Ruchomy czas pracy 2026 — art. 140¹ KP, nadgodziny, odpoczynek i wniosek pracownika

Ruchomy czas pracy to rozkład, w którym pracownik nie zaczyna pracy codziennie o tej samej godzinie, a mimo to pracodawca nie musi płacić za nadgodziny wynikające z przesunięcia startu. Podstawą jest art. 140¹ Kodeksu pracy (ISAP, tekst jednolity), dodany ustawą z 12 lipca 2013 r. Przepis przewiduje dwa warianty: pracodawca może z góry ustalić różne godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach albo wyznaczyć przedział, w którym o godzinie startu decyduje sam pracownik. W obu przypadkach ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie tworzy godzin nadliczbowych, ale pracownik musi zachować 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Poniżej wyjaśniamy, jak wprowadzić taki rozkład w firmie, jak rozpatrzyć wniosek pracownika i gdzie najczęściej pojawiają się błędy w rozliczeniu.

Najważniejsze w skrócie:

• Art. 140¹ k.p. zna dwa warianty: różne godziny startu ustalone przez pracodawcę (§ 1) oraz przedział, w którym godzinę startu wybiera pracownik (§ 2).
• Ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 k.p.).
• Ruchomy rozkład nie zwalnia z obowiązku zapewnienia 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego (art. 140¹ § 3 k.p.).
• Rozkład ustala się w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu, a pojedynczy pracownik może o niego wnioskować w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 150 § 5 k.p.).
• Rodzic dziecka do 8 lat może wnioskować o ruchomy czas pracy w ramach elastycznej organizacji pracy, a pracodawca ma 7 dni na odpowiedź (art. 188¹ k.p.).

Czym jest ruchomy czas pracy według art. 140¹ Kodeksu pracy?

Według badania GUS ponad dwie trzecie pracujących w Polsce, czyli 67,6% (GUS, badanie organizacji pracy, 2019), nie miało żadnego wpływu na godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wśród pracowników najemnych odsetek ten sięgał 82,4%. Ruchomy czas pracy jest narzędziem, które pozwala tę proporcję zmienić bez rezygnowania z kontroli nad czasem pracy.

Ruchomy czas pracy nie jest osobnym systemem czasu pracy, takim jak system równoważny czy zadaniowy. To rodzaj rozkładu, czyli sposób rozplanowania godzin pracy w ramach systemu, który firma już stosuje. Art. 140¹ trafił do Kodeksu pracy na mocy ustawy z 12 lipca 2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 896), która uporządkowała zasady obowiązujące wcześniej tylko w praktyce i stanowiskach inspekcji pracy.

Przepis składa się z czterech paragrafów, które w pełnym brzmieniu przytacza serwis Prawnik.cc (2026). Paragrafy 1 i 2 opisują dwa warianty rozkładu, paragraf 3 chroni odpoczynek pracownika, a paragraf 4 rozstrzyga kwestię nadgodzin. Właśnie ten ostatni element sprawia, że ruchomy czas pracy w ogóle opłaca się pracodawcy.

Dlaczego bez art. 140¹ przesunięcie startu tworzyłoby nadgodziny?

Kodeks pracy liczy czas pracy w dobach pracowniczych, czyli w kolejnych 24 godzinach od chwili, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z rozkładem (art. 128 § 3 pkt 1 k.p.). Jeśli pracownik zaczyna w poniedziałek o 9:00, a we wtorek o 7:00, to dwie pierwsze godziny wtorkowej pracy przypadają jeszcze na dobę poniedziałkową. Bez szczególnej regulacji dawałoby to w tej dobie 10 godzin pracy i 2 godziny nadliczbowe.

Jakie są dwa warianty ruchomego czasu pracy?

Kodeks przewiduje dwa warianty, które różnią się tym, kto decyduje o godzinie startu. W wariancie z § 1 robi to pracodawca, a w wariancie z § 2 pracownik, w granicach ustalonego przedziału. Wybór wariantu wpływa na planowanie grafików, sposób prowadzenia ewidencji i ryzyko sporu o nadgodziny.

