Zadaniowy czas pracy 2026 — zasady, nadgodziny, ewidencja i ryzyka

Zadaniowy czas pracy to system, w którym pracodawca rozlicza pracownika z wykonanych zadań, a nie z godzin spędzonych przy biurku czy w terenie. Pracownik sam decyduje, kiedy zaczyna i kończy dzień, ale zadania muszą być tak dobrane, żeby dało się je wykonać w ośmiu godzinach dziennie i przeciętnie czterdziestu tygodniowo. Właśnie w tym miejscu powstaje większość sporów, bo sama nazwa systemu nie zwalnia firmy z płacenia za nadgodziny, co Sąd Najwyższy powtarza od ponad dwudziestu pięciu lat. Podstawą prawną jest art. 140 Kodeksu pracy (ISAP, tekst jednolity), a uzupełniają go przepisy o normach, ewidencji i godzinach nadliczbowych.

Najważniejsze w skrócie:

• Zadaniowy czas pracy wolno stosować tylko wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania (art. 140 k.p.).
• Czas potrzebny na wykonanie zadań pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem, a zadania muszą mieścić się w normach z art. 129 k.p.: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu.
• Pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy takiego pracownika (art. 149 § 2 k.p.), ale nadal prowadzi ewidencję dni pracy, urlopów i innych nieobecności.
• Jeśli zadań nie da się wykonać w normie, pracownikowi należy się wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny, a w sporze to pracodawca musi wykazać, że zadania były wykonalne.
• Od 8 lipca 2026 r. grzywna za naruszenie przepisów o czasie pracy wynosi od 2000 do 60 000 zł.

Czym jest zadaniowy czas pracy?

Według informacji rządowej Zielonej Linii (gov.pl, 2024) w zadaniowym czasie pracy pracownik jest rozliczany z powierzonych zadań, a nie z czasu, jaki na nie poświęca. To jeden z kilku systemów czasu pracy przewidzianych w Kodeksie pracy, obok podstawowego, równoważnego, przerywanego czy weekendowego. W odróżnieniu od nich nie ma tu harmonogramu ani z góry ustalonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Kodeks opisuje ten system w jednym, krótkim przepisie. Art. 140 k.p. stanowi, że w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy, a pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając normy czasu pracy z art. 129 k.p. Z tego zdania wynikają trzy warunki: obiektywne uzasadnienie, porozumienie co do czasu i zgodność z normami.

Warto odróżnić zadaniowy czas pracy od zwykłej swobody w organizowaniu dnia. Pracownik biurowy, który może przyjść o 7:00 albo o 9:00, pracuje zwykle w systemie podstawowym z ruchomym rozkładem, a nie w zadaniowym. Różnica ma znaczenie praktyczne, bo od systemu zależy sposób prowadzenia ewidencji i rozliczania nadgodzin, o czym szerzej piszemy w tekście o równoważnym systemie czasu pracy i innych systemach.

Kiedy pracodawca może wprowadzić zadaniowy czas pracy?

Art. 140 k.p. wymienia trzy przesłanki, z których wystarczy jedna: rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania. Najczęściej chodzi o stanowiska samodzielne, na których pracownik nie współpracuje na bieżąco z innymi i nie musi być stale obecny w zakładzie. Zielona Linia wskazuje jako typowe przykłady przedstawicieli handlowych i agentów nieruchomości.

Komentatorzy dopisują do tej listy projektantów, architektów, programistów, kurierów i inkasentów, a także osoby pracujące w domu i rozliczane z efektu. Jednocześnie Rzeczpospolita przypomina, że system nie nadaje się dla osób obsługujących taśmę produkcyjną, pracujących pod bezpośrednim nadzorem przełożonego czy takich, które muszą być do dyspozycji w określonych godzinach.

Czy da się więc objąć tym systemem cały dział, bo „tak jest prościej”? Nie, jeśli pracownicy faktycznie siedzą przy biurkach w stałych godzinach. Inspektor pracy oceni rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie nazwę z regulaminu.

Jak formalnie wprowadzić zadaniowy czas pracy?

