Przesunięcie i odwołanie z urlopu 2026 — zasady z art. 164–167 KP

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego i odwołanie pracownika z urlopu to dwie instytucje, które w kadrach często się myli, choć Kodeks pracy traktuje je zupełnie inaczej. Przesunięcie dotyczy urlopu, który jeszcze się nie zaczął, i może wyjść od pracownika, od pracodawcy albo wynikać wprost z ustawy. Odwołanie dotyczy urlopu, który już trwa, i jest wyjątkiem dopuszczalnym tylko w okolicznościach, których nie dało się przewidzieć w dniu jego rozpoczęcia. Od obu decyzji zależy, czy pracodawca zwraca koszty, kiedy musi udzielić niewykorzystanych dni i czy naraża się na grzywnę, która od 8 lipca 2026 r. sięga 60 000 zł (art. 282 § 1 KP, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245).

Najważniejsze w skrócie:

• Pracownik może poprosić o przesunięcie urlopu z ważnych przyczyn, a pracodawca może je przesunąć z powodu szczególnych potrzeb, gdy nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby tok pracy (art. 164 KP).
• Choroba, odosobnienie, ćwiczenia wojskowe do 3 miesięcy i urlop macierzyński obowiązkowo przesuwają urlop albo jego niewykorzystaną część (art. 165 i 166 KP).
• Odwołać z urlopu można tylko wtedy, gdy obecności pracownika wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu, a pracodawca pokrywa koszty bezpośrednio związane z odwołaniem (art. 167 KP).
• Pracownik na urlopie nie ma obowiązku odbierać telefonów ani maili — Sąd Najwyższy potwierdził to w wyroku II PK 26/16.
• Przesunięty lub niewykorzystany urlop trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku.

Czym różni się przesunięcie urlopu od odwołania z urlopu?

Kodeks pracy reguluje obie sytuacje w czterech kolejnych przepisach — art. 164, 165, 166 i 167. Podstawowe kryterium podziału jest proste: liczy się to, czy pracownik już rozpoczął wypoczynek. Dopóki urlop się nie zaczął, mówimy o zmianie terminu. Gdy pracownik jest już na urlopie, pracodawca może go jedynie odwołać, i to na znacznie ostrzejszych warunkach.

Różnica ma znaczenie praktyczne, bo przesłanki są inne w każdym przypadku. Do przesunięcia wystarczą „szczególne potrzeby pracodawcy”, natomiast odwołanie wymaga okoliczności, których nie dało się przewidzieć, gdy urlop się zaczynał. Kodeks wprost nakłada obowiązek zwrotu kosztów tylko przy odwołaniu, a przy przesunięciu ta kwestia jest sporna w doktrynie.

Kiedy pracownik może wnioskować o przesunięcie urlopu?

Według art. 164 § 1 KP przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika „umotywowany ważnymi przyczynami”. Przepis nie zawiera katalogu takich przyczyn, więc ocena należy do pracodawcy. W praktyce chodzi o sytuacje rodzinne, zdrowotne albo losowe, na przykład zmianę terminu leczenia, chorobę członka rodziny czy odwołany wyjazd.

Czy pracodawca musi przychylić się do takiego wniosku? Nie, bo przepis mówi, że przesunięcie „może nastąpić”, a nie że pracodawca ma taki obowiązek. Pracownik ma natomiast prawo oczekiwać, że wniosek zostanie rozpatrzony rzetelnie, a odmowa nie będzie arbitralna. Jeżeli w firmie obowiązuje plan urlopów, zmiana terminu powinna znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji, żeby nowy termin dało się później wykazać podczas kontroli.

Wniosek warto przyjmować w formie pisemnej lub elektronicznej i odnotować decyzję w aktach. Pamiętaj, że przesunięcie urlopu na wniosek pracownika nie rodzi po stronie pracodawcy żadnego obowiązku zwrotu kosztów — to pracownik zdecydował o zmianie i ponosi jej skutki finansowe.