W praktyce wiele firm łączy oba warianty. Pracownicy działu obsługi klienta mają ustalone różne godziny startu w poszczególnych dniach, a zespół księgowości korzysta z przedziału, na przykład od 7:00 do 9:30. Dla każdej grupy trzeba jednak jasno opisać zasady w regulaminie pracy.

Kiedy w ruchomym czasie pracy powstają nadgodziny?

Art. 140¹ § 4 k.p. przesądza, że w obu rodzajach ruchomego rozkładu ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Zanim przepis wszedł w życie, ten sam skutek wywodził Główny Inspektor Pracy w piśmie z 29 lipca 2008 r., o którym pisał Infor.pl (2010). Stanowisko GIP budziło jednak spory, dlatego ustawodawca zapisał tę zasadę wprost.

Zwolnienie z § 4 obejmuje wyłącznie przesunięcie startu w granicach rozkładu. Nadgodziny nadal powstają na zwykłych zasadach, gdy pracownik na polecenie przełożonego pracuje dłużej niż wynika to z jego dobowego wymiaru, albo gdy w okresie rozliczeniowym przekroczy przeciętną tygodniową normę 40 godzin. Kiedy pracownik w ruchomym czasie pracy zostaje po godzinach, liczy się więc nie godzina wyjścia, tylko liczba przepracowanych godzin od wybranego startu.

Ostatni wiersz pokazuje najczęstszy błąd. Jeśli firma toleruje różne godziny przychodzenia do pracy, ale nie wprowadziła ruchomego rozkładu formalnie, ochrona z § 4 nie działa. Zgodnie z podręcznikiem PIP „Nadgodziny w praktyce” dobowa norma może zostać przekroczona także wskutek dwukrotnego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej, a za takie godziny należy się dodatek 50% albo 100%. Więcej o samych dodatkach przeczytasz w artykule o nadgodzinach w Polsce.

Jak ruchomy czas pracy wpływa na odpoczynek dobowy i tygodniowy?

Art. 140¹ § 3 k.p. wprost zastrzega, że ruchomy rozkład nie może naruszać prawa do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 k.p.) ani 35 godzin odpoczynku tygodniowego (art. 133 k.p.). Zwolnienie z nadgodzin dotyczy więc tylko liczenia godzin, a nie przerw między dniówkami. Pracodawca, który dopuszcza wczesny start po długim dniu, musi pilnować tej granicy.

Przykład pokazuje, gdzie leży ryzyko. Pracownik z przedziałem startu 6:00–10:00 zaczął w poniedziałek o 10:00 i na polecenie szefa został do 20:00. Jeśli we wtorek przyjdzie o 6:00, między dniówkami minie tylko 10 godzin, a pracodawca naruszy art. 132 k.p. Dlatego regulamin powinien przewidywać zasadę, że start nie może nastąpić wcześniej niż 11 godzin po zakończeniu poprzedniej dniówki.

Czy taka zasada wystarczy, żeby uniknąć problemów? Pomoże, ale tylko wtedy, gdy system ewidencji pokaże pracownikowi i przełożonemu, o której najwcześniej wolno zacząć. Szczegóły dotyczące obu rodzajów odpoczynku opisaliśmy w poradniku o odpoczynku dobowym i tygodniowym.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w firmie?

Zgodnie z art. 150 § 1 k.p. systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie musi mieć regulaminu. Obowiązek wydania regulaminu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a przy 20–49 pracownikach powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Mniejsze firmy mogą ustalić ruchomy rozkład w obwieszczeniu, co opisuje komentowane brzmienie art. 150 k.p. w Lexlege.

Co wpisać do regulaminu pracy lub obwieszczenia?

• Grupę pracowników lub stanowiska, które obejmuje ruchomy rozkład.
• Wariant: stałe różne godziny w poszczególnych dniach (§ 1) albo przedział startu (§ 2).
• Granice przedziału, na przykład start między 7:00 a 9:30, oraz najpóźniejszą godzinę zakończenia pracy.
• Ewentualne godziny obowiązkowej obecności, w których odbywają się spotkania zespołu.
• Zasadę zachowania 11 godzin odpoczynku przed kolejnym startem.
• Sposób rejestrowania faktycznej godziny rozpoczęcia pracy.

