Termin wypłaty wynagrodzenia 2026 — art. 85 KP, dzień wolny, koniec umowy i kary

Termin wypłaty wynagrodzenia to jeden z nielicznych obowiązków pracodawcy, który Kodeks pracy określa co do dnia, a mimo to od lat pozostaje najczęstszym powodem skarg kierowanych do Państwowej Inspekcji Pracy. Przepis jest krótki: pensję płatną raz w miesiącu wypłaca się z dołu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca. Kłopoty zaczynają się przy szczegółach, takich jak dzień wypłaty wypadający w sobotę, rozliczenie pracownika, który odchodzi w połowie miesiąca, czy składniki zmienne ustalane dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego.

Rok 2026 przyniósł w tym obszarze dwie zmiany, które kadry powinny uwzględnić w swoich procedurach. Od 27 stycznia ekwiwalent za niewykorzystany urlop ma ustawowy termin wypłaty powiązany z art. 85 KP, a od 8 lipca grzywny za nieterminowe wypłaty są dwukrotnie wyższe niż wcześniej.

Najważniejsze w skrócie:

• Wynagrodzenie miesięczne trzeba wypłacić w stałym dniu, najpóźniej 10. dnia następnego miesiąca (art. 85 KP).
• Jeśli dzień wypłaty wypada w dniu wolnym od pracy, pensję wypłaca się dzień wcześniej, a nie po weekendzie.
• Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent urlopowy wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia albo w ciągu 10 dni od końca umowy.
• Od 8 lipca 2026 r. grzywna za nieterminową wypłatę wynosi od 2000 do 60 000 zł, a mandat inspektora do 5000 zł.
• Pracownikowi za każdy dzień opóźnienia należą się odsetki ustawowe, dziś 9,25% w skali roku.

Co dokładnie mówi art. 85 Kodeksu pracy?

Według Zielonej Linii, rządowego serwisu rynku pracy (2026), pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Z tego zdania wynikają trzy odrębne wymogi, które inspektorzy PIP sprawdzają osobno. Termin musi być stały, czyli ten sam w każdym miesiącu. Musi być ustalony z góry, a więc zapisany w regulaminie pracy, obwieszczeniu albo umowie o pracę. Wreszcie nie może przekraczać dziesiątego dnia następnego miesiąca, niezależnie od tego, jak długo trwa naliczanie list płac.

Dlaczego zapis „do 10. dnia miesiąca" nie wystarcza?

Sformułowanie „wynagrodzenie wypłaca się do 10. dnia następnego miesiąca" powtarza jedynie ustawową granicę i nie wskazuje konkretnego dnia, na który pracownik może liczyć. Jak zwraca uwagę Poradnik Przedsiębiorcy (2026), przepisy zakładowe powinny wskazywać stały dzień, na przykład „8. dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie". Zapis widełkowy daje pracodawcy swobodę, której ustawa mu nie przyznaje.

Dopuszczalne jest natomiast wypłacanie pensji z góry albo w bieżącym miesiącu, na przykład ostatniego dnia miesiąca, za który przysługuje. Art. 85 zakazuje przekroczenia terminu, a nie wcześniejszej wypłaty, więc termin „28. dzień miesiąca" jest zgodny z prawem, o ile pracodawca potrafi do tego dnia ustalić pełną kwotę.

Co zrobić, gdy dzień wypłaty wypada w dniu wolnym?

Art. 85 § 3 KP, przywołany przez Infor.pl (2026), rozstrzyga tę sytuację jednoznacznie: jeżeli ustalony dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Przesunięcie działa zawsze do tyłu, nigdy na pierwszy dzień roboczy po weekendzie czy święcie.

Dniem wolnym jest tu nie tylko niedziela i święto ustawowe, ale także dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, zwykle sobota. W firmie wypłacającej pensje 10. dnia miesiąca, gdy dziesiąty przypada w sobotę, pieniądze powinny trafić na konta w piątek 9. Jeśli piątek jest akurat dniem wolnym za święto przypadające w sobotę, termin cofa się jeszcze o jeden dzień.