Kiedy pracodawca może przesunąć urlop z powodu szczególnych potrzeb?

Zgodnie z art. 164 § 2 KP przesunięcie jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Oba warunki muszą wystąpić łącznie, a samo „mamy dużo pracy” nie wystarczy. Komentatorzy podają jako typowe przykłady niezapowiedzianą kontrolę organu, awarię wymagającą specjalistycznej wiedzy konkretnej osoby albo nagłą chorobę jedynego zastępcy (Infor.pl).

W piśmiennictwie dominuje pogląd, że przyczyna musi mieć charakter nagły. Jeżeli zdarzenie było możliwe do przewidzenia już na etapie planowania urlopów, na przykład coroczne zamknięcie roku albo sezonowy szczyt sprzedaży, pracodawca powinien był uwzględnić je w harmonogramie (Rzeczpospolita). Przesunięcie dokonane bez rzeczywistej przyczyny łatwo zakwestionować, a w skrajnym przypadku może zostać uznane za nieudzielenie urlopu.

Jak udokumentować przesunięcie z inicjatywy pracodawcy?

Kodeks nie wymaga formy pisemnej, ale bez niej trudno będzie wykazać spełnienie przesłanek. Najbezpieczniej jest wręczyć pracownikowi pismo, które wskazuje konkretną przyczynę, wyjaśnia, na czym polegałoby zakłócenie toku pracy, i proponuje nowy termin urlopu. Taki dokument przyda się także wtedy, gdy pracownik zażąda zwrotu wpłaconej zaliczki za wyjazd.

W jakich sytuacjach przesunięcie urlopu jest obowiązkowe?

Art. 165 KP wymienia cztery przyczyny, które obowiązkowo przesuwają urlop, jeśli pracownik nie może go rozpocząć w ustalonym terminie. Katalog jest otwarty, bo przepis używa sformułowania „w szczególności”, więc obejmuje także inne przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Analogiczną zasadę dla urlopu, który już trwa, zawiera art. 166 KP — część niewykorzystaną z tych samych powodów pracodawca musi udzielić w późniejszym terminie.

Najczęstszy przypadek w praktyce to choroba w trakcie urlopu. Pracownik przedstawia zwolnienie lekarskie, a dni objęte e-ZLA nie są liczone jako urlop wypoczynkowy. Pracodawca nie może jednak samodzielnie „doklejać” tych dni na końcu urlopu — o nowym terminie decyduje się w porozumieniu z pracownikiem albo zgodnie z planem urlopów. Pracownik nie ma też prawa sam przedłużyć urlopu o dni choroby bez zgody pracodawcy, bo nieobecność po upływie pierwotnego terminu byłaby nieusprawiedliwiona.

Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Art. 167 § 1 KP pozwala odwołać pracownika z urlopu „tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu”. Słowo „tylko” podkreśla wyjątkowy charakter tej instytucji. Przesłanka jest węższa niż przy przesunięciu, bo nie wystarczy, że nieobecność utrudnia pracę — obecność konkretnej osoby musi być wymagana, a zdarzenie musi być nowe.

Jak to wygląda w praktyce? Odwołanie będzie uzasadnione na przykład przy awarii systemu, którą potrafi usunąć tylko jeden administrator, przy nagłej kontroli wymagającej obecności głównej księgowej albo przy wypadku przy pracy, w którym potrzebny jest kierownik odpowiedzialny za dany odcinek. Nie będzie uzasadnione, gdy pracodawca wiedział o terminie audytu przed urlopem, ale nie zadbał o zastępstwo. Odwołanie jest poleceniem służbowym, więc pracownik co do zasady powinien się mu podporządkować, a pracodawca ponosi ryzyko, że przesłanki okażą się niespełnione.

