Umowa na zastępstwo 2026 — zasady, wypowiedzenie, ciąża i koniec umowy

Umowa na zastępstwo to umowa o pracę na czas określony, którą pracodawca zawiera po to, by ktoś wykonywał obowiązki pracownika nieobecnego z usprawiedliwionej przyczyny, na przykład z powodu długiego zwolnienia lekarskiego, urlopu macierzyńskiego albo wychowawczego. Od zwykłej umowy terminowej różni się w trzech miejscach, które mają realne znaczenie dla kadr: nie wlicza się do limitu 33 miesięcy i trzech umów, kończy się wraz z powrotem osoby zastępowanej i nie przedłuża się do dnia porodu, gdy zastępczyni zajdzie w ciążę. Wszystkie pozostałe zasady, w tym okresy wypowiedzenia i obowiązek podania jego przyczyny, są takie same jak przy każdej innej umowie na czas określony, co wynika z Kodeksu pracy (ISAP, tekst jednolity).

Najważniejsze w skrócie:

• Umowę na zastępstwo można zawrzeć wyłącznie na czas usprawiedliwionej nieobecności konkretnego pracownika, a cel umowy trzeba wpisać do jej treści (art. 25¹ § 4 pkt 1 i art. 29 § 1¹ k.p.).
• Umowa nie wlicza się do limitu 33 miesięcy i trzech umów na czas określony, więc z tą samą osobą można ją zawierać wielokrotnie, dopóki istnieje rzeczywista potrzeba zastępstwa.
• Okres wypowiedzenia zależy od stażu u pracodawcy: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące, a od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi podać jego przyczynę.
• Umowa na zastępstwo nie przedłuża się do dnia porodu (art. 177 § 3¹ k.p.), ale w czasie ciąży pracodawca nie może jej wypowiedzieć.
• Wraz z powrotem zastępowanego umowa rozwiązuje się z upływem czasu, na który ją zawarto, bez wypowiedzenia i bez uzasadnienia.

Czym jest umowa na zastępstwo i kiedy pracodawca po nią sięga?

Według raportu ZUS „Absencja chorobowa w 2025 roku” lekarze wystawili w 2025 r. 27,5 mln zaświadczeń lekarskich na łącznie 290,5 mln dni nieobecności, a przeciętne zwolnienie trwało 11 dni. Większość takich przerw firma pokrywa wewnętrznie, rozdzielając zadania w zespole, ale przy wielomiesięcznych nieobecnościach takie rozwiązanie szybko przestaje działać i wtedy pojawia się potrzeba zatrudnienia kogoś z zewnątrz.

Kodeks pracy nie zna osobnego typu „umowy na zastępstwo”. Formalnie jest to umowa na czas określony z art. 25 § 1 k.p., zawarta w celu wskazanym w art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p., czyli „w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy”. Ten cel decyduje o wszystkich szczególnych zasadach, dlatego prawo.pl opisuje ją jako szczególny rodzaj umowy terminowej, a nie odrębną kategorię zatrudnienia.

Ogólne zasady zawierania umów terminowych omawiamy w artykule umowa na okres próbny i na czas określony. Tutaj skupiamy się na tym, czym zastępstwo różni się od standardowej umowy terminowej.

Jakie nieobecności uzasadniają zawarcie umowy na zastępstwo?

Najdłuższe nieobecności, które w praktyce kończą się zatrudnieniem zastępcy, wynikają z uprawnień rodzicielskich: sam urlop wychowawczy może trwać do 36 miesięcy zgodnie z art. 186 § 1 Kodeksu pracy. Przepis mówi ogólnie o „usprawiedliwionej nieobecności”, więc katalog przyczyn jest otwarty. Liczy się to, że zastępowany pozostaje w stosunku pracy i ma wrócić na swoje stanowisko.