Zgodnie z art. 150 § 1 Kodeksu pracy systemy i rozkłady czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem ani nie musi tworzyć regulaminu. Regulamin pracy jest obowiązkowy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, o czym piszemy w tekście o regulaminie pracy i regulaminie wynagradzania.

Sam zapis w regulaminie nie wystarczy. Drugim krokiem jest porozumienie z konkretnym pracownikiem co do czasu potrzebnego na wykonanie zadań. Zielona Linia zaleca, żeby wprowadzić system w drodze porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę, a jeśli to niemożliwe, pozostaje wypowiedzenie zmieniające.

Czy brak porozumienia unieważnia system?

Brak porozumienia nie przesądza automatycznie o nieskuteczności systemu, ale przerzuca na pracodawcę ciężar dowodu. Według omówienia na e-prawnik.pl Sąd Najwyższy w wyroku z 15 marca 2006 r. (II PK 165/05) przyjął, że w takiej sytuacji pracodawca musi wykazać, że powierzone zadania dało się wykonać w granicach norm z art. 129 k.p. Bez dokumentów pokazujących zakres zadań taki dowód jest bardzo trudny.

Lista kontrolna przed wprowadzeniem systemu

• Opisz w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, które stanowiska mogą pracować w systemie zadaniowym.
• Sprawdź, czy dane stanowisko rzeczywiście spełnia jedną z przesłanek z art. 140 k.p.
• Zawrzyj z pracownikiem porozumienie zmieniające albo wpisz system do nowej umowy o pracę.
• Przekaż pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia z art. 29 § 3 k.p., w tym o normach czasu pracy i zasadach pracy w godzinach nadliczbowych.
• Ustal sposób przekazywania zadań i potwierdzania ich wykonania, na przykład miesięczną kartę zadań.

Jak ustalać zadania, żeby system był zgodny z prawem?

Art. 129 § 1 k.p. wyznacza normy, w które muszą zmieścić się zadania: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Pracodawca nie może więc przydzielać zadań „ile się da”, tylko musi oszacować, ile czasu zajmą przy normalnym tempie pracy.

Przepisy nie mówią, na jaki okres należy wyznaczać zadania. Infor.pl podkreśla jednak, że zlecanie zadań na bieżąco, każdego dnia, jest w tym systemie niedopuszczalne, a zadania warto określać co najmniej z kilkudniowym wyprzedzeniem. Zadania stałe, powtarzalne co miesiąc, można wpisać wprost do umowy o pracę.

Dobrze opisane zadanie ma trzy elementy: co ma zostać zrobione, w jakim terminie i w jakim przewidywanym czasie. Przykładowo przedstawiciel handlowy może mieć w miesiącu 60 wizyt u klientów z określonego regionu, comiesięczny raport sprzedaży i dwa szkolenia produktowe. Zadaniem nie może być natomiast wynik ekonomiczny, taki jak „sprzedaż na 200 tys. zł”, bo jego osiągnięcie nie zależy wyłącznie od czasu pracy pracownika.

Czy w zadaniowym czasie pracy należą się nadgodziny?

Tak, i jest to najważniejsza zasada całego systemu. Już w orzeczeniu z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 181/99) Sąd Najwyższy stwierdził, że nazwanie czasu pracy zadaniowym nie wyłącza stosowania przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych, co przypomina e-prawnik.pl. Jeśli zadania obiektywnie wymagają więcej niż 8 godzin dziennie, ich zlecenie jest równoznaczne z poleceniem pracy w nadgodzinach.

Nadgodziny nie powstają jednak wtedy, gdy pracownik wydłuża dzień z własnego wyboru albo pracuje wolniej niż przeciętnie. Liczy się to, czy zadania dało się wykonać w normie przy zwykłej staranności. Dlatego tak ważne jest rzetelne oszacowanie czasu na etapie ich przydzielania, a później reagowanie na sygnały, że pracownik nie wyrabia się z planem.