Przepisy nie pozwalają też na rozwiązania pośrednie, takie jak „urlop pod telefonem”. Pracownik albo wypoczywa, albo zostaje odwołany i wraca do pracy. Wymaganie stałej dostępności w czasie urlopu pozbawia go prawa do nieprzerwanego wypoczynku, a to prawo ma rangę konstytucyjną.

Jak skutecznie odwołać pracownika z urlopu?

Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r. (II PK 26/16) uznał, że pracownik na urlopie nie świadczy pracy i nie ma obowiązku pozostawania w kontakcie z pracodawcą. W sprawie tej pracodawca odwołał menedżera dzień przed końcem urlopu telefonicznie i mailem na prywatny adres. Pracownik przeczytał wiadomość w ostatnim dniu urlopu, nie stawił się w pracy i został zwolniony dyscyplinarnie. Sądy przywróciły go do pracy.

Z tego orzeczenia wynikają trzy praktyczne wnioski. Odwołanie musi być jednoznacznym oświadczeniem woli, zrozumiałym dla pracownika. Skutek następuje dopiero wtedy, gdy pracownik mógł zapoznać się z jego treścią, więc nieodebrany telefon czy nieprzeczytany mail nie wystarczą. Brak reakcji pracownika na urlopie nie może być z automatu podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego, zanim pracodawca nie wyjaśni sytuacji.

Tymczasem sporo pracowników i tak pozostaje w kontakcie. W badaniu HRK „Regeneracja czy tryb czuwania?” z maja 2026 r. co czwarty specjalista i menedżer zadeklarował, że w czasie urlopu będzie sprawdzał służbową pocztę, telefon lub komunikatory (HRK S.A., 2026, n=276). To jednak dobrowolny zwyczaj, a nie obowiązek, na którym pracodawca może opierać procedurę odwołania.

Co powinno zawierać odwołanie?

• datę i godzinę, od której pracownik ma się stawić w pracy,
• krótki opis nieprzewidzianej okoliczności, która wymaga jego obecności,
• informację o prawie do zwrotu kosztów i sposobie ich rozliczenia,
• informację, że niewykorzystana część urlopu zostanie udzielona w późniejszym terminie.

Jakie koszty pracodawca zwraca po odwołaniu z urlopu?

Art. 167 § 2 KP zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika „w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu”. Przepis nie zawiera zamkniętej listy, dlatego w praktyce stosuje się kryterium bezpośredniego związku i udokumentowania wydatku. Zwrot obejmuje koszty w kraju i za granicą, a pracownik ma trzy lata na dochodzenie roszczenia przed sądem pracy (Infor.pl).

Czy pracownik może żądać zwrotu również wtedy, gdy pracodawca tylko przesunął urlop, który jeszcze się nie zaczął? Tu poglądy są podzielone. Część autorów stosuje art. 167 § 2 KP w drodze analogii, inni wskazują, że pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego (Infor.pl). W obu ujęciach pracodawca, który przesunął urlop z własnej inicjatywy, powinien liczyć się z obowiązkiem pokrycia udokumentowanej straty, np. przepadłej zaliczki za wczasy.

Czy zwrot kosztów odwołania podlega PIT i składkom ZUS?

W wyroku z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10) WSA w Gorzowie Wielkopolskim uznał, że zwrot kosztów odwołania z urlopu, a także przesunięcia urlopu, który się jeszcze nie zaczął, nie jest przychodem ze stosunku pracy (Rzeczpospolita). Część organów podatkowych przyjmowała wcześniej, że takie świadczenie jest przychodem, ale zwolnionym z PIT jako odszkodowanie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Skutek praktyczny w obu wariantach jest ten sam: pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek.

Skoro podstawą wymiaru składek jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych, zwrot kosztów odwołania nie jest też oskładkowany. Zasada ta działa jednak tylko do wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków. Nadwyżka ponad rzeczywistą stratę, na przykład ryczałtowa „rekompensata za zepsute wakacje”, jest już zwykłym przychodem i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu na ogólnych zasadach.

