Retencja danych HR

Retencja danych HR to polityka określająca okresy przechowywania danych osobowych pracowników, kandydatów i byłych pracowników, wynikająca z zasady ograniczenia przechowywania RODO (art. 5.1.e) — dane mogą być przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do celów przetwarzania. W HR okresy retencji wynikają głównie z przepisów prawa: akta osobowe 10 lat (od 2019) lub 50 lat (wcześniej), dokumentacja płacowa 10/50 lat (jak akta), dokumentacja podatkowa 5 lat, ewidencja czasu pracy 10 lat, monitoring wizyjny max. 3 miesiące, dane rekrutacyjne niezatrudnionych max. 3 miesiące (dłużej za zgodą), dane ZFŚS do momentu realizacji celu, dokumentacja BHP/wypadków 10 lat. Po upływie okresu retencji pracodawca ma obowiązek usunąć lub zanonimizować dane. Polityka retencji powinna być udokumentowana, pracownicy HR przeszkoleni, a proces usuwania automatyzowany (system kadrowy z alertami).

Maksymalnie do 3 miesięcy po zakończeniu rekrutacji (czas na ewentualne roszczenia dyskryminacyjne). Dłużej — tylko za wyraźną zgodą kandydata na przyszłe rekrutacje (okres zgodny ze zgodą, np. 12 miesięcy). Po upływie — obowiązkowe usunięcie.

Tak — anonimizacja (nieodwracalne usunięcie możliwości identyfikacji) jest równoważna usunięciu. Zanonimizowane dane nie są danymi osobowymi i mogą być przechowywane bezterminowo (np. do analiz statystycznych, raportów HR).

Wdrożyć politykę retencji (dokument z okresami per kategoria danych), ustawić alerty w systemie kadrowym, wyznaczać termin przeglądu (co kwartał), dokumentować usunięcie, szkolić pracowników HR. Automatyzacja minimalizuje ryzyko zapomnienia.

Pragmatyczne podejście UODO: dane w backupach usuwane przy najbliższej rotacji. Nie wymaga się natychmiastowego usunięcia z backupów. Kluczowe: backup nie może być użyty do odtworzenia danych po ich usunięciu z systemu produkcyjnego.

Umowa o pracę jest częścią akt osobowych — 10 lat (od 2019) lub 50 lat. Umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło): 10 lat od zakończenia (termin przedawnienia roszczeń). Dokumentacja podatkowa: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności.

Powiązane pojęcia

Dane biometryczne pracowników

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Monitoring pracowników

Naruszenie ochrony danych osobowych

Obowiązek informacyjny RODO