Regulamin antymobbingowy 2026 — co musi zawierać i do kiedy go wdrożyć

Regulamin antymobbingowy przestał być dobrą praktyką i stał się obowiązkiem ustawowym dla pracodawców zatrudniających co najmniej dziesięciu pracowników, i to niezależnie od tego, czy firma prowadzi regulamin pracy. Wprowadza go ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ogłoszona 4 sierpnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1046). Przepisy wchodzą w życie 5 listopada 2026 r. Na przygotowanie dokumentu ustawodawca dał sześć miesięcy. Skala problemu, który ma on adresować, rośnie: w 2025 roku do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęło 2626 skarg dotyczących mobbingu, o 34 procent więcej niż rok wcześniej (300Gospodarka za GIP, 2026).

Najważniejsze wnioski

• Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników — nowy art. 94^3a Kodeksu pracy.
• Termin na wydanie albo dostosowanie dokumentu upływa 5 maja 2027 r., ale sam regulamin wchodzi w życie dopiero dwa tygodnie po ogłoszeniu załodze.
• Regulamin musi opisywać reguły, procedury oraz częstotliwość działań w czterech obszarach: godność, równe traktowanie, dyskryminacja i mobbing.
• Zadośćuczynienie za mobbing wynosi co najmniej sześciokrotność płacy minimalnej, czyli 28 836 zł w 2026 roku i 29 700 zł od stycznia 2027.
• Ciężar dowodu przechodzi na pracodawcę — bez udokumentowanych działań prewencyjnych trudno będzie wykazać, że do naruszenia nie doszło.

Kto musi mieć regulamin antymobbingowy od listopada 2026?

Próg wynosi dziesięciu pracowników. To najniższy próg dokumentacyjny, jaki Kodeks pracy zna w obszarze regulaminów wewnętrznych. Nowy art. 94^3a § 1 nakazuje takiemu pracodawcy ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań w czterech obszarach, „jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy". Innymi słowy: dokument może być odrębny albo wpleciony w istniejące akty wewnątrzzakładowe. Gdzieś jednak istnieć musi.

Ustawa mówi o pracownikach, czyli osobach zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Zleceniobiorcy i współpracownicy na kontraktach B2B nie liczą się do progu, choć — o czym niżej — nowa definicja mobbingu obejmuje zachowania pochodzące także od nich. Firma zatrudniająca ośmiu etatowców i piętnastu zleceniobiorców formalnie regulaminu mieć nie musi. Nadal jednak podlega ogólnemu obowiązkowi systematycznego przeciwdziałania mobbingowi z art. 94³ § 1, który obejmuje każdego pracodawcę bez względu na wielkość zatrudnienia.

Według danych GUS z trzeciego kwartału 2025 roku mikrofirmy zatrudniające do dziewięciu osób stanowią 95,9 procent aktywnych przedsiębiorstw w Polsce, a podmioty od dziesięciu pracowników wzwyż — nieco ponad cztery procent z 2,875 mln firm (PulsHR za GUS, 2025). Nowy obowiązek obejmie więc kilkadziesiąt tysięcy pracodawców. W większości są to firmy, które dotąd żadnego regulaminu wewnętrznego nie prowadziły.

Dlaczego firmy od 10 do 49 pracowników mają najwięcej pracy

Tu kryje się pułapka, którą łatwo przeoczyć przy pobieżnej lekturze nowelizacji. Obowiązek posiadania regulaminu pracy powstaje dopiero przy pięćdziesięciu pracownikach (art. 104 § 1¹ Kodeksu pracy), a przy zatrudnieniu od dwudziestu do czterdziestu dziewięciu osób tylko wtedy, gdy zażąda tego zakładowa organizacja związkowa. Nowelizacja dopisała wprawdzie do katalogu obowiązkowych elementów regulaminu pracy punkt dziesiąty o procedurach antymobbingowych, ale to rozwiązanie działa wyłącznie tam, gdzie regulamin pracy w ogóle istnieje.

Pracodawca zatrudniający na przykład osiemnaście osób i niemający regulaminu pracy ani układu zbiorowego musi więc wydać odrębny regulamin antymobbingowy. To dla niego pierwszy dokument tego typu w historii firmy. Wymaga uzgodnień z przedstawicielami załogi i formalnego ogłoszenia. Duże organizacje mają zadanie prostsze. Aneksują istniejący regulamin pracy, dopisując do niego nowy punkt dziesiąty, albo wydają osobną politykę, jeśli wolą rozdzielić obie materie. Więcej o samej konstrukcji dokumentów wewnątrzzakładowych opisaliśmy w tekście o tym, kiedy regulamin pracy i regulamin wynagradzania są obowiązkowe.