Do kiedy trzeba udzielić przesuniętego lub przerwanego urlopu?

Urlop niewykorzystany w terminie ustalonym w planie lub w porozumieniu z pracownikiem trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP). Termin dotyczy zarówno urlopu przesuniętego, jak i dni pozostałych po odwołaniu. Wyjątkiem jest urlop na żądanie, który nie podlega tej regule. Szczegóły rozliczania urlopu zaległego opisujemy w artykule o zaległym urlopie wypoczynkowym.

Przy planowaniu nowego terminu obowiązuje też zasada z art. 162 KP, zgodnie z którą co najmniej jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeżeli odwołanie przerwało właśnie ten najdłuższy blok, pracodawca powinien tak zaplanować pozostałe dni, żeby pracownik mógł jeszcze w tym samym roku skorzystać z dwutygodniowego wypoczynku. Przy okazji warto sprawdzić, czy wymiar urlopu został prawidłowo ustalony — zasady opisujemy w tekście o 20 i 26 dniach urlopu.

Odwołanie a urlop w okresie wypowiedzenia

Szczególną sytuacją jest urlop udzielony w okresie wypowiedzenia na podstawie art. 167¹ KP. Pracownik musi go wykorzystać, jeżeli pracodawca go udzieli. Odwołanie z takiego urlopu jest możliwe na zasadach ogólnych z art. 167 KP. Jeżeli pozostałe dni nie zmieszczą się w okresie wypowiedzenia, pracodawca wypłaci za nie ekwiwalent pieniężny po ustaniu stosunku pracy (art. 171 KP).

Jakie konsekwencje grożą za naruszenie zasad?

Nieudzielenie przysługującego urlopu jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 KP, za które od 8 lipca 2026 r. grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł. Podwyżkę wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Poradnik Przedsiębiorcy). Wielokrotne, nieuzasadnione przesuwanie urlopu, przez które pracownik nie wykorzystuje go do 30 września następnego roku, inspektor może zakwalifikować właśnie jako nieudzielenie urlopu.

Ryzyko nie kończy się na grzywnie. Pracownik może dochodzić zwrotu kosztów albo odszkodowania przed sądem pracy, a roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat (art. 291 KP). Najdotkliwsze bywają jednak konsekwencje wadliwego odwołania: zwolnienie dyscyplinarne za niestawienie się w pracy po nieskutecznym odwołaniu kończy się zwykle przywróceniem do pracy lub odszkodowaniem, tak jak w sprawie II PK 26/16. Jak wygląda sama kontrola i jakie dokumenty sprawdza inspektor, opisujemy w artykule o kontroli PIP w firmie.

Podsumowanie

Przesunięcie i odwołanie z urlopu to narzędzia na sytuacje wyjątkowe, a nie sposób na łatanie braków kadrowych. Przesunięcie z inicjatywy pracodawcy wymaga szczególnych potrzeb i poważnego zakłócenia toku pracy, natomiast odwołanie — okoliczności, których nie dało się przewidzieć w chwili rozpoczęcia urlopu. Choroba, odosobnienie, ćwiczenia wojskowe i urlop macierzyński przesuwają urlop z mocy prawa, niezależnie od woli stron.

W praktyce kadrowej najważniejsze są trzy rzeczy. Po pierwsze, każdą zmianę terminu dokumentuj na piśmie z podaniem konkretnej przyczyny. Po drugie, odwołanie przekazuj w sposób, który pozwala udowodnić, że pracownik je otrzymał, i nie zakładaj, że ma on obowiązek odbierać telefon na urlopie. Po trzecie, rozlicz udokumentowane koszty bez pobierania podatku i składek, a pozostałe dni urlopu zaplanuj tak, żeby zmieściły się przed 30 września następnego roku. Taki porządek ogranicza ryzyko grzywny do 60 000 zł i sporu przed sądem pracy.