Odprawa pośmiertna 2026 — komu przysługuje, ile wynosi i jak ją obliczyć

Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie, które pracodawca wypłaca rodzinie pracownika zmarłego w czasie trwania stosunku pracy albo w czasie pobierania zasiłku chorobowego po jego ustaniu. Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi od jednomiesięcznego do sześciomiesięcznego wynagrodzenia. Podstawą prawną jest art. 93 Kodeksu pracy (ISAP, tekst jednolity), który od lat nie był zmieniany, a mimo to w kadrach regularnie pojawiają się wątpliwości: kto dokładnie jest uprawniony, jak liczyć podstawę, co zrobić, gdy w firmie działa grupowe ubezpieczenie na życie, i czy od wypłaty trzeba pobrać podatek. Ten poradnik zbiera odpowiedzi na te pytania w jednym miejscu.

Najważniejsze w skrócie:

• Odprawa wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu krótszym niż 10 lat, trzymiesięczne przy co najmniej 10 latach i sześciomiesięczne przy co najmniej 15 latach pracy u danego pracodawcy (art. 93 § 2 k.p.).
• Przysługuje małżonkowi oraz innym członkom rodziny, którzy spełniają warunki do renty rodzinnej z FUS, a kwotę dzieli się między nich w równych częściach.
• Jeśli uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzymuje połowę kwoty wynikającej ze stażu (art. 93 § 6 k.p.).
• Odprawa jest zwolniona z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie jest oskładkowana w ZUS.
• Grupowe ubezpieczenie na życie zwalnia pracodawcę z wypłaty tylko wtedy, gdy to on opłacał składki, a świadczenie ubezpieczyciela nie jest niższe od odprawy.

Czym jest odprawa pośmiertna i kiedy przysługuje?

Art. 93 § 1 Kodeksu pracy przewiduje odprawę w dwóch sytuacjach: gdy pracownik zmarł w czasie trwania stosunku pracy oraz gdy zmarł już po jego ustaniu, ale w okresie pobierania zasiłku chorobowego. Treść przepisu wraz z wszystkimi paragrafami można sprawdzić w serwisie Standardy Prawa (art. 93 k.p.). W obu przypadkach świadczenie wypłaca pracodawca, a nie ZUS, i nie zależy ono od przyczyny śmierci, rodzaju umowy o pracę ani wymiaru etatu.

Stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika z mocy samego prawa (art. 63¹ § 1 k.p.), więc pracodawca nie składa żadnego oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Odprawa należy się także wtedy, gdy pracownik zmarł w okresie wypowiedzenia, na urlopie bezpłatnym albo w trakcie urlopu wychowawczego, ponieważ we wszystkich tych sytuacjach umowa formalnie wciąż trwała.

Druga sytuacja dotyczy osób, które były już poza firmą, ale nadal miały prawo do zasiłku chorobowego za okres po ustaniu zatrudnienia. Wówczas odprawę wypłaca ostatni pracodawca, a staż liczy się według okresu pracy u niego. Szczegóły dotyczące samego zasiłku opisujemy w artykule o wynagrodzeniu chorobowym i zasiłku chorobowym.

Odprawa nie przysługuje natomiast rodzinie osoby zatrudnionej na umowie zlecenia, umowie o dzieło lub w ramach kontraktu B2B. Kodeks pracy wiąże to świadczenie wyłącznie ze stosunkiem pracy, a umowy cywilnoprawne mogą je przewidywać tylko wtedy, gdy strony same je w nich zapiszą.

Komu przysługuje odprawa pośmiertna?

Zgodnie z art. 93 § 4 k.p. odprawa przysługuje małżonkowi oraz innym członkom rodziny, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej określone w ustawie o emeryturach i rentach z FUS. Krąg uprawnionych nie pokrywa się więc z kręgiem spadkobierców. Odprawa nie wchodzi do spadku i nie wymaga stwierdzenia nabycia spadku ani aktu poświadczenia dziedziczenia.