Szczegóły dotyczące urlopów rodzicielskich i ich długości opisujemy w tekście o urlopie macierzyńskim w 2026 r.. Przy planowaniu zastępstwa warto sprawdzić, czy pracownica złożyła już wniosek o urlop rodzicielski w pełnym wymiarze, bo od tego zależy, jak długo potrwa zastępstwo.

Kiedy umowy na zastępstwo zawrzeć nie można?

W wyroku z 17 maja 2016 r. (II PK 99/15, Sąd Najwyższy) SN uznał, że umowy na zastępstwo nie można zawrzeć za pracownika, którego pracodawca czasowo przesunął na inne stanowisko. Taki pracownik nie jest nieobecny w pracy, więc brak przesłanki z art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p. Jak wskazuje komentarz w czasopiśmie Lege Artis, sama nazwa „zastępstwo” w umowie niczego nie przesądza, bo sąd patrzy na rzeczywisty cel zatrudnienia.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitu 33 miesięcy?

Nie. Zgodnie z art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p., wprowadzonym nowelizacją z 25 czerwca 2015 r. (Dz.U. 2015 poz. 1220), która weszła w życie 22 lutego 2016 r., limit 33 miesięcy i trzech umów na czas określony nie obejmuje umów zawartych w celu zastępstwa. Zielona Linia (gov.pl) potwierdza, że wyłączenie działa tylko wtedy, gdy cel zastępstwa jest rzeczywisty i wynika z treści umowy.

W praktyce oznacza to, że ta sama osoba może zastępować kolejne pracownice przebywające na urlopach rodzicielskich i nie nabywa przez to prawa do umowy na czas nieokreślony. Inaczej niż przy umowach zawieranych z obiektywnych przyczyn (art. 25¹ § 4 pkt 4 k.p.), pracodawca nie musi też zawiadamiać okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy na zastępstwo. Czy jednak wolno w ten sposób zatrudniać kogoś latami? Formalnie tak, pod warunkiem że za każdą umową stoi realna nieobecność konkretnej osoby, a nie stały brak etatu.

Co musi zawierać umowa na zastępstwo?

Art. 29 § 1¹ k.p. wymaga, by w umowie na czas określony zawartej w celu zastępstwa uwzględnić jej cel lub okoliczności, czyli wskazać, że chodzi o zastępstwo nieobecnego pracownika. Według Poradnika Przedsiębiorcy (2025), jeśli w umowie brakuje danych zastępowanego i innych informacji wskazujących na zastępstwo, umowa jest traktowana jak zwykła umowa na czas określony i wlicza się do limitu.

Zakres obowiązków nie musi pokrywać się z tym, co robił zastępowany. Strony mogą go zawęzić albo rozszerzyć, ale powinien zostać opisany w umowie, bo od niego zależy ocena, czy zastępca rzeczywiście zastępuje konkretną osobę. Na ten wymóg zwraca uwagę również Rzeczpospolita, opisując znaczenie wskazania nazwiska osoby nieobecnej. W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy pracodawca przekazuje też zastępcy informację o warunkach zatrudnienia, tak jak każdemu nowemu pracownikowi (szerzej w tekście o informacji o warunkach zatrudnienia).

Czy przed umową na zastępstwo można zawrzeć umowę na okres próbny?

Tak, okres próbny może poprzedzać każdą umowę o pracę, a od 26 kwietnia 2023 r., na mocy ustawy z 9 marca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 641), jego długość przy umowach terminowych zależy od planowanego czasu zatrudnienia. Art. 25 § 2¹ k.p. ogranicza okres próbny do 1 miesiąca przy umowie krótszej niż 6 miesięcy i do 2 miesięcy przy umowie trwającej od 6 do 12 miesięcy. Przy dłuższym zatrudnieniu obowiązuje ogólny limit 3 miesięcy.

