinien wezwać pracownika do wskazania terminu wykorzystania zaległych dni, a w razie braku odpowiedzi wyznaczyć termin i poinformować o nim pisemnie lub mailowo. Taka korespondencja pokazuje inspektorowi, że firma zrobiła wszystko, czego wymaga art. 168 KP. Ignorowanie poleceń dotyczących organizacji pracy może też uzasadniać zastosowanie kary porządkowej, co opisujemy w artykule o karach porządkowych.

Czy termin 30 września obejmuje urlop na żądanie?

Nie obejmuje. Art. 168 KP w ostatnim zdaniu wyłącza wprost „część urlopu udzielanego zgodnie z art. 167²", czyli cztery dni urlopu na żądanie, które pracownik może wykorzystać w każdym roku kalendarzowym (art. 167² KP). Pracodawca nie ma więc obowiązku wysyłania pracownika na te dni przed 30 września.

Niewykorzystane dni na żądanie nie przechodzą jednak na kolejny rok jako dodatkowe dni na żądanie. W nowym roku pracownikowi znowu przysługują maksymalnie cztery takie dni, a dni z poprzedniego roku stają się zwykłym urlopem zaległym, którego termin ustala się z pracodawcą. Szczegółowe zasady korzystania z tej części urlopu omawiamy w tekście o tym, czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie.

Co się dzieje z zaległym urlopem po 30 września?

Według wyjaśnień PIP przytaczanych przez Serwis Samorządowy PAP, nieudzielenie urlopu w terminie nie powoduje, że pracownik traci do niego prawo. Urlop nadal mu przysługuje i pracodawca nadal musi go udzielić, tyle że już z naruszeniem przepisów. Po 30 września pracownik może wykorzystać zaległe dni w terminie uzgodnionym z pracodawcą, a gdy stosunek pracy się zakończy, otrzyma za nie ekwiwalent pieniężny.

Przekroczenie terminu ma więc przede wszystkim skutki dla pracodawcy. Każdy pracownik z niewykorzystanym urlopem sprzed roku to potencjalne wykroczenie z art. 282 KP, które inspektor pracy stwierdzi podczas kontroli ewidencji czasu pracy i kart urlopowych. Czy jest jakiś moment, po którym zaległego urlopu nie da się już dochodzić? Jest, i wyznacza go przedawnienie.

Kiedy przedawnia się prawo do zaległego urlopu?

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 KP). Zielona Linia wyjaśnia, że w przypadku urlopu w naturze bieg przedawnienia rozpoczyna się 1 października roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00) uznał, że urlop za każdy rok to odrębne roszczenie z własnym terminem przedawnienia.

Przedawnienie nie działa automatycznie. Pracodawca może, ale nie musi, podnieść zarzut przedawnienia, a w praktyce wiele firm pozwala pracownikom wykorzystać nawet bardzo stare dni, bo przeciąganie sprawy tylko zwiększa ryzyko kontroli. Inaczej liczy się przedawnienie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop: tu trzyletni termin biegnie od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Jakie kary grożą pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu?

Od 8 lipca 2026 r. za wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 KP, czyli nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru, grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł. Zmianę wprowadziła nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy opublikowana w Dz.U. z 2026 r. poz. 473. Jak podaje Infor.pl (2026), mandat nakładany przez inspektora wzrósł z 2000 do 5000 zł, a przy ponownym naruszeniu z 5000 do 10 000 zł.

Kontrola urlopów to stały punkt inspekcji. Według podsumowania PIP za 2025 r. opisanego przez Bankier.pl, inspektorzy przeprowadzili w ubiegłym roku 57,4 tys. kontroli, a 9 tys. pracowników nie otrzymało w terminie lub otrzymało w zaniżonej wysokości ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Reforma pozwala też prowadzić kontrole częściowo zdalnie, o czym informuje PIP, więc dokumentacja urlopowa powinna być gotowa do przekazania w formie elektronicznej. Więcej o przebiegu inspekcji piszemy w poradniku o kontroli PIP w firmie.