Małżonek ma prawo do odprawy bez spełniania dodatkowych warunków dotyczących wieku czy zdolności do pracy. Wyjątkiem jest separacja orzeczona przed śmiercią pracownika, która według Zielonej Linii na łamach Infor.pl (2021) wyłącza prawo do świadczenia. Pozostali członkowie rodziny muszą spełniać kryteria renty rodzinnej, które ZUS opisuje na stronie o rencie rodzinnej.

Dzieci, wnuki i rodzeństwo

Dzieci własne, przysposobione i dzieci drugiego małżonka mają prawo do odprawy do ukończenia 16 lat, a jeśli się uczą, do ukończenia 25 lat. Bez względu na wiek uprawnione jest dziecko, które stało się całkowicie niezdolne do pracy przed ukończeniem 16 lat albo w czasie nauki przed ukończeniem 25 lat. Wnuki i rodzeństwo wchodzą w grę wtedy, gdy zmarły przyjął je na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią, zanim osiągnęły pełnoletność.

Rodzice zmarłego

Rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające, są uprawnieni, jeżeli zmarły bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania i jednocześnie spełniają warunki dotyczące wieku lub niezdolności do pracy przewidziane dla wdowy lub wdowca. W praktyce oznacza to zwykle rodziców po pięćdziesiątce, którzy byli finansowo wspierani przez dziecko.

Ile wynosi odprawa pośmiertna w 2026 roku?

Art. 93 § 2 k.p. wyznacza trzy progi: jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu krótszym niż 10 lat, trzymiesięczne przy co najmniej 10 latach i sześciomiesięczne przy co najmniej 15 latach zatrudnienia u danego pracodawcy. Kwoty te nie są waloryzowane ani ograniczone limitem, ponieważ wynikają bezpośrednio z zarobków zmarłego. Poniższa tabela pokazuje, jak wyglądają one przy pensji równej minimalnemu wynagrodzeniu w 2026 roku, czyli 4806 zł brutto.

Staż liczy się u pracodawcy, który wypłaca odprawę, a nie łącznie w całej karierze zawodowej. Art. 93 § 3 k.p. odsyła jednak do art. 36 § 1¹ k.p., więc do stażu wlicza się okres pracy u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana nastąpiła w trybie przejścia zakładu pracy (art. 23¹ k.p.) albo gdy nowy pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego. Kadrowiec, który przejął akta po fuzji lub zmianie właściciela, powinien to sprawdzić przed ustaleniem progu.

Co, jeśli pracownik był zatrudniony jednocześnie w dwóch firmach? Obowiązek wynika z każdego stosunku pracy osobno, dlatego każdy z pracodawców ustala odprawę według stażu i wynagrodzenia u siebie.

Jak obliczyć podstawę odprawy pośmiertnej?

Wynagrodzenie stanowiące podstawę odprawy ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, na co wskazuje rozporządzenie z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Same reguły liczenia składników znajdują się w rozporządzeniu z 8 stycznia 1997 r. w sprawie urlopów wypoczynkowych. Mechanizm jest ten sam, który opisujemy w artykule o ekwiwalencie za urlop, z tą różnicą, że przy odprawie nie przelicza się kwoty przez współczynnik urlopowy, bo jej miarą jest pełne miesięczne wynagrodzenie.

Składniki stałe i zmienne

Składniki w stałej miesięcznej wysokości, takie jak pensja zasadnicza czy dodatek funkcyjny, przyjmuje się w kwocie należnej w miesiącu śmierci pracownika. Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, na przykład premie miesięczne, prowizje czy dodatek za pracę w nocy, uśrednia się z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy. Premie kwartalne i roczne bierze się pod uwagę w średniej z dwunastu miesięcy.

Przy stawce godzinowej cała pensja jest składnikiem zmiennym. Poradnik Przedsiębiorcy (2026) pokazuje przykład pracownika ze stażem 12 lat i stawką 50 zł za godzinę: średnia z trzech miesięcy wyniosła 8266,67 zł, a jedyna uprawniona osoba otrzymała połowę trzykrotności tej kwoty, czyli 12 400 zł. Do podstawy nie wlicza się świadczeń, które nie są wynagrodzeniem za pracę, na przykład nagrody jubileuszowej, wynagrodzenia za czas choroby ani jednorazowych nagród uznaniowych.

