Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2026 — terminy, ZUS, RODO
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w 2026 r. wymaga jednoczesnego rozumienia kilku reżimów prawnych. Zasadnicze terminy to 10 lub 50 lat — w zal...
Słowniczek
Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy to obowiązkowa dokumentacja prowadzona przez pracodawcę dla każdego pracownika, zawierająca szczegółowe informacje o czasie pracy w poszczególnych dniach. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, pracodawca prowadzi ewidencję w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń. Ewidencja musi zawierać: liczbę przepracowanych godzin (w tym godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy), godziny nadliczbowe, godziny pracy w nocy, godziny pracy w dni wolne, godziny dyżuru, urlopy, zwolnienia od pracy i inne nieobecności. Dokumenty przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu. Ewidencja może być prowadzona elektronicznie (systemy RCP, programy kadrowe) lub papierowo. Nie prowadzi się jej dla pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę nocną.
Pracownicy w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej. Dla tych osób prowadzi się uproszczoną ewidencję.
Tak — pracodawca musi udostępnić pracownikowi ewidencję czasu pracy na jego żądanie. Odmowa stanowi wykroczenie. Pracownik może też żądać kopii dokumentacji.
Grzywna od 1 000 do 30 000 PLN. W sporze sądowym brak ewidencji przerzuca ciężar dowodu na pracodawcę — to pracownik będzie mógł przedstawić swoją wersję przepracowanych godzin.
Systemy RCP (rejestracji czasu pracy) z kartami/biometrią, programy kadrowe (Gratyfikant, enova365, HRlink), platformy SaaS (Calamari, TimeCamp). Muszą zapewniać bezpieczeństwo danych i możliwość wydruku.
Przez cały okres zatrudnienia plus 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Dotyczy to zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dla wcześniej zatrudnionych — 50 lat po ustaniu zatrudnienia.
Powiązane pojęcia
Powiązane artykuły
Ewidencja czasu pracy – Tradycyjne i nowoczesne rozwiązania
Ewidencja czasu pracy to element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji, który ma istotny wpływ na efektywność operacyjną, zgodność z prze...