Gdy nadgodziny wystąpią, pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek z art. 151¹ § 1 k.p. Dodatek wynosi 100 % za pracę w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy oraz w dniu wolnym udzielonym za pracę w niedzielę lub święto, a 50 % w pozostałych przypadkach. Szczegóły obliczeń opisujemy w artykule o nadgodzinach.

Czy ryczałt za nadgodziny rozwiązuje problem?

Art. 151¹ § 4 k.p. pozwala zastąpić wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny ryczałtem, ale tylko u pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych, więc nie może być symboliczną kwotą dopisaną do pensji.

Ryczałt nie zamyka jednak drogi do sądu. W wyroku z 27 stycznia 2016 r. (I PK 25/15), opisanym przez Lege Artis, Sąd Najwyższy zajmował się szefem kuchni na statku wycieczkowym. W sezonie pracował on zwykle od 6:30 do 21:30, a za nadgodziny dostawał stały ryczałt w wysokości 20 % podstawy. Sąd pierwszej instancji zasądził mu 123 tys. zł, a SN potwierdził, że ryczałt nie pozbawia pracownika dodatku, gdy normy przekraczano znacznie.

Wniosek dla pracodawcy jest prosty: ryczałt trzeba co jakiś czas porównywać z faktyczną liczbą nadgodzin. Jeśli zadania urosły, a ryczałt pozostał taki sam, różnica może wrócić w postaci pozwu obejmującego trzy lata wstecz.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy w systemie zadaniowym?

Według danych ze sprawozdania PIP za 2024 r., omówionych przez Poradnik Przedsiębiorcy, inspektorzy stwierdzili nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy w 47 % kontroli. W systemie zadaniowym błędy biorą się często z przekonania, że ewidencji w ogóle nie trzeba prowadzić.

Tymczasem art. 149 § 2 k.p. zwalnia pracodawcę tylko z ewidencjonowania godzin pracy. Pozostałe elementy ewidencji, wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, nadal obowiązują. Trzeba więc odnotowywać dni pracy, pracę w niedziele i święta, urlopy, zwolnienia lekarskie, zwolnienia od pracy i inne nieobecności.

Brak godzin w ewidencji bywa później problemem dla samego pracodawcy. W sporze o nadgodziny pracownik może przedstawić własne notatki, e-maile wysyłane późnym wieczorem czy logi z systemów, a firma nie ma dokumentu, który by im przeczył. Dlatego część pracodawców prowadzi dodatkowo miesięczną kartę zadań, która w razie zarzutu pozorności systemu pokazuje, że był on faktycznie stosowany (zob. omówienie orzecznictwa w Rzeczpospolitej). Więcej o narzędziach przeczytasz w tekście o ewidencji czasu pracy.

Czy w zadaniowym czasie pracy obowiązuje odpoczynek dobowy i tygodniowy?

Tak, bo art. 132 i 133 k.p. nie przewidują wyjątku dla tego systemu. Pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie i 35 godzin w każdym tygodniu. Według danych PIP za 2024 r. naruszenia odpoczynku dobowego wykryto w 9 % kontroli, a tygodniowego w 6 %.

W praktyce pracodawca nie widzi godzin pracy, więc nie może sam pilnować przerw w każdej dobie. Może jednak tak ułożyć zadania, żeby nie wymuszały pracy wieczorem i w weekendy. Obowiązuje też zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, co oznacza, że zadania nie powinny wymagać pracy w każdy dzień tygodnia. Szczegółowe zasady opisujemy w artykule o odpoczynku dobowym i tygodniowym.

Jak liczy się urlop, chorobę i pracę w nocy?

Zadaniowy czas pracy nie zmienia zasad udzielania urlopu: pracownik ma 20 albo 26 dni w zależności od stażu, a dzień urlopu odpowiada 8 godzinom. Urlopu udziela się na dni, które byłyby dla pracownika dniami pracy, czyli zwykle od poniedziałku do piątku. W dniach urlopu i choroby pracodawca powinien zmniejszyć zakres zadań proporcjonalnie, bo inaczej pracownik musiałby nadrabiać je w pozostałe dni.