Nowa definicja mobbingu, którą regulamin musi odzwierciedlać

Powielanie starej definicji w nowym dokumencie to najczęstszy błąd. Widać go w większości krążących po sieci wzorów. Od 5 listopada 2026 r. art. 94³ § 2 brzmi zwięźle: „Mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika". Zniknął wymóg wykazania długotrwałości, obniżonej oceny przydatności zawodowej i rozstroju zdrowia. To właśnie te trzy przesłanki przez dwadzieścia lat przesądzały o przegranej większości powództw, bo dowiedzenie rozstroju zdrowia wymagało opinii biegłego i lat postępowania. Uporczywość ustawodawca zdefiniował jako powtarzalność, nawracalność lub stałość zachowania, wyłączając zachowania incydentalne.

Paragraf 4 wymienia siedem przejawów mobbingu, które mogą występować samodzielnie lub łącznie: upokarzanie, uwłaczanie, zastraszanie, zaniżanie oceny przydatności zawodowej, nieuzasadnioną krytykę wraz z poniżaniem i ośmieszaniem, utrudnianie funkcjonowania w środowisku pracy oraz izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu. Regulamin, który tej listy nie odwzorowuje, zostawia komisji wyjaśniającej zbyt dużo swobody. A interpretacja komisji zacznie się wtedy rozjeżdżać z ustawą.

Trzy dodatkowe rozstrzygnięcia zmieniają praktykę firm najbardziej. Po pierwsze, § 7 przesądza, że mobbingiem są także zachowania, których celem nie było uporczywe nękanie — intencja sprawcy przestaje mieć znaczenie. Po drugie, § 8 obejmuje zachowania pochodzące od przełożonego, osoby równorzędnej, podwładnego, a nawet od osób pracujących na innej podstawie niż stosunek pracy. Po trzecie, § 9 wprost chroni pracodawcę: rozliczanie z powierzonej pracy i jej krytyka, jeśli są uzasadnione i wyrażone we właściwej formie, mobbingiem nie są. Szerzej rozbieramy tę definicję we wpisie o tym, czym jest mobbing i jak go rozpoznać.

Co musi zawierać regulamin antymobbingowy?

Ustawa nie narzuca gotowego spisu treści, ale wyznacza siatkę pojęć, z której da się taki spis odtworzyć bez większego ryzyka. Art. 94^3a § 1 wymaga określenia trzech rzeczy — reguł, procedur oraz częstotliwości działań — w czterech obszarach tematycznych. Z kolei art. 94³ § 1 i bliźniaczy art. 18^3g wskazują pięć rodzajów działań, które pracodawca ma prowadzić systematycznie. Przecięcie tych dwóch osi daje realny szkielet dokumentu.

W każdym z tych obszarów dokument powinien opisać pięć rodzajów działań wskazanych w ustawie: prewencję, wykrywanie naruszeń, reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych. Element, o którym praktycy zapominają najczęściej, to częstotliwość. Zapis „pracodawca prowadzi szkolenia antymobbingowe" nie spełnia wymogu ustawowego, bo nie odpowiada na pytanie „jak często". Zapis „szkolenie wstępne przy zatrudnieniu i powtórka nie rzadziej niż raz na dwa lata" — spełnia.

Jak powinna wyglądać procedura zgłoszenia i postępowania wyjaśniającego?

Procedura jest sercem dokumentu. To ona zadecyduje o tym, czy firma obroni się przed zarzutem bierności. Powinna wskazywać co najmniej dwa niezależne kanały zgłoszeń, tak aby pracownik mógł ominąć przełożonego, którego zachowanie zgłasza. Praktyka wypracowana przy wdrażaniu procedur dla sygnalistów sprawdza się tu dobrze. Mechanizm jest podobny, a wiele firm ma go już opisany. Sposób prowadzenia takich kanałów omawialiśmy w tekście o obowiązkach pracodawcy wobec sygnalistów.

