Umowa lojalnościowa 2026 — zwrot kosztów szkolenia, limit 3 lat i wzór wyliczenia

Umowa lojalnościowa, w przepisach nazywana umową o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, to porozumienie, w którym pracodawca finansuje naukę pracownika, a pracownik zobowiązuje się pozostać w firmie przez określony czas po jej ukończeniu. Kodeks pracy ogranicza ten okres do trzech lat i wylicza zamknięty katalog sytuacji, w których pracodawca może żądać zwrotu poniesionych kosztów. Podstawą są art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy (ISAP, tekst jednolity). W praktyce kadrowej najwięcej sporów dotyczy trzech kwestii: które koszty wolno wpisać do umowy, kiedy odejście pracownika rodzi obowiązek zwrotu i jak policzyć kwotę, gdy pracownik przepracował tylko część zobowiązania. Ten poradnik odpowiada na każde z tych pytań i pokazuje, co zmieniło się po nowelizacji z 2023 roku.

Najważniejsze w skrócie:

• Pracownik może zobowiązać się do pozostania w zatrudnieniu najwyżej przez 3 lata po ukończeniu nauki (art. 103⁵ k.p.).
• Zwrotowi podlegają wyłącznie dodatkowe świadczenia, takie jak opłata za kurs, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy nie podlega zwrotowi.
• Obowiązek zwrotu powstaje tylko w czterech sytuacjach z art. 103⁵ k.p. Rozwiązanie umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem albo na mocy porozumienia stron go nie rodzi.
• Kwota zwrotu jest proporcjonalna do czasu, który pracownik przepracował po szkoleniu albo w jego trakcie.
• Szkolenia niezbędne do wykonywania pracy, wymagane przepisami lub zlecone przez przełożonego, od 26 kwietnia 2023 r. odbywają się na koszt pracodawcy (art. 94¹³ k.p.) i nie mogą być przedmiotem lojalki.

Czym jest umowa lojalnościowa w świetle Kodeksu pracy?

Kodeks pracy nie używa nazwy „umowa lojalnościowa”, ale reguluje jej najczęstszą postać w rozdziale o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Art. 103¹ § 1 k.p. definiuje podnoszenie kwalifikacji jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jak zauważa Infor.pl (2024), inicjatywa lub zgoda nie wymagają szczególnej formy i mogą zostać wyrażone nawet w trakcie nauki.

Sama zgoda pracodawcy daje pracownikowi ustawowe uprawnienia, czyli urlop szkoleniowy i zwolnienie z części dnia pracy z zachowaniem wynagrodzenia. Umowa jest potrzebna dopiero wtedy, gdy pracodawca chce dodatkowo sfinansować naukę i zabezpieczyć tę inwestycję zobowiązaniem do dalszej pracy. Art. 103⁴ § 3 k.p. wprost przewiduje, że pracodawca nie musi zawierać umowy, jeśli nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostania w zatrudnieniu.

Poza Kodeksem pracy lojalki zawiera się też przy innych świadczeniach, na przykład pomocy mieszkaniowej. Sąd Najwyższy w wyroku z 21 listopada 2011 r. (II PK 48/11) uznał umowę o sfinansowanie studiów w zamian za trzy lata pracy za ważną na zasadzie swobody umów, co omawia Rzeczpospolita (2015). Ten sam pogląd wynika z wcześniejszej uchwały SN III CZP 55/87 i wyroku I PKN 118/00.

Jakie warunki musi spełniać umowa o podnoszenie kwalifikacji?

Art. 103⁴ § 1 k.p. stanowi, że umowę zawiera się na piśmie, a jej treść określa wzajemne prawa i obowiązki stron. Forma pisemna oznacza własnoręczne podpisy albo kwalifikowany podpis elektroniczny, dlatego zwykła wymiana e-maili jej nie spełnia. Brak formy pisemnej nie unieważnia umowy, ale w razie sporu pracodawca musi udowodnić jej treść innymi środkami, co bywa trudne.

Drugi warunek z art. 103⁴ § 2 k.p. brzmi tak, że umowa nie może być mniej korzystna dla pracownika niż przepisy Kodeksu. Postanowienie, które wydłuża okres odpracowania ponad trzy lata albo dodaje nowe przypadki zwrotu, jest w tej części nieważne i zastępują je przepisy ustawy (art. 18 § 2 k.p.).

Co powinna zawierać dobrze napisana lojalka?

• Nazwę i zakres szkolenia, kursu lub studiów oraz przewidywany termin ich ukończenia.
• Wykaz świadczeń dodatkowych z kwotami albo sposobem ich ustalenia.
• Okres, przez który pracownik zobowiązuje się pozostać w zatrudnieniu, liczony od dnia ukończenia nauki.
• Sposób liczenia proporcji, na przykład w miesiącach albo dniach.
• Termin i sposób zwrotu, w tym rachunek bankowy pracodawcy.