Jak dzieli się odprawę między członków rodziny?

Art. 93 § 5 k.p. stanowi, że odprawę dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Pracodawca nie może więc przyznać większej części wdowie, a mniejszej dzieciom, nawet jeśli rodzina sama by o to prosiła. Przy jednym uprawnionym obowiązuje szczególna reguła z art. 93 § 6 k.p.: taka osoba otrzymuje połowę kwoty wynikającej ze stażu.

W drugim wierszu pensja 7800 zł obejmuje 7200 zł wynagrodzenia zasadniczego i 600 zł średniej premii miesięcznej z trzech ostatnich miesięcy. Jeżeli po zmarłym nie pozostał nikt, kto spełnia warunki z art. 93 § 4 k.p., odprawa w ogóle nie powstaje i nie przechodzi na spadkobierców, na przykład na dorosłe, pracujące dzieci.

Kiedy ubezpieczenie na życie zwalnia pracodawcę z odprawy?

Art. 93 § 7 k.p. pozwala nie wypłacać odprawy, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela nie jest niższe od należnej odprawy. Gdy świadczenie z polisy jest niższe, pracodawca dopłaca różnicę. Zwolnienie dotyczy jednak wyłącznie ubezpieczenia, które pracodawca rzeczywiście sfinansował.

Według ekspertów Inforlex pracodawca nie zwalnia się z obowiązku, jeśli składki na grupowe ubezpieczenie finansowali lub współfinansowali pracownicy. Podobne stanowisko prezentuje „Rzeczpospolita”: polisa grupowa, do której pracownik przystąpił dobrowolnie i za którą składki potrącano mu z pensji, nie zastępuje odprawy. Czy w takim razie każda polisa grupowa w firmie coś zmienia? Nie, liczy się to, kto płacił składkę i ile wypłacił ubezpieczyciel.

W praktyce przed odmową wypłaty warto zebrać trzy dokumenty: umowę ubezpieczenia potwierdzającą, że składkę opłacał pracodawca, decyzję ubezpieczyciela o wypłacie oraz zestawienie, które porównuje kwotę z polisy z wyliczoną odprawą. Bez nich rodzina może skutecznie dochodzić całej kwoty przed sądem pracy.

Czy od odprawy pośmiertnej płaci się podatek i składki ZUS?

Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który obejmuje odprawy pośmiertne i zasiłki pogrzebowe. Zwolnienie nie ma limitu kwotowego. Poradnik Przedsiębiorcy (2025) powołuje się na interpretację Dyrektora KIS z 9 października 2024 r. (0114-KDIP3-2.4011.604.2024.4.JK3), zgodnie z którą zwolnienie obejmuje również dodatkową odprawę przyznaną przez pracodawcę ponad kodeksowe minimum, a pracodawca nie musi sporządzać PIT-11 dla członków rodziny.

Od odprawy nie odprowadza się także składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne. Wypłata następuje po wygaśnięciu stosunku pracy i trafia do członków rodziny, a nie do pracownika, więc nie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych. Członek rodziny dostaje zatem kwotę brutto równą netto.

Czym odprawa pośmiertna różni się od innych wypłat po zmarłym pracowniku?

Po śmierci pracownika rodzina może otrzymać co najmniej trzy różne świadczenia, a każde z nich ma inną podstawę prawną, innego płatnika i inne zasady podatkowe. Prawa majątkowe ze stosunku pracy, takie jak niewypłacona pensja czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop, przechodzą zgodnie z art. 63¹ § 2 k.p. w równych częściach na małżonka i innych członków rodziny spełniających warunki do renty rodzinnej, a dopiero gdy ich brak, wchodzą do spadku. PIT.pl zwraca uwagę, że te kwoty, w odróżnieniu od odprawy, podlegają opodatkowaniu jako przychód z praw majątkowych.