Przy zastępstwie dokładnej długości umowy nie znamy z góry, dlatego bezpieczniej jest odnieść okres próbny do przewidywanej nieobecności. Jeśli pracownica idzie na urlop macierzyński i zapowiada pełny urlop rodzicielski, nieobecność potrwa ponad rok, ale przy zwolnieniu lekarskim na kilka tygodni pełny trzymiesięczny okres próbny byłby trudny do obrony.

Kiedy umowa na zastępstwo się kończy?

Umowa na zastępstwo rozwiązuje się z upływem czasu, na który ją zawarto (art. 30 § 1 pkt 4 k.p.), a tym czasem jest nieobecność zastępowanego. Jak wskazuje Poradnik Przedsiębiorcy, umowa wygasa z dniem powrotu osoby nieobecnej, dlatego najbezpieczniej jest wpisać, że trwa „do dnia poprzedzającego powrót do pracy pracownika X”. Pracodawca nie składa wtedy wypowiedzenia, nie podaje przyczyny i nie konsultuje decyzji ze związkiem zawodowym.

Zastępowany wraca wcześniej niż planowano

Wcześniejszy powrót, na przykład po skróceniu urlopu wychowawczego albo po zakończeniu zwolnienia lekarskiego przed terminem, kończy umowę zastępcy w tym samym trybie. Dlatego umowa nie powinna zawierać sztywnej daty, która nie jest powiązana z nieobecnością, bo wtedy zastępca mógłby pracować dalej obok osoby, która wróciła.

Zastępowany w ogóle nie wraca

Sytuacja komplikuje się, gdy zastępowany rozwiązuje umowę albo umiera w trakcie nieobecności. Infor.pl i Rzeczpospolita wskazują, że wraz z ustaniem stosunku pracy zastępowanego odpada cel zastępstwa, a umowa zastępcy kończy się w tym samym momencie. Żeby uniknąć sporu, warto wpisać do umowy podwójny termin: „do dnia poprzedzającego powrót pracownika X, nie dłużej niż do dnia rozwiązania jego stosunku pracy”. Jeśli pracodawca chce zatrzymać zastępcę na zwolnionym stanowisku, powinien zawrzeć z nim nową umowę.

Jak wypowiedzieć umowę na zastępstwo?

Do 21 lutego 2016 r. umowę na zastępstwo można było wypowiedzieć za trzydniowym okresem wypowiedzenia (dawny art. 33¹ k.p.). Po nowelizacji, jak przypomina Zielona Linia, obowiązują te same okresy co przy pozostałych umowach o pracę, liczone według stażu u danego pracodawcy (art. 36 § 1 k.p.).

Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia również przy umowie na czas określony (art. 30 § 4 k.p.), a przy pracowniku reprezentowanym przez związek zawodowy musi go wcześniej zawiadomić (art. 38 k.p.). Na zmianę zwracała uwagę Gazeta Prawna. Ponieważ umowa na zastępstwo jest umową na czas określony, te wymogi obejmują także ją. Przyczyną nie może być jednak sam powrót zastępowanego, bo ten kończy umowę z mocy prawa i wypowiedzenia nie wymaga.

Przy wypowiedzeniu obowiązują też ogólne okresy ochronne: urlop, usprawiedliwiona nieobecność zastępcy i ochrona przedemerytalna (opisujemy ją w tekście o ochronie z art. 39 k.p.). Chronią one jednak tylko przed wypowiedzeniem, a nie przed wygaśnięciem umowy z powodu powrotu zastępowanego. Ogólne zasady składania wypowiedzeń omawiamy w artykule wypowiedzenie umowy o pracę.

Co się dzieje, gdy pracownica zatrudniona na zastępstwo zajdzie w ciążę?

Art. 177 § 3 k.p. przedłuża do dnia porodu umowy terminowe, które rozwiązałyby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ale § 3¹ tego samego przepisu wyłącza tę regułę dla umowy zawartej w celu zastępstwa. Jak wyjaśnia Kadry Infor, umowa zastępczyni w ciąży wygasa więc normalnie z dniem powrotu osoby zastępowanej, niezależnie od tego, w którym miesiącu ciąży jest pracownica.

Ochrona przed wypowiedzeniem z art. 177 § 1 k.p. obowiązuje natomiast w pełnym zakresie. W okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego pracodawca nie może wypowiedzieć umowy na zastępstwo ani rozwiązać jej bez wypowiedzenia, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające zwolnienie dyscyplinarne, a reprezentująca pracownicę organizacja związkowa wyraziła zgodę. Szerzej o uprawnieniach ciężarnych pracownic piszemy w artykule pracownica w ciąży — prawa i obowiązki pracodawcy.

Jakie prawa ma pracownik zatrudniony na zastępstwo?

Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wynosi 4806 zł brutto przy pełnym etacie i obowiązuje także zastępcę (więcej w tekście o minimalnym wynagrodzeniu 2026). Kodeks nie wymaga, by zastępca zarabiał tyle samo co osoba zastępowana, ale zasada równego wynagradzania za jednakową pracę (art. 18³c k.p.) sprawia, że różnica musi mieć obiektywne uzasadnienie, na przykład w doświadczeniu albo w węższym zakresie obowiązków.

Zastępca ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia (art. 155¹ k.p.), a urlop niewykorzystany do końca umowy nie przepada, tylko zamienia się w ekwiwalent pieniężny (art. 171 k.p.). Jak to policzyć, pokazujemy w artykule o urlopie proporcjonalnym. Okres pracy na zastępstwo wlicza się do stażu pracy na takich samych zasadach jak każde inne zatrudnienie, a po zakończeniu umowy pracodawca wydaje świadectwo pracy, w którym jako tryb ustania stosunku pracy wskazuje rozwiązanie z upływem czasu, na który umowa była zawarta.

Czy jednego pracownika może zastępować kilka osób?

Tak. Według Poradnika Przedsiębiorcy przepisy nie zabraniają zatrudnienia dwóch osób, na przykład na pół etatu każda, w miejsce jednego nieobecnego pracownika. W obu umowach trzeba wtedy wskazać tę samą osobę zastępowaną i opisać, za którą część obowiązków odpowiada każdy z zastępców.

Jakie błędy pracodawcy popełniają najczęściej?

Większość sporów wokół zastępstw wynika z tego, że umowa formalnie mówi o zastępstwie, a w praktyce służy obsadzeniu stałego etatu, co w sprawie II PK 99/15 doprowadziło do uznania umowy za zwykłą umowę terminową. Poniżej zestawienie problemów, które wracają w orzecznictwie i poradnikach kadrowych.

Podsumowanie

Umowa na zastępstwo jest wygodnym narzędziem dla pracodawcy, który musi na kilka miesięcy albo kilka lat obsadzić stanowisko nieobecnego pracownika, bo pozwala uniknąć limitu umów terminowych i kończy się sama, gdy zastępowany wraca. Te korzyści działają jednak tylko wtedy, gdy umowa rzeczywiście służy zastępstwu: cel i nazwisko osoby nieobecnej muszą być wpisane do jej treści, a termin końcowy powinien zostać powiązany z powrotem albo z ustaniem zatrudnienia zastępowanego.

Pod pozostałymi względami zastępca jest zwykłym pracownikiem na czas określony. Ma prawo do wynagrodzenia co najmniej minimalnego, do urlopu albo ekwiwalentu i do świadectwa pracy, a jeśli pracodawca chce zakończyć współpracę przed powrotem zastępowanego, musi zachować okres wypowiedzenia, podać jego przyczynę i uwzględnić ochronę, w tym ochronę pracownicy w ciąży. Jedyną istotną różnicą na niekorzyść zastępczyni jest brak przedłużenia umowy do dnia porodu, o czym warto rzetelnie poinformować ją już przy podpisaniu umowy.