Czy da się zawrzeć taką umowę po rozpoczęciu kursu? Tak, ale obejmie wtedy tylko te koszty, które strony w niej wskazały. Bezpieczniej podpisać ją przed pierwszą płatnością za szkolenie.

Jakie koszty szkolenia pracownik może być zobowiązany zwrócić?

Zwrotowi podlegają wyłącznie dodatkowe świadczenia z art. 103³ k.p.: opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Jak wyjaśnia Bezprawnik (2026), pracodawca nie może żądać zwrotu wynagrodzenia wypłaconego za urlop szkoleniowy ani za zwolnienie z części dnia pracy, ponieważ te uprawnienia gwarantuje pracownikowi ustawa.

Pojawia się też pytanie o szkolenia wewnętrzne prowadzone przez pracowników firmy. Zdaniem autorki Prawo.pl (2010) ustawodawca miał na myśli przede wszystkim koszty zewnętrzne, a przyuczenie do pracy na stanowisku należy do podstawowych obowiązków pracodawcy z art. 94 pkt 1 k.p. Wpisywanie do lojalki kosztów takiego przyuczenia rodzi więc wysokie ryzyko przegranej w sądzie.

Szkolenie obowiązkowe czy podnoszenie kwalifikacji — gdzie przebiega granica?

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje art. 94¹³ k.p., dodany ustawą z 9 marca 2023 r. (Dz.U. poz. 641), o której piszą Poradnik Przedsiębiorcy i Rzeczpospolita (2023). Zgodnie z brzmieniem art. 94¹³ k.p. szkolenie niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy, którego obowiązek wynika z przepisów, układu zbiorowego, regulaminu albo umowy o pracę, a także szkolenie odbywane na polecenie przełożonego, odbywa się na koszt pracodawcy. W miarę możliwości organizuje się je w godzinach pracy, a czas szkolenia poza nimi wlicza się do czasu pracy.

Przepis wdraża art. 13 dyrektywy 2019/1152 o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy, który wymaga, aby szkolenia potrzebne do wykonywania pracy były dla pracownika bezpłatne. Skoro koszt takiego szkolenia ponosi z mocy prawa pracodawca, nie da się go przerzucić na pracownika klauzulą zwrotu. Dotyczy to na przykład szkoleń BHP czy szkoleń z obsługi nowego systemu, który firma wdraża.

Granica nie zawsze jest ostra, dlatego przed podpisaniem lojalki warto zapisać w dokumentacji, dlaczego dany kurs wykracza poza wymagania obecnego stanowiska. Jeśli pracownik bez szkolenia nie mógłby dalej wykonywać swojej pracy, lojalka najpewniej nie obroni się w sądzie.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Art. 103⁵ k.p. wymienia cztery sytuacje, a katalog ten jest zamknięty, co potwierdza omówienie w Poradniku Przedsiębiorcy. Obowiązek zwrotu powstaje, gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie. Pozostałe trzy przypadki dotyczą zakończenia zatrudnienia w trakcie nauki lub po niej, w terminie wskazanym w umowie, nie dłuższym niż trzy lata.

Porozumienie stron nie mieści się w żadnym z czterech punktów, więc samo w sobie nie rodzi obowiązku zwrotu. Strony mogą jednak w treści porozumienia uregulować kwestię kosztów szkolenia, o czym piszemy w artykule o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron. Gdy pracodawca zwalnia pracownika w trybie dyscyplinarnym, obowiązek zwrotu powstaje, ale tylko jeśli zwolnienie było zasadne.

Wypowiedzenie z powodu mobbingu

Pracownik, który rozwiązuje umowę z powodu mobbingu na podstawie art. 94³ k.p., nie zwraca kosztów. Wyjątek przestaje działać, gdy zarzuty się nie potwierdzą, a rozwiązanie okaże się bezpodstawne. Wtedy pracownik odpowiada tak samo jak przy zwykłym wypowiedzeniu.

Jak obliczyć proporcjonalny zwrot kosztów szkolenia?

Art. 103⁵ k.p. nakazuje zwrot w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki albo w czasie jej trwania. Kodeks nie wskazuje jednostki, dlatego sposób liczenia warto wpisać do umowy. Jak wskazuje Rzeczpospolita (2014), liczy się dzień ustania stosunku pracy, a nie dzień złożenia wypowiedzenia.

Wzór jest prosty: koszt szkolenia dzieli się przez liczbę miesięcy zobowiązania i mnoży przez liczbę miesięcy nieprzepracowanych. Okres wypowiedzenia wlicza się do przepracowanego czasu, bo w tym okresie umowa nadal trwa.