Zmiana regulaminu pracy wchodzi w życie po 2 tygodniach od podania jej do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1 k.p.). Obwieszczenie pracodawca przekazuje pracownikom w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed wprowadzeniem nowego rozkładu (art. 150 § 2 k.p.). Jeśli w firmie działa związek zawodowy, regulamin pracy uzgadnia się z nim przed wydaniem. Wzór i obowiązkowe elementy regulaminu omawiamy w tekście o regulaminie pracy i regulaminie wynagradzania.

Czy pracownik może sam wnioskować o ruchomy czas pracy?

Art. 150 § 5 k.p. pozwala stosować rozkłady z art. 140¹ także na wniosek pracownika, niezależnie od tego, czy firma przewidziała je w regulaminie albo obwieszczeniu. Od nowelizacji z 26 kwietnia 2023 r. wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną, co potwierdza tekst przepisu przytaczany przez Standardy Prawa (2026). E-mail od pracownika jest więc wystarczający.

Ogólny wniosek z art. 150 § 5 nie wiąże pracodawcy. Kodeks nie określa terminu na odpowiedź ani nie wymaga uzasadnienia odmowy, choć dobra praktyka nakazuje odpowiedzieć na piśmie. Pracodawca może też zaproponować inny przedział niż ten, o który prosi pracownik, co podkreśla Poradnik Przedsiębiorcy w omówieniu rozkładów stosowanych na wniosek.

Wniosek rodzica dziecka do 8 lat

Inaczej wygląda sytuacja pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło 8 lat. Art. 188¹ k.p. pozwala mu złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy, w tym o ruchomy czas pracy, co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem. Wniosek musi zawierać dane dziecka, przyczynę, rodzaj organizacji pracy oraz termin jej rozpoczęcia i zakończenia, jak wylicza DlaJurysty.pl.

Pracodawca rozpatruje wniosek rodzica, biorąc pod uwagę zarówno potrzeby pracownika, jak i własne możliwości, w tym konieczność zachowania normalnego toku pracy. Naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy jest wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 5a k.p., zagrożonym grzywną od 1000 do 30 000 zł, na co zwraca uwagę Gazeta Prawna.

Czym ruchomy czas pracy różni się od indywidualnego rozkładu?

Indywidualny rozkład czasu pracy z art. 142 k.p. ustala się dla jednego pracownika, na jego wniosek, w ramach systemu czasu pracy, którym jest objęty. Może dotyczyć nie tylko godziny startu, ale też dni pracy i długości poszczególnych dniówek. Ruchomy rozkład z art. 140¹ jest węższy, bo zmienia wyłącznie godzinę rozpoczęcia pracy, za to daje wyraźne zwolnienie z nadgodzin przy ponownej pracy w tej samej dobie.

Ta różnica ma znaczenie przy rozliczeniu. Art. 142 nie zawiera odpowiednika § 4, więc w indywidualnym rozkładzie praca dwukrotnie rozpoczęta w jednej dobie może wygenerować nadgodziny. Jak zauważa Rzeczpospolita, wybór między tymi rozwiązaniami zależy od tego, czego oczekuje pracownik i jak bardzo pracodawca chce ograniczyć koszty rozliczeń.

Ruchomy czas pracy różni się też od zadaniowego czasu pracy. W systemie zadaniowym pracodawca rozlicza wykonanie zadań i nie wyznacza godzin pracy, a w ruchomym rozkładzie godziny nadal są ewidencjonowane, a pracownik pracuje według ustalonego wymiaru.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy przy ruchomym rozkładzie?

Art. 149 § 1 k.p. obowiązuje bez wyjątków dla ruchomego czasu pracy, więc pracodawca prowadzi ewidencję dla każdego pracownika. Przy przedziale startu z § 2 ewidencja musi odnotować faktyczną godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, bo bez niej nie da się sprawdzić ani odpoczynku dobowego, ani ewentualnych nadgodzin. Lista obecności z samym podpisem nie wystarczy.