Zasiłek pogrzebowy wynosi od 1 stycznia 2026 r. 7000 zł, a o jego wysokości decyduje data śmierci, a nie data złożenia wniosku, o czym informuje Infor.pl. Według ZUS członek rodziny, który pokrył koszty pogrzebu, otrzymuje pełną kwotę niezależnie od ich wysokości, natomiast pracodawca, który zorganizował pogrzeb, dostaje zwrot faktycznych kosztów, nie więcej niż 7000 zł. Odprawa pośmiertna i zasiłek pogrzebowy nie wykluczają się, więc rodzina może otrzymać oba świadczenia.

Jaki jest termin wypłaty odprawy pośmiertnej?

Kodeks pracy nie określa terminu wypłaty odprawy pośmiertnej, dlatego w praktyce stosuje się art. 455 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p.: świadczenie staje się wymagalne niezwłocznie po wezwaniu pracodawcy do zapłaty. Zwykle wezwaniem jest wniosek członka rodziny z aktem zgonu i dokumentami potwierdzającymi pokrewieństwo. Przedawnienie roszczenia wynosi trzy lata od dnia wymagalności zgodnie z art. 291 § 1 k.p.

Jakie dokumenty powinien zebrać dział kadr? Najczęściej są to: odpis aktu zgonu, odpis aktu małżeństwa, odpisy aktów urodzenia dzieci, zaświadczenie ze szkoły lub uczelni dla dzieci powyżej 16 lat oraz oświadczenie wnioskodawcy, że nie są mu znane inne osoby uprawnione. To ostatnie oświadczenie ma znaczenie praktyczne, bo jeśli po wypłacie zgłosi się kolejne uprawnione dziecko, pracodawca musi ponownie przeliczyć udziały.

Jeśli członkiem rodziny jest małoletnie dziecko, odprawę odbiera w jego imieniu przedstawiciel ustawowy, zwykle drugi rodzic. Przy rozliczeniu warto wypłacać każdą część na osobny rachunek albo za osobnym pokwitowaniem, żeby w razie sporu dało się wykazać, kto i ile otrzymał.

Jakie obowiązki ma pracodawca po śmierci pracownika?

Poza odprawą pracodawca musi w ciągu 7 dni wyrejestrować zmarłego z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA. Według Infor.pl wygaśnięcie stosunku pracy następuje z mocy prawa, a śmierć dokumentuje się aktem zgonu. Kolejne kroki zestawiamy w tabeli.

Akta osobowe zmarłego pracownika nie są niszczone ani wydawane rodzinie w całości. Dokumentację przechowuje się według ogólnych zasad, które opisujemy w artykule o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Inne świadczenia związane z końcem zatrudnienia, takie jak odprawa emerytalna i rentowa, rządzą się odrębnymi przepisami i nie mają wpływu na wysokość odprawy pośmiertnej.

Podsumowanie

Odprawa pośmiertna to obowiązkowe świadczenie z art. 93 Kodeksu pracy, które pracodawca wypłaca rodzinie pracownika zmarłego w czasie zatrudnienia albo w okresie pobierania zasiłku chorobowego po jego ustaniu. Jej wysokość wynosi jedną, trzy lub sześć pensji zależnie od stażu u danego pracodawcy, a podstawę liczy się jak ekwiwalent za urlop, ale bez współczynnika urlopowego.

Uprawnieni są małżonek i członkowie rodziny spełniający warunki do renty rodzinnej. Kwotę dzieli się po równo, a jedyny uprawniony otrzymuje połowę. Świadczenie jest wolne od PIT i składek ZUS, co odróżnia je od niewypłaconej pensji i ekwiwalentu urlopowego zmarłego, które podlegają opodatkowaniu.

Dział kadr powinien przede wszystkim ustalić krąg uprawnionych na podstawie dokumentów, sprawdzić, czy w firmie działa polisa na życie finansowana przez pracodawcę, i wypłacić odprawę bez zbędnej zwłoki po złożeniu wniosku. Rodzina ma trzy lata na dochodzenie roszczenia, ale opóźnienie w wypłacie naraża pracodawcę na odsetki i spór przed sądem pracy.