Przykład A pochodzi z omówienia Rzeczpospolitej: pracownik wypowiedział umowę po sześciu miesiącach, a trzymiesięczny okres wypowiedzienia przesunął datę ustania zatrudnienia na dziewiąty miesiąc. Co jednak, gdy pracownik odchodzi w trakcie nauki? Wtedy proporcję liczy się od czasu zatrudnienia w okresie nauki, a ponieważ przepis nie precyzuje metody, komentatorzy różnie ją interpretują. Dlatego zasadę liczenia proporcji przy przerwaniu nauki najlepiej opisać wprost w umowie.

Czy umowa lojalnościowa może przewidywać karę umowną?

Lojalka zawarta na podstawie art. 103⁴ k.p. nie może przewidywać kary umownej ani zwrotu kwoty wyższej niż faktycznie poniesione koszty dodatkowych świadczeń. Takie postanowienie jest mniej korzystne niż przepisy Kodeksu, więc z mocy art. 18 § 2 k.p. zastępuje je ustawowa zasada proporcjonalnego zwrotu. Ta sama reguła dotyczy klauzul, które wymagają zwrotu całej kwoty niezależnie od przepracowanego czasu.

Nie należy mylić lojalki z umową o zakazie konkurencji. Zakaz konkurencji ogranicza działalność pracownika po odejściu z firmy i wymaga odszkodowania, a lojalka zobowiązuje go do pozostania w zatrudnieniu. Obie umowy można zawrzeć z tym samym pracownikiem, ale każda podlega odrębnym przepisom.

Jak pracodawca może odzyskać koszty szkolenia?

Pracodawca nie może samodzielnie potrącić należności z ostatniej pensji ani z ekwiwalentu za urlop. Kwoty z lojalki nie mieszczą się w katalogu potrąceń z art. 87 k.p., więc potrącenie wymaga pisemnej zgody pracownika na podstawie art. 91 k.p., z zachowaniem kwot wolnych. Szczegóły opisujemy w artykule o potrąceniach z wynagrodzenia.

Bez zgody pozostaje wezwanie do zapłaty, a następnie pozew do sądu pracy. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia wymagalności (art. 291 § 1 k.p.). W sądzie to pracodawca musi wykazać wysokość poniesionych kosztów, dlatego faktury, potwierdzenia przelewów i listy obecności warto przechowywać razem z umową.

Czy finansowanie szkolenia jest zwolnione z PIT i składek ZUS?

Świadczenia przyznane na podnoszenie kwalifikacji zgodnie z art. 103¹–103⁶ k.p. są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie nie obejmuje wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i za zwolnienia z części dnia pracy, co opisuje Poradnik Przedsiębiorcy.

Zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek i jest sformułowane analogicznie do zwolnienia podatkowego. Warunkiem obu zwolnień jest to, by nauka odbywała się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Jakie uprawnienia ma pracownik, który podnosi kwalifikacje?

Pracownik, który uczy się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, ma prawo do urlopu szkoleniowego i zwolnień z pracy z zachowaniem wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy podpisał lojalkę. Wymiar urlopu określa art. 103² k.p., a jego zasady przedstawia broszura Państwowej Inspekcji Pracy. Więcej piszemy w artykule o urlopie szkoleniowym.

Pracownik, który kształci się bez inicjatywy i zgody pracodawcy, nie ma tych uprawnień. Pracodawca może mu jednak udzielić urlopu bezpłatnego albo zwolnienia z pracy bez wynagrodzenia, w wymiarze ustalonym w porozumieniu stron.

Podsumowanie

Umowa lojalnościowa pozwala pracodawcy zabezpieczyć pieniądze wydane na rozwój pracownika, ale Kodeks pracy wyznacza jej wyraźne granice. Okres odpracowania nie może przekroczyć trzech lat, a zwrotowi podlegają wyłącznie dodatkowe świadczenia, czyli opłaty za naukę, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy zawsze pozostaje po stronie pracodawcy.

Obowiązek zwrotu powstaje tylko w czterech sytuacjach z art. 103⁵ k.p.: gdy pracownik nie podejmie lub przerwie naukę, zostanie zwolniony dyscyplinarnie, sam wypowie umowę albo bezpodstawnie rozwiąże ją bez wypowiedzenia. Wypowiedzenie przez pracodawcę i porozumienie stron go nie rodzą. Kwotę liczy się proporcjonalnie do przepracowanego okresu, a karę umowną zastępuje ustawowa zasada zwrotu.

Od kwietnia 2023 r. szkolenia potrzebne do wykonywania obecnej pracy finansuje pracodawca i nie można ich objąć lojalką. Przed podpisaniem umowy sprawdź więc, czy kurs rzeczywiście rozwija pracownika ponad wymagania stanowiska, zawrzyj umowę na piśmie przed pierwszą płatnością i przechowuj dokumenty potwierdzające poniesione koszty.