Dalsza część procedury powinna określać: termin wszczęcia postępowania od dnia zgłoszenia, skład komisji wraz z zasadami wyłączenia jej członka z powodu konfliktu interesów, sposób wysłuchania stron i świadków, maksymalny czas trwania postępowania oraz formę rozstrzygnięcia. Osobno trzeba opisać środki tymczasowe, na przykład rozdzielenie stron na czas wyjaśniania sprawy albo czasową zmianę podległości służbowej osoby zgłaszającej. Język dokumentu powinien pozostać neutralny: postępowanie dotyczy zgłoszenia, a nie „mobbera", i kończy się ustaleniem, a nie wyrokiem.

Odwrócony ciężar dowodu — dlaczego martwy dokument nie wystarczy

Nowy art. 18^3f zaważy na sprawach sądowych bardziej niż sama definicja mobbingu. Chodzi o rozkład ciężaru dowodu. Osoba zarzucająca naruszenie zasady równego traktowania musi je jedynie uprawdopodobnić, a wtedy to pracodawca „jest obowiązany wykazać, że nie dopuścił się jej naruszenia". Kluczowy jest zakres tej reguły: ustawa stosuje ją nie tylko w postępowaniu cywilnym, lecz także w postępowaniach prowadzonych „na podstawie obowiązujących u danego pracodawcy przepisów", czyli wewnątrz firmy, według jej własnej procedury.

Dla działu HR oznacza to konkretną zmianę w sposobie prowadzenia dokumentacji. Materiałem dowodowym stają się listy obecności na szkoleniach, protokoły z postępowań wyjaśniających, wyniki ankiet o atmosferze w zespołach i notatki z rozmów naprawczych. Sam plik w intranecie już nie wystarczy. Dokument, który nie zostawia po sobie żadnego śladu wykonania, w takim układzie nie pomaga wcale, bo pracodawca nie ma czym wykazać własnej staranności. Sprawdzanie dokumentacji kadrowej jest zresztą stałym punktem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Ile kosztuje zaniedbanie? Kwoty zadośćuczynień w 2026 i 2027 roku

Nowelizacja powiązała minimalne zadośćuczynienia z płacą minimalną. Kwoty rosną więc automatycznie każdego stycznia. W 2026 roku płaca minimalna wynosi 4806 zł, a od 1 stycznia 2027 r. wzrośnie do 4950 zł zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów (Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, 2026). To przekłada się bezpośrednio na dolne progi roszczeń.

To są progi minimalne, a nie kwoty typowe. Sąd może zasądzić wielokrotnie więcej, oceniając rozmiar krzywdy. Pracodawca, który wypłacił zadośćuczynienie, zyskał za to nowe uprawnienie regresowe: art. 94³ § 12 pozwala mu dochodzić wyrównania szkody od osoby, od której pochodziły zachowania stanowiące mobbing, w wysokości odpowiadającej stopniowi jej winy. Roszczenia z tego tytułu trafią do sądów rejonowych niezależnie od wartości przedmiotu sporu, co wynika ze zmienionego art. 461 § 1¹ Kodeksu postępowania cywilnego.

Ochrona zgłaszających i świadków przed odwetem

Art. 18^3e rozszerza ochronę poza samego zgłaszającego. Skorzystanie przez pracownika z uprawnień z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania ani przyczyną wypowiedzenia. Ta sama ochrona przysługuje pracownikowi, który „udzielił wsparcia w jakiejkolwiek formie" osobie korzystającej z tych uprawnień, a więc świadkowi, koledze z zespołu czy osobie towarzyszącej podczas rozmowy z komisją.

Ustawodawca postawił jednak granicę, o której warto pamiętać przy pisaniu regulaminu. Paragraf 4 wyłącza ochronę wobec osoby, która wiedziała, że do naruszenia prawa pracy nie doszło, a mimo to zdecydowała się złożyć zgłoszenie. Świadome fałszywe zgłoszenie nie korzysta więc z parasola ochronnego, choć ciężar wykazania złej wiary spoczywa na pracodawcy. Zapisanie tej zasady w dokumencie ma wartość praktyczną. Studzi obawy kadry menedżerskiej, że procedura stanie się narzędziem rozgrywek personalnych.

Jak wdrożyć regulamin krok po kroku — uzgodnienia i terminy

Harmonogram jest ciaśniejszy, niż wynikałoby to z samej daty granicznej. Art. 4 ustawy nowelizującej daje sześć miesięcy od wejścia w życie przepisów, czyli czas do 5 maja 2027 r. Do regulaminu z art. 94^3a stosuje się jednak odpowiednio art. 104³ Kodeksu pracy, zgodnie z którym dokument wchodzi w życie dopiero po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników. Co to oznacza w praktyce? Regulamin ogłoszony 4 maja 2027 r. w terminie ustawowym jeszcze nie obowiązuje.

