Kwestionariusz osobowy

Kwestionariusz osobowy to formularz służący do zbierania danych osobowych od kandydatów do pracy i pracowników, którego zakres reguluje Kodeks pracy (art. 22¹) oraz RODO. Wyróżnia się dwa rodzaje: kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusz dla pracownika. Od kandydata pracodawca może żądać: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (tylko gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju). Od pracownika dodatkowo: adresu zamieszkania, numeru PESEL (lub dokumentu tożsamości), danych dzieci (dla celów świadczeń), numeru rachunku bankowego. Pracodawca nie może żądać danych nadmiarowych (np. stan cywilny, poglądy polityczne, orientacja seksualna, ciąża, karalność — chyba że przepisy szczególne na to pozwalają). Kwestionariusz podlega zasadom RODO — minimalizacja danych, bezpieczeństwo przechowywania i prawo do dostępu.

Stanu cywilnego, planów rodzinnych, ciąży, poglądów politycznych i religijnych, orientacji seksualnej, przynależności związkowej, karalności (chyba że przepisy szczególne wymagają niekaralności dla danego stanowiska), stanu zdrowia.

Nie może tego wymagać — zdjęcie to dana nadmiarowa w świetle RODO i art. 22¹ KP. Kandydat może dobrowolnie dołączyć zdjęcie, ale pracodawca nie powinien tego warunkować w ogłoszeniu o pracę.

Tylko gdy przepisy szczególne wymagają niekaralności na danym stanowisku (np. nauczyciele, pracownicy ochrony, pracownicy sektora finansowego). W takim przypadku pracodawca żąda zaświadczenia z KRK, nie samodzielnej deklaracji.

Dane kandydatów niezatrudnionych powinny być usunięte niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji (maksymalnie 3 miesiące), chyba że kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie do przyszłych rekrutacji.

Nie — może być elektroniczny. Ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych (RODO), możliwość dostępu pracownika do swoich danych i przechowywanie w aktach osobowych (część A lub B).

Powiązane pojęcia

Akta osobowe pracownika

Ewidencja czasu pracy

Informacja o warunkach zatrudnienia

Karta obiegowa

Polityka prywatności pracowników