Jakie są zasady stosowania kar porządkowych w miejscu pracy?
Kary porządkowe to środki dyscyplinarne, które mogą być stosowane przez pracodawców w celu utrzymania porządku w miejscu pracy oraz zapewnienia przest...
Słowniczek
Akta osobowe pracownika
Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów, który pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Składają się z pięciu części (od 2023 roku): część A — dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (CV, kwestionariusz, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie), część B — dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (umowa, aneksy, zakresy obowiązków, szkolenia BHP, oceny okresowe), część C — dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (wypowiedzenie, świadectwo pracy, karta obiegowa), część D — dokumenty dotyczące kar porządkowych, część E — dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności substancji psychoaktywnych. Akta muszą być przechowywane przez 10 lat (dla umów od 2019) lub 50 lat (dla wcześniejszych). Mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca odpowiada za ich bezpieczeństwo i poufność.
Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 — 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych wcześniej — 50 lat (chyba że pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS, wtedy 10 lat).
Tak, od 1 stycznia 2019 pracodawca może prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej. Wymaga to opatrzenia dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną i zapewnienia integralności danych.
Nieprowadzenie akt osobowych lub prowadzenie ich niezgodnie z przepisami stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1 000 do 30 000 PLN. Dodatkowo brak dokumentacji utrudnia obronę w sporach sądowych z pracownikiem.
Pracodawca, upoważnieni pracownicy działu HR, sam pracownik (ma prawo wglądu i sporządzania kopii), inspektorzy PIP, organy sądowe i prokuratura. Dostęp osób trzecich wymaga podstawy prawnej lub zgody pracownika.
Pracodawca musi przekazać akta podmiotowi uprawnionemu do przechowywania dokumentacji (archiwum, firma archiwizacyjna) na koszt pracodawcy, zapewniając kontynuację przechowywania przez wymagany okres.