Przed ogłoszeniem trzeba przejść tryb uzgodnieniowy. Pracodawca uzgadnia treść z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w firmie działa kilka takich organizacji, uzgodnienia wymaga stanowisko każdej z nich. Jeśli porozumienie ze wszystkimi jest niemożliwe, wystarczy uzgodnienie z organizacjami reprezentatywnymi zrzeszającymi co najmniej pięć procent załogi. Gdy związków w firmie nie ma, partnerem stają się przedstawiciele pracowników wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy, co dla wielu mniejszych firm oznacza pierwsze takie wybory. Jeżeli w ciągu trzydziestu dni od przedstawienia projektu do uzgodnienia nie dojdzie, pracodawca ustala treść samodzielnie, uwzględniając poczynione ustalenia.

Osobno biegnie kwestia samej definicji. Nowe brzmienie art. 94³ obowiązuje od 5 listopada 2026 r. bez żadnego okresu przejściowego, a art. 3 nowelizacji nakazuje stosować nowe przepisy również do zachowań, które rozpoczęły się wcześniej i trwały po tej dacie. Sześciomiesięczne vacatio legis dotyczy wyłącznie dokumentu, nie odpowiedzialności.

Czy PIP ukarze pracodawcę za brak regulaminu antymobbingowego?

Tu potrzebne jest sprostowanie. Obiegowa opinia powtarzana w wielu komentarzach do nowelizacji jest nieścisła. Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika z art. 281 Kodeksu pracy nie został rozszerzony o brak regulaminu antymobbingowego, mimo że nowelizacja zmieniła kilka innych przepisów kodeksu. Nie ma zatem przepisu, na podstawie którego inspektor pracy nałożyłby mandat wprost za nieposiadanie tego dokumentu, tak jak nakłada go za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Nie znaczy to, że zaniechanie jest bezkosztowe. Inspektor pracy może wydać wystąpienie o usunięcie naruszenia, a niewykonanie takiego wystąpienia stanowi już odrębne wykroczenie zagrożone karą grzywny. Znacznie poważniejszy jest jednak skutek procesowy opisany wyżej: firma bez procedury i bez śladów jej stosowania traci realną możliwość obalenia uprawdopodobnionego zarzutu. Do tego dochodzi nowy art. 477^6a Kodeksu postępowania cywilnego, który zabrania sądowi oddalenia powództwa tylko dlatego, że pracownik źle zakwalifikował podstawę roszczenia. Sprawa nazwana mobbingiem, a będąca w istocie naruszeniem dóbr osobistych, nie upadnie już z powodu błędnej kwalifikacji. Sąd rozpozna ją z właściwej podstawy.

Podsumowanie

Nowelizacja z 19 czerwca 2026 r. przenosi ciężar z sądowego rozliczania mobbingu na jego zapobieganie wewnątrz firmy, a regulamin antymobbingowy jest głównym narzędziem tej zmiany. Obowiązek obejmuje pracodawców od dziesięciu pracowników i musi zostać wykonany do 5 maja 2027 r., przy czym realny termin ogłoszenia dokumentu przypada dwa tygodnie wcześniej. Dokument ma opisywać reguły, procedury i częstotliwość działań w czterech obszarach, a jego treść wymaga uzgodnienia ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami załogi.

Największym ryzykiem nie jest brak papieru, lecz papier bez pokrycia. Odwrócony ciężar dowodu z art. 18^3f działa również w postępowaniach wewnętrznych, więc obroni się ta firma, która potrafi udokumentować szkolenia, zgłoszenia, postępowania wyjaśniające i działania naprawcze. Najbliższe miesiące dobrze potraktować jako czas na inwentaryzację. Sprawdź stan zatrudnienia względem progu dziesięciu pracowników, ustal, czy w firmie działa regulamin pracy, i zaplanuj tryb uzgodnień. Przegląd pozostałych tegorocznych nowości opisaliśmy w przeglądzie zmian w prawie pracy 2026.

Źródła: Ustawa z 19 czerwca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1046; Kodeks pracy, ISAP; PIP, Mobbing i dyskryminacja – nowe przepisy, 2026; Deloitte Polska, 2026; Gazeta Prawna, 2026; Infor.pl, Kadry, 2026; Kancelaria JDP, 2026; PulsHR za GIP, 2026.