Praktycznym rozwiązaniem jest przygotowanie na początku roku kalendarza wypłat z uwzględnieniem wszystkich dni wolnych. W 2026 r. przy terminie „10. dnia" przesunięcie dotyczy między innymi stycznia, maja i października, kiedy dziesiąty przypada w sobotę albo w niedzielę.

Jak wypłacać wynagrodzenie: przelewem czy gotówką?

Od 2019 r. przelew jest domyślną formą wypłaty, co potwierdza art. 86 § 3 KP. Pracodawca przekazuje wynagrodzenie na rachunek płatniczy wskazany przez pracownika, chyba że ten złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę do rąk własnych. Zgoda pracownika na przelew nie jest już potrzebna, potrzebny jest natomiast numer rachunku.

Przy przelewie pojawia się pytanie, kiedy obowiązek jest spełniony. Dominujący pogląd w orzecznictwie i praktyce PIP wskazuje, że decyduje dzień, w którym środki znalazły się na rachunku pracownika, a nie dzień zlecenia przelewu. Zlecenie przelewu 10. dnia po południu, gdy pieniądze dotrą dopiero 11., oznacza więc wypłatę po terminie. Warto uwzględnić sesje rozliczeniowe Elixir i wysyłać paczkę przelewów co najmniej dzień wcześniej.

Miejsce i czas wypłaty gotówkowej określa regulamin pracy albo, w firmach bez regulaminu, informacja o warunkach zatrudnienia. Szczegóły tego, co regulamin musi zawierać, opisaliśmy w tekście Regulamin pracy i regulamin wynagradzania 2026.

Kiedy wypłacić składniki zmienne i nadgodziny?

Art. 85 § 4 KP pozwala wypłacać składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc z dołu, w terminach określonych w przepisach prawa pracy albo w umowie. Dotyczy to na przykład premii kwartalnych, nagród rocznych czy trzynastki, która ma własny ustawowy termin, czyli koniec pierwszego kwartału następnego roku.

Składniki miesięczne, takie jak dodatek za pracę w nocy czy premia miesięczna, idą w terminie podstawowej pensji. Wyjątkiem jest dodatek za godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, którego nie da się ustalić przed zamknięciem wielomiesięcznego okresu rozliczeniowego. Taki dodatek wypłaca się w pierwszym terminie wypłaty po zakończeniu okresu, a nadgodziny dobowe rozlicza się już za miesiąc, w którym wystąpiły.

Czy pracownik może zażądać zaliczki?

Pracownik może poprosić o zaliczkę na poczet wynagrodzenia, ale Kodeks pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku jej udzielenia. Jeżeli firma zaliczkę wypłaci, później potrąca ją z pensji w granicach określonych w art. 87 KP. Zasady potrąceń i kwoty wolne omówiliśmy w artykule Potrącenia z wynagrodzenia i zajęcie komornicze 2026.

Kiedy wypłacić pensję pracownikowi, który odchodzi z firmy?

Kodeks pracy nie reguluje wprost terminu ostatniej wypłaty, dlatego funkcjonują dwa stanowiska. Państwowa Inspekcja Pracy (2026) uważa, że wynagrodzenie staje się wymagalne w dniu ustania stosunku pracy, bo od tego momentu była już osoba zatrudniona nie jest objęta zakładowym terminem wypłat. Tak samo wypowiedział się Minister Pracy w odpowiedzi na interpelację z 16 września 2010 r.

Drugi pogląd, obecny w części doktryny, dopuszcza rozliczenie odchodzącego pracownika w zwykłym terminie wypłat. Ponieważ kontrolę przeprowadza PIP, bezpieczniej jest przyjąć jej stanowisko i wypłacić wynagrodzenie najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Później można wypłacić tylko te składniki, których z obiektywnych przyczyn nie da się ustalić w tym dniu, na przykład premię zależną od wyników za zamknięty miesiąc.