Praca w porze nocnej również daje prawo do dodatku z art. 151⁸ k.p., czyli 20 % stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za każdą godzinę w nocy. Pracodawca powinien ustalić w regulaminie, jakie godziny są porą nocną. Jeśli zadania nie wymagają pracy w nocy, a pracownik sam wybiera takie godziny, dodatek co do zasady nie przysługuje. Spór pojawia się wtedy, gdy charakter zadań, na przykład obsługa klientów w innej strefie czasowej, praktycznie wymusza pracę nocą.

Jakie błędy pracodawcy popełniają najczęściej?

W 2024 r. PIP uznała za zasadne 34 % zarzutów ze skarg dotyczących czasu pracy, a nieprawidłowości przy ustalaniu rozkładów czasu pracy wykryła w 33 % kontroli, wynika z omówienia sprawozdania PIP. Przy systemie zadaniowym powtarza się kilka schematów:

• System „na papierze”. Pracownik ma w umowie zadaniowy czas pracy, ale przychodzi na 8:00, a kierownik rozlicza go z obecności.
• Brak opisu zadań. Zadania istnieją tylko w głowie przełożonego albo są przekazywane codziennie mailem, co przekreśla istotę systemu.
• Zadania ponad normę. Plan na miesiąc wymaga 200 godzin pracy przy wymiarze 160, a firma nie płaci za różnicę.
• Brak jakiejkolwiek ewidencji. Pracodawca nie odnotowuje nawet urlopów i zwolnień, bo „w zadaniowym się nie ewidencjonuje”.
• Ryczałt bez weryfikacji. Kwota ustalona kilka lat temu nie odpowiada obecnemu zakresowi obowiązków.

Konsekwencje są dwojakie. Pracownik może dochodzić zaległego wynagrodzenia za trzy lata, a inspektor pracy może nałożyć grzywnę z art. 281 k.p. Od 8 lipca 2026 r. jej widełki wynoszą od 2000 do 60 000 zł, a przy ponownym naruszeniu w ciągu dwóch lat nawet do 90 000 zł, o czym informuje Infor.pl.

Czy zadaniowy czas pracy można połączyć z pracą zdalną?

Tak, i jest to coraz częstsze połączenie, bo oba rozwiązania opierają się na rozliczaniu z efektów. Praca zdalna, uregulowana w art. 67¹ i następnych Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r., dotyczy miejsca wykonywania pracy, a system zadaniowy dotyczy sposobu liczenia czasu. Jedno nie wynika z drugiego, więc oba trzeba ustalić osobno.

Pracownik zdalny w systemie podstawowym ma ustalone godziny pracy i powinien być wtedy dostępny. W systemie zadaniowym takiego obowiązku nie ma, chyba że strony umówią się na krótkie okienka kontaktu, na przykład cotygodniowe spotkanie zespołu. Więcej o obowiązkach przy pracy z domu znajdziesz w artykule o zasadach pracy zdalnej, a ogólne informacje o normach w poradniku PIP „Czas pracy”.

Podsumowanie

Zadaniowy czas pracy daje pracownikowi swobodę w planowaniu dnia, a pracodawcy pozwala rozliczać ludzi z efektów zamiast z obecności. Działa jednak tylko wtedy, gdy stanowisko rzeczywiście się do niego nadaje, a zadania są opisane konkretnie i mieszczą się w normie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu.

Pracodawca, który chce stosować ten system bezpiecznie, powinien wpisać go do regulaminu pracy lub obwieszczenia, zawrzeć porozumienie z pracownikiem i przekazywać zadania z wyprzedzeniem, najlepiej w formie miesięcznej karty. Ewidencja nadal obejmuje dni pracy i nieobecności, mimo że godziny pracy nie są rejestrowane.

Najważniejsze ryzyko pozostaje niezmienne od lat: nazwa systemu nie chroni przed roszczeniami o nadgodziny. Jeśli zadania wymagają więcej czasu, niż przewidują normy, pracownikowi należy się wynagrodzenie z dodatkiem, a w sporze to firma musi udowodnić, że plan był wykonalny.