Co z zaległym urlopem przy rozwiązaniu umowy o pracę?

W okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi urlopu, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać w wymiarze nieprzekraczającym tego okresu (art. 167¹ KP). To najpewniejszy sposób na rozliczenie zaległych dni bez wypłaty ekwiwalentu, zwłaszcza przy dłuższym wypowiedzeniu. Przepis dotyczy zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego.

Jeśli urlopu nie da się wykorzystać przed końcem umowy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 KP). Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeśli ten termin przypada przed dniem rozwiązania umowy, w ciągu 10 dni od jej ustania (art. 171 § 4 i 5 KP). Sposób wyliczenia ekwiwalentu omawiamy w artykule ekwiwalent za urlop — najważniejsze zasady.

W trakcie trwania zatrudnienia wypłata ekwiwalentu zamiast urlopu jest niedopuszczalna. Pracodawca, który „rozlicza" zaległe dni gotówką, bo pracownik woli pieniądze niż wolne, nadal nie udzielił urlopu i naraża się na karę z art. 282 KP, a wypłacona kwota nie zamyka roszczenia pracownika o urlop w naturze.

Jak uporządkować zaległe urlopy w firmie przed 30 września?

Skoro co trzeci pracownik według badania enel-med nie wykorzystuje całego urlopu, w większości firm zaległości dotyczą przynajmniej kilku osób. Porządkowanie ich warto zacząć od stanu faktycznego, a nie od wysyłania maili do całej załogi.

Lista kontrolna dla działu kadr

• Zestawienie zaległości — sprawdź w kartach urlopowych, kto ma niewykorzystane dni za 2025 r. i ewentualnie za lata wcześniejsze. Uwzględnij pracowników, którym po zmianach w zaliczaniu stażu pracy mógł wzrosnąć wymiar urlopu.
• Weryfikacja wymiaru — upewnij się, że liczba dni jest prawidłowa (20 lub 26 dni, proporcjonalnie przy niepełnym etacie); więcej w tekście o wymiarze urlopu wypoczynkowego.
• Pisemne wezwanie — pracownicy z zaległościami powinni dostać pismo lub maila z informacją o liczbie dni i terminie 30 września.
• Dokumentowanie decyzji — każdy udzielony urlop potwierdź wnioskiem lub pisemną decyzją z datą, aby w razie kontroli wykazać dochowanie terminu.
• Plan na przyszły rok — przy planie urlopów na 2027 r. zaplanuj wykorzystanie całego wymiaru, w tym co najmniej jednej części trwającej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 KP).

Dla pracowników, którzy przebywali w tym roku na długim zwolnieniu lekarskim albo urlopie rodzicielskim, termin 30 września często jest nierealny. W takich przypadkach urlop trzeba udzielić w najbliższym możliwym terminie po powrocie, a decyzję o tym terminie również warto udokumentować.

Podsumowanie

Zaległy urlop wypoczynkowy za 2025 r. pracodawca musi udzielić najpóźniej 30 września 2026 r., a za przekroczenie tego terminu odpowiada on, nie pracownik. Po tej dacie urlop nie przepada: pracownik może go wykorzystać później, a jego roszczenie przedawnia się dopiero po trzech latach, licząc od 1 października. Wyjątkiem są dni urlopu na żądanie, których termin z art. 168 KP nie obejmuje.

Od 8 lipca 2026 r. grzywna za nieudzielenie urlopu wynosi od 2000 do 60 000 zł, a mandat inspektora do 5000 zł, dlatego sprawdź karty urlopowe jeszcze przed końcem września i wezwij pisemnie osoby z zaległościami. Jednostronne wysyłanie pracowników na zaległy urlop pozostaje sporne, więc bezpieczniej opierać się na udokumentowanych uzgodnieniach, a z przymusu korzystać przede wszystkim w okresie wypowiedzenia. Najlepszą ochroną przed zaległościami jest jednak realny plan urlopów na 2027 r., który obejmuje cały wymiar urlopu każdego pracownika.