Ewidencja jest też pierwszym dokumentem, o który pyta inspektor pracy podczas kontroli. W sprawozdaniach PIP błędy w ewidencji czasu pracy i nieprawidłowo ustalone systemy oraz rozkłady regularnie należą do najczęstszych naruszeń. Według danych PIP za 2017 r., omawianych przez Bank.pl (2018), w 26% kontroli systemy i rozkłady nie były określone w regulaminie, układzie ani obwieszczeniu, a w 9% nie zapewniono 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Elektroniczna rejestracja wejść i wyjść upraszcza tu pracę działu kadr. System może automatycznie oznaczyć dzień, w którym start nastąpił wcześniej niż 11 godzin po zakończeniu poprzedniej dniówki, albo pracownik przekroczył dobowy wymiar. Więcej o metodach ewidencji piszemy w artykule o tradycyjnej i elektronicznej ewidencji czasu pracy.

O czym pamiętać przy pracy w nocy i grupach chronionych?

Kodeks pracy wyznacza porę nocną jako 8 godzin między 21:00 a 7:00 (art. 151⁷ § 1 k.p.), a konkretne godziny ustala pracodawca w regulaminie lub obwieszczeniu. Jeżeli przedział startu zaczyna się na przykład o 6:00, a pora nocna trwa do 6:00 lub 7:00, część pracy może wypaść w porze nocnej. Za każdą taką godzinę pracownik otrzymuje dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia.

Ruchomy rozkład trzeba też dostosować do pracowników objętych szczególną ochroną. Pracownicy w ciąży nie wolno zatrudniać w nadgodzinach ani w porze nocnej (art. 178 § 1 k.p.), a pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 lat tylko za jego zgodą. W ich przypadku przedział startu powinien wykluczać godziny przypadające na porę nocną. Zasady dodatku omawiamy w tekście o pracy w godzinach nocnych.

Jakie są zalety i ryzyka ruchomego czasu pracy?

Badanie GUS z 2019 r. pokazało, że możliwość samodzielnego decydowania o godzinach startu i końca pracy miało tylko 20,6% pracujących, a kolejne 11,8% mogło o tym decydować w ograniczonym zakresie. Ruchomy rozkład jest więc wciąż rozwiązaniem, które wyróżnia pracodawcę na rynku. Dla wielu kandydatów, zwłaszcza rodziców i osób dojeżdżających z daleka, ma to większe znaczenie niż drobne benefity.

Zalety dla firmy to brak nadgodzin z tytułu przesunięcia startu, mniej spóźnień, które w sztywnym rozkładzie wymagają odpracowania lub wyjaśnień, oraz łatwiejsze dopasowanie godzin do potrzeb klientów. Ryzyka dotyczą głównie organizacji: zespół rzadziej pracuje w tym samym czasie, a dział kadr musi uważniej kontrolować odpoczynek dobowy. Jak uniknąć sytuacji, w której nikogo nie ma w biurze o 8:00? Najprostszym rozwiązaniem są godziny obowiązkowej obecności, na przykład od 10:00 do 14:00.

Podsumowanie

Ruchomy czas pracy z art. 140¹ k.p. pozwala pracownikom zaczynać pracę o różnych godzinach, a pracodawcy chroni przed nadgodzinami, które bez tego przepisu powstawałyby przy każdym wcześniejszym starcie w kolejnej dobie. Kodeks przewiduje dwa warianty: stałe, z góry ustalone różne godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach albo przedział, w którym godzinę startu wybiera pracownik.

Zwolnienie z nadgodzin działa tylko wtedy, gdy ruchomy rozkład został formalnie ustalony w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, obwieszczeniu albo na wniosek pracownika. Nie obejmuje pracy dłuższej niż dobowy wymiar ani przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej w okresie rozliczeniowym. Niezależnie od wariantu pracownik musi mieć zapewnione 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego.

Przed wprowadzeniem ruchomego rozkładu sprawdź więc, czy regulamin określa przedział startu i zasadę 11 godzin przerwy, czy ewidencja rejestruje faktyczne godziny wejścia i wyjścia oraz czy przedział nie zahacza o porę nocną. Wnioski rodziców dzieci do 8 lat rozpatruj w ciągu 7 dni i odmowę zawsze uzasadniaj na piśmie lub elektronicznie.