Ekwiwalent za urlop po zmianach z 27 stycznia 2026 r.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop ma od tego roku własną regułę. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy oraz ustawy o ZFŚS (Dz.U. 2026 poz. 25, omówienie Forvis Mazars) dodała do art. 171 KP § 4 i § 5. Ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85, a jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania umowy, pracodawca ma 10 dni od jej ustania. Potwierdza to PIP w swoich wyjaśnieniach (2026).

Wysokość ekwiwalentu i sposób jego wyliczenia opisuje nasz przewodnik Ekwiwalent za urlop — wszystko, co musisz wiedzieć.

Ilu pracowników nie dostaje pensji na czas?

Z danych Głównego Inspektora Pracy przytoczonych przez Bankier.pl (2026) wynika, że w 2025 r. inspektorzy stwierdzili nieterminową wypłatę wynagrodzenia wobec 32 tys. pracowników, a kolejnym 12 tys. wypłacono je w niepełnej wysokości. Wynagrodzenia sprawdzano w 14,3 tys. z 57,4 tys. kontroli, co pokazuje, jak dużą część pracy inspekcji pochłania ten jeden obowiązek.

Skala roszczeń jest równie wymowna. Według sprawozdania GIP omówionego przez Prawo.pl (2026) po kontrolach skargowych inspektorzy wyegzekwowali ponad 78 mln zł dla 21 tys. osób, a skargi na wynagrodzenia stanowiły największą grupę spośród ponad 51 tys. zgłoszeń. Jak wygląda sama kontrola i jakie dokumenty warto mieć pod ręką, wyjaśnia tekst Kontrola PIP w firmie 2026.

Jakie kary grożą za wypłatę po terminie od 8 lipca 2026 r.?

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy, obowiązująca od 8 lipca 2026 r., podwoiła widełki grzywien za wykroczenia z art. 281–283 KP. Jak podaje Gazeta Prawna (2026), za niewypłacenie wynagrodzenia w terminie grozi dziś grzywna od 2000 do 60 000 zł, zamiast dotychczasowych 1000–30 000 zł. Aktualne brzmienie art. 282 § 1 KP można sprawdzić w serwisie ArsLege.

Wzrosły też mandaty nakładane bezpośrednio przez inspektora. Według EHS Consulting (2026) mandat może wynieść do 5000 zł, a przy recydywie, czyli trzecim wykroczeniu przeciwko prawom pracownika w ciągu dwóch lat, do 10 000 zł. Kara spada przy tym na osobę działającą w imieniu pracodawcy, na przykład prezesa zarządu, a nie na spółkę.

Przy długotrwałych zaległościach sprawa może trafić do prokuratury. Art. 218 § 1a Kodeksu karnego przewiduje odpowiedzialność karną za złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracowniczych, a w 2025 r. inspektorzy skierowali do prokuratur 713 zawiadomień o podejrzeniu przestępstwa, jak podaje Prawo.pl.

Jakie roszczenia ma pracownik, gdy pensja się spóźnia?

Pierwszym roszczeniem są odsetki. Na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 KP pracownikowi należą się odsetki ustawowe za opóźnienie za każdy dzień zwłoki, niezależnie od tego, czy poniósł szkodę i czy pracodawca zawinił. Po marcowej obniżce stóp, utrzymanej przez RPP także we wrześniu, stopa referencyjna NBP wynosi 3,75%, więc odsetki ustawowe za opóźnienie to 9,25% w skali roku (TVN24 Biznes, wrzesień 2026).

Przy zaległości 6000 zł i 20 dniach opóźnienia odsetki wynoszą około 30 zł. Kwota jest niewielka, ale pracownik może jej dochodzić przed sądem pracy, a przy roszczeniach do 50 000 zł nie płaci opłaty sądowej, a PIP ujmuje każdą taką zwłokę w protokole.

Drugim, znacznie poważniejszym skutkiem jest możliwość rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy na podstawie art. 55 § 1¹ KP. Sąd Najwyższy wielokrotnie uznawał, że uporczywe albo znaczące opóźnienia w wypłacie są ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków wobec pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a przy umowie na czas określony za okres nie dłuższy niż okres wypowiedzenia.

Jak termin wypłaty wpływa na rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym?

Dzień wypłaty decyduje o tym, w którym miesiącu wynagrodzenie jest przychodem pracownika. Zgodnie z art. 11 ustawy o PIT przychodem są pieniądze otrzymane lub postawione do dyspozycji, dlatego pensja za wrzesień wypłacona 10 października jest przychodem październikowym. Zaliczkę na podatek płatnik przekazuje do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej pobrania, czyli w tym przykładzie do 20 listopada.

Podobnie jest ze składkami. Pensja za wrzesień wypłacona w październiku trafia do deklaracji ZUS DRA za październik, którą spółki z osobowością prawną rozliczają do 15. dnia następnego miesiąca, a pozostali płatnicy do 20. dnia, zgodnie z informacją ZUS o terminach rozliczeń. Terminy te dotyczą przelewu do ZUS, a nie samej wypłaty dla pracownika.

Zmiana terminu wypłaty z bieżącego miesiąca na następny ma więc skutki podatkowe: w roku zmiany pracownik może mieć w PIT-11 tylko jedenaście pensji. Przed taką decyzją warto uprzedzić zespół i sprawdzić, jak zmiana wpłynie na progi podatkowe oraz na limit ulgi dla młodych. Relację kwoty brutto do netto opisuje nasz tekst Wynagrodzenie brutto i netto.

Jak zmienić termin wypłaty wynagrodzenia w firmie?

Termin wypłaty wynika z regulaminu pracy, a jego zmiana wymaga zmiany regulaminu w trybie art. 104² KP, czyli uzgodnienia z zakładową organizacją związkową albo ustalenia samodzielnie, gdy związku nie ma. Zmieniony regulamin wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości pracowników. U pracodawców zatrudniających mniej niż 50 osób, którzy nie mają regulaminu, termin wypłaty podaje się w informacji o warunkach zatrudnienia i jego zmianę trzeba przekazać pracownikom w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej w dniu, w którym zaczyna obowiązywać.

Czy zmiana terminu może nastąpić bez wypowiedzenia zmieniającego? Orzecznictwo przyjmuje, że termin wypłaty nie jest warunkiem umowy o pracę, chyba że strony wpisały go do samej umowy. Jeśli został tam zapisany, zmiana wymaga porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego wobec każdego pracownika z osobna.

Podsumowanie

Przepisy o terminie wypłaty wynagrodzenia są proste, ale nie zostawiają marginesu: pensja musi trafić na konto w stałym, zapisanym z góry dniu, najpóźniej dziesiątego dnia następnego miesiąca, a jeśli ten dzień jest wolny od pracy, dzień wcześniej. Pracownikowi odchodzącemu z firmy bezpieczniej jest wypłacić wynagrodzenie w ostatnim dniu zatrudnienia, a ekwiwalent urlopowy od 27 stycznia 2026 r. rozlicza się według nowych reguł art. 171 § 4 i 5 KP.

Po lipcowej reformie PIP spóźniona wypłata kosztuje wyraźnie więcej niż jeszcze pół roku temu, a do grzywny dochodzą odsetki i ryzyko rozwiązania umowy przez pracownika z winy pracodawcy. Sprawdź zapis o terminie wypłaty w regulaminie pracy, przygotuj kalendarz wypłat na 2027 r. z uwzględnieniem sobót i świąt oraz wysyłaj przelewy tak, aby środki docierały do pracowników przed upływem terminu, a nie w